EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

Email là phương tiện trao đổi thông tin quan trọng trong thương mại, đặc biệt là khi bạn làm việc cùng đối tác nước ngoài. Một email gửi đối tác chuyên nghiệp có thể khiến việc hợp tác của hai bên thuận lợi hơn. Trong bài viết này, tiếng Anh giao tiếp Langmaster sẽ hướng dẫn bạn cách viết kèm các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh hay nhất, giúp bạn dễ dàng ứng dụng khi làm việc.

1. Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác chuyên nghiệp

Bố cục email gửi đối tác bằng tiếng Anh

1.1. Tiêu đề ngắn gọn & thể hiện nội dung

Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của đối tác và thúc đẩy họ mở email của bạn. Do đó, hãy đảm bảo tiêu đề có đề cập đến nội dung của email, chẳng hạn:

Subject: Important Information Regarding [Sản phẩm/Dịch vụ] (Thông tin quan trọng về [Sản phẩm/Dịch vụ)
Subject: Thank you letter for X-year business partnership (Thư cảm ơn cho mối quan hệ hợp tác kinh doanh X năm)

1.2. Mở đầu (Chào hỏi và nêu ngắn gọn lý do viết email)

Thư gửi đối tác cũng là một loại thư tín kinh doanh. Hãy mở đầu thư bằng