8 Lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không thể bỏ qua

Viết email tiếng Anh là kỹ năng quan trọng trong môi trường học tập và làm việc chuyên nghiệp. Chỉ cần sai một lời chào, viết nhầm một từ hay dùng sai ngữ pháp, bạn có thể khiến người nhận hiểu sai ý hoặc đánh giá không tốt về tác phong làm việc. Đó là lý do vì sao người đi làm cần nắm rõ những nguyên tắc quan trọng khi viết email bằng tiếng Anh. Bài viết này sẽ giúp bạn tránh những lỗi phổ biến và áp dụng ngay 8 lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, hiệu quả và chính xác.

1. Những lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh

Những sai sót trong khi viết email bằng tiếng Anh tưởng chừng nhỏ nhưng lại phản ánh được mức độ chuyên nghiệp trong công việc của bạn. Việc nhận diện và điều chỉnh kịp thời những lỗi sai sẽ giúp bạn cải thiện rõ rệt cách viết email và tránh những hiểu lầm không đáng có.

Thứ nhất, sử dụng ngôn từ không phù hợp với ngữ cảnh và người nhận. Viết email cho cấp trên, đối tác hay khách hàng quốc tế cần có sự trang trọng nhất định. Tuy nhiên, nhiều người lại dùng những từ ngữ quá thân mật hoặc diễn đạt theo cảm tính, khiến email trở nên thiếu nghiêm túc, khiến người nhận cảm thấy thiếu tôn trọng.

Thứ hai, bỏ qua lời chào đầu và kết thúc thư. Dù nội dung email có đầy đủ và rõ ràng đến đâu, nếu thiếu lời chào hoặc câu kết, người nhận vẫn có thể cảm thấy email đó thiếu thiện chí. Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, lời chào hỏi và cảm ơn không chỉ là phép lịch sự mà còn thể hiện thái độ nghiêm túc và chuyên nghiệp của người gửi.

Thứ ba, gửi email mà không kiểm tra lại nội dung. Đây là lỗi thường thấy khi người viết quá vội vàng, chưa có thói quen rà soát nội dung trước khi gửi. Email nếu có lỗi chính tả, sai ngữ pháp hay trình bày lộn xộn sẽ gây khó chịu cho người đọc, thậm chí làm sai lệch thông tin quan trọng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng đến uy tín cá nhân.

Viết email là kỹ năng quan trọng trong môi trường công sở hiện đại. Việc tránh được những lỗi cơ bản này chính là nền tảng để bạn nâng cao kỹ năng viết và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và đối tác.

>> Xem thêm:

2. 8 lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

2.1. Xác định mục tiêu và đối tượng người nhận

Trước khi bắt đầu viết, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ ràng mục đích của email. Bạn viết email này để làm gì? Yêu cầu hỗ trợ? Gửi báo cáo? Hẹn lịch họp? Phản hồi thông tin? Việc xác định mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn triển khai nội dung mạch lạc, không lan man và đi đúng trọng tâm.

Ngoài ra, bạn cần nắm rõ đối tượng nhận email là ai. Gửi cho sếp sẽ khác với gửi cho đồng nghiệp và chắc chắn sẽ khác khi bạn viết cho khách hàng quốc tế. Mỗi đối tượng có một mức độ trang trọng, cách xưng hô và sử dụng từ ngữ riêng biệt. Việc dùng sai tông giọng hoặc cách thể hiện có thể khiến email trở nên thiếu chuyên nghiệp hoặc gây hiểu lầm không đáng có.

Ví dụ:

Mục tiêu: Đề xuất lịch họp cho tuần tới
→ Subject: Meeting proposal for project Alpha – Week of May 20
→ Người nhận: Trưởng phòng Marketing
→ Giọng văn: Trang trọng, lịch sự
Mục tiêu: Nhờ đồng nghiệp hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu
→ Subject: Quick help with the sales deck?
→ Người nhận: Đồng nghiệp cùng bộ phận
→ Giọng văn: Thân thiện, ngắn gọn

>> Xem thêm: Cách viết mở đầu email tiếng Anh chuyên nghiệp trong mọi tình huống

2.2. Sử dụng lời chào phù hợp với ngữ cảnh

Lời chào là ấn tượng đầu tiên trong một email, thể hiện sự tôn trọng và mức độ chuyên nghiệp của bạn. Việc lựa chọn lời chào nên dựa trên mức độ quen biết, mối quan hệ công việc và tính chất trang trọng của nội dung. Lưu ý, tránh sử dụng những từ chào quá thân mật như “Hey” hoặc viết thiếu tên người nhận, vì điều này có thể làm giảm tính chuyên nghiệp.

Ví dụ:

Viết cho khách hàng:
Dear Ms. Hannah,
I’m writing to follow up on the proposal we discussed last Friday.
Viết cho đồng nghiệp:
Hi Linh,
Could you help me review the presentation before tomorrow’s meeting?

2.3. Viết tiêu đề email ngắn gọn và rõ ràng

Tiêu đề là phần đầu tiên người nhận nhìn thấy và cũng là yếu tố quyết định liệu email của bạn có được mở ra hay không. Một tiêu đề được viết đúng cách không chỉ giúp người đọc nắm bắt nhanh nội dung chính, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, rõ ràng trong tư duy và thái độ làm việc của người gửi.

Khi đặt tiêu đề, bạn nên đảm bảo ba yếu tố: ngắn gọn – cụ thể – đi thẳng vào vấn đề. Tránh viết tiêu đề quá chung chung, quá dài dòng hoặc sử dụng ngôn từ thiếu nghiêm túc. Bên cạnh đó, không nên viết hoa toàn bộ tiêu đề, vì điều này dễ tạo cảm giác gấp gáp hoặc thiếu kiểm soát cảm xúc.

Một tiêu đề hiệu quả thường bao gồm nội dung chính, thời gian hoặc mục đích cụ thể. Điều này giúp người nhận dễ dàng sắp xếp mức độ ưu tiên khi xử lý email, đồng thời thuận tiện trong việc tìm lại thông tin khi cần thiết.

Ví dụ tiêu đề hiệu quả:

Meeting Request – May 20 at 10 AM
Leave Request – May 22 to May 24
Feedback on Marketing Proposal – Version 2
Budget Update – Q2/2025

Ví dụ tiêu đề chưa phù hợp:

“Important!!!”
“Please read this”
“Help me, please”
“Hi there”
“Some questions for you”

Những tiêu đề trên đều mơ hồ, thiếu thông tin hoặc mang tính cá nhân quá cao – điều không phù hợp trong bối cảnh giao tiếp công việc bằng tiếng Anh. Hãy nhớ rằng, một tiêu đề rõ ràng, đúng trọng tâm không chỉ giúp email của bạn được ưu tiên đọc mà còn tạo ấn tượng tốt với người nhận ngay từ đầu.

>> Xem thêm:

2.4. Mở đầu email một cách lịch sự và chuyên nghiệp

Sau phần lời chào, bạn nên viết một đoạn ngắn mở đầu nhằm giới thiệu lý do gửi email. Phần này đóng vai trò dẫn dắt, giúp người nhận hiểu ngay mục đích email là gì, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối phương.

Một số mẫu mở đầu thường dùng:

I hope this email finds you well.
I’m writing to follow up on our recent discussion regarding…
I would like to inquire about…
I’d like to share an update on…

Ví dụ:

Dear Mr. Adam,
I hope you're doing well. I'm writing to confirm our meeting scheduled for May 20 at 10 AM.
Hi Trang,
Just following up on the file you sent last week. I have a few suggestions for improvement.

Tránh bắt đầu email bằng cách đi thẳng vào vấn đề mà không có lời dẫn nhập – điều này có thể khiến email trở nên thiếu thiện chí hoặc vội vàng.

2.5. Trình bày nội dung chính một cách mạch lạc

Nội dung là phần cốt lõi của email và cần được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc, có tổ chức, cần đi thẳng vào vấn đề, tránh vòng vo. Mỗi đoạn văn nên thể hiện một ý chính, có mở đầu – diễn giải – kết luận ngắn gọn. Nếu có nhiều nội dung cần truyền đạt, hãy chia nhỏ thành các đoạn hoặc sử dụng bullet points để tăng tính trực quan.

Một số từ nối như Firstly, In addition, On the other hand, Finally giúp kết nối các ý mạch lạc hơn mà vẫn giữ được độ trang trọng.

Ví dụ:

“Dear Mr. Lee,
I’m writing to update you on the status of the Q2 marketing campaign.

The design phase has been completed ahead of schedule.

We’re currently reviewing performance metrics from the pilot launch.
A final report will be ready by next Monday.

Please let me know if you’d like to schedule a call to review the details.”

Nội dung như trên vừa rõ ràng, dễ theo dõi, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho người nhận.

>> Xem thêm:

2.6. Kết thúc email với lời cảm ơn và lời chào phù hợp

Kết thúc email một cách chỉn chu là yếu tố quan trọng giúp củng cố thông điệp bạn muốn truyền tải, đồng thời thể hiện thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người nhận. Dù email ngắn hay dài, bạn nên dành một câu để cảm ơn, thể hiện thiện chí hợp tác hoặc đề xuất bước tiếp theo nếu cần phản hồi.

Tuỳ vào ngữ cảnh, bạn có thể sử dụng các mẫu câu lịch sự như:

Thank you for your support throughout the process.
I appreciate your time and look forward to your feedback.
Please let me know if you need any additional information.
Looking forward to your response.

Sau phần cảm ơn hoặc đề nghị hành động, hãy kết thúc bằng một lời chào phù hợp với mức độ trang trọng của email. Một số mẫu lời chào kết thường dùng để kết thúc email chuyên nghiệp:

Best regards,
Sincerely,
Kind regards,

Cuối cùng, đừng quên ký tên đầy đủ và kèm theo chức danh hoặc thông tin liên hệ nếu cần.

Ví dụ:

“I appreciate your time and support. Please feel free to reach out if you have any questions.

Kind regards,

Minh Tran
Sales Executive – ABC Company
minh.tran@abc.com | +84 987 654 321”

Cách kết thúc rõ ràng, lịch sự và đúng chuẩn sẽ giúp email của bạn được đánh giá cao cả về nội dung lẫn thái độ làm việc. Đây là bước quan trọng để xây dựng uy tín cá nhân trong môi trường giao tiếp chuyên nghiệp.

>> Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

2.7. Kiểm tra ngữ pháp và chính tả trước khi gửi

Dù bạn viết nội dung tốt đến đâu, một vài lỗi chính tả hay ngữ pháp nhỏ cũng có thể làm giảm đáng kể sự chuyên nghiệp của email. Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, những lỗi này dễ bị xem là thiếu cẩn thận hoặc không đầu tư nghiêm túc cho nội dung mình muốn truyền tải.

Vì vậy, hãy dành thời gian đọc lại toàn bộ email trước khi gửi. Bạn có thể đọc to để kiểm tra sự mạch lạc hoặc nhờ đồng nghiệp kiểm tra chéo nếu nội dung quan trọng. Ngoài ra, bạn nên sử dụng các công cụ hỗ trợ như:

Grammarly – phát hiện lỗi ngữ pháp, chính tả, gợi ý cách viết tự nhiên hơn
LanguageTool – hỗ trợ kiểm tra nhiều ngôn ngữ, giao diện đơn giản
Microsoft Editor – tích hợp sẵn trong Outlook hoặc Word, kiểm tra trực tiếp khi soạn thảo

Việc rà soát kỹ trước khi gửi không chỉ giúp bạn tránh lỗi mà còn thể hiện sự tôn trọng với người nhận và nội dung công việc.

>> Xem thêm: 15 trang web tự động kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả tiếng Anh

2.8. Định dạng email rõ ràng và chuyên nghiệp

Hình thức email là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người đọc. Một email được trình bày gọn gàng, dễ đọc sẽ giúp người nhận tiếp nhận thông tin nhanh hơn và đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn.

Một số nguyên tắc định dạng cần lưu ý:

Sử dụng font chữ tiêu chuẩn: Arial, Calibri, Times New Roman
Cỡ chữ dễ đọc: 11–12 pt
Khoảng cách hợp lý: Giữa các đoạn văn nên có dòng trắng
Căn trái toàn bộ nội dung: Tránh căn giữa hoặc căn đều
Tránh dùng màu sắc rối mắt hoặc quá nhiều kiểu chữ (in nghiêng, in đậm, gạch chân)

Ngoài ra, không nên viết hoa toàn bộ nội dung, vì điều này có thể bị hiểu là bạn đang thể hiện cảm xúc tiêu cực. Hãy sử dụng in đậm một cách tiết chế, chỉ để làm nổi bật các thông tin quan trọng như ngày giờ họp, deadline hoặc đầu việc chính.

Không nên:

“PLEASE READ THIS URGENT MESSAGE!!!
hello sir i want to talk about the report.”

Thay vào đó, bạn nê:

“Dear Mr. Smith,
I’d like to discuss the updated figures in the Q2 sales report. Please see the attached file for your review.

Best regards,
Thomas Le”

>> Xem thêm: Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chân thành nhất

3. Công cụ hỗ trợ viết email tiếng Anh hiệu quả

Việc viết email tiếng Anh chuẩn xác và chuyên nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt với những người mới bắt đầu hoặc còn hạn chế về ngôn ngữ. May mắn thay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ hiện đại giúp bạn cải thiện kỹ năng viết, kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, và thậm chí nâng cao cách diễn đạt sao cho tự nhiên, mượt mà hơn. Việc sử dụng những công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng sự tự tin và nâng cao chất lượng email gửi đi.

3.1. Grammarly

Grammarly là một trong những công cụ phổ biến nhất hiện nay dành cho người viết tiếng Anh. Nó không chỉ phát hiện và sửa lỗi chính tả, ngữ pháp mà còn gợi ý cách dùng từ, cấu trúc câu tiếng Anh sao cho tự nhiên và phù hợp với từng ngữ cảnh. Bạn có thể cài đặt Grammarly dưới dạng tiện ích trên trình duyệt hoặc sử dụng bản ứng dụng riêng biệt.

Điểm mạnh của Grammarly là giao diện thân thiện, phân tích chi tiết lỗi, đồng thời cung cấp giải thích dễ hiểu giúp người dùng học hỏi và nâng cao trình độ từng ngày. Với Grammarly, bạn có thể kiểm tra email ngay khi soạn thảo trên Gmail, Outlook hoặc các nền tảng viết văn bản khác.

3.2. LanguageTool

LanguageTool là một công cụ kiểm tra ngữ pháp đa ngôn ngữ, hỗ trợ rất tốt cho người học tiếng Anh với giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Ngoài việc phát hiện lỗi ngữ pháp và chính tả, LanguageTool còn giúp bạn điều chỉnh câu văn cho chuẩn mực hơn về mặt ngữ pháp và phong cách.

Điểm đặc biệt của LanguageTool là khả năng phát hiện các lỗi thường gặp mà nhiều công cụ khác bỏ sót, đồng thời có thể dùng trực tiếp trên website hoặc tích hợp vào các trình soạn thảo phổ biến như Microsoft Word, Google Docs.

>> Xem thêm: Các cách ứng dụng công nghệ hiệu quả trong việc học tiếng Anh

3.3. Hemingway Editor

Hemingway Editor là công cụ lý tưởng để giúp bạn viết email với câu văn ngắn gọn, dễ hiểu và tránh sử dụng cấu trúc phức tạp, dài dòng. Công cụ này phân tích mức độ dễ đọc của văn bản, chỉ ra những câu dài, sử dụng thụ động hoặc từ ngữ khó hiểu.

Bằng cách sử dụng Hemingway Editor, bạn sẽ học cách viết câu văn trực tiếp, rõ ràng – điều vô cùng quan trọng khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp. Đây là công cụ hỗ trợ rất tốt cho những người mới học tiếng Anh hoặc đang muốn cải thiện khả năng giao tiếp trong công việc.

Công cụ hỗ trợ viết email tiếng Anh hiệu quả

3.4. Microsoft Editor

Microsoft Editor là công cụ kiểm tra ngữ pháp và chính tả tích hợp sẵn trong bộ Microsoft Office, rất tiện lợi nếu bạn thường soạn email hoặc văn bản trên Outlook hoặc Word. Nó giúp phát hiện và sửa các lỗi nhỏ ngay trong quá trình viết, đồng thời gợi ý cải thiện cấu trúc câu và cách dùng từ.

Với Microsoft Editor, bạn có thể làm việc offline hoặc online, rất phù hợp cho môi trường doanh nghiệp và người đi làm sử dụng nhiều công cụ Microsoft.

>> Xem thêm:

3.5. QuillBot

QuillBot là một công cụ hữu ích để giúp bạn viết lại câu hoặc đoạn văn sao cho tự nhiên và phong phú hơn mà vẫn giữ nguyên ý nghĩa gốc. Đây là lựa chọn phù hợp khi bạn cảm thấy câu văn mình viết còn cứng nhắc hoặc chưa phù hợp với chuẩn mực tiếng Anh giao tiếp. Ngoài ra, QuillBot còn hỗ trợ tạo bản tóm tắt nhanh, giúp bạn tổng hợp nội dung dài thành những đoạn văn ngắn gọn hơn – rất tiện lợi khi soạn email yêu cầu hoặc phản hồi.

Mặc dù các công cụ trên rất hiệu quả, bạn không nên hoàn toàn phụ thuộc vào chúng mà cần xem đây là trợ thủ đắc lực để học hỏi và cải thiện dần kỹ năng viết. Sau khi dùng công cụ, hãy tự đọc lại email, tự cảm nhận sự phù hợp về nội dung và phong cách, đồng thời không ngừng luyện tập để phát triển vốn tiếng Anh của bản thân.

Sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn nâng cao chất lượng email tiếng Anh, đồng thời tiết kiệm thời gian và giảm bớt áp lực trong giao tiếp công việc. Đây là bí quyết giúp người đi làm tự tin hơn và gây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và đối tác quốc tế!

Kết luận

Việc nắm vững những lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền đạt ý tưởng rõ ràng mà còn xây dựng hình ảnh nghiêm túc, đáng tin cậy trong môi trường công sở. Dù bạn mới bắt đầu hay đang cải thiện kỹ năng, áp dụng đúng cách viết email sẽ nâng cao hiệu quả giao tiếp và tạo lợi thế trong công việc. Hãy luyện tập thường xuyên để hoàn thiện kỹ năng viết email tiếng Anh mỗi ngày.

Bên cạnh đó, nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh công sở cũng như viết email công việc hiệu quả, khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster là lựa chọn tối ưu mà bạn nên tham khảo. Chương trình được thiết kế chuyên biệt, giúp người đi làm cải thiện khả năng sử dụng tiếng Anh trong các tình huống thực tế như thuyết trình, đàm phán và trao đổi email chuyên nghiệp.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHÓA HỌC TIẾNG ANH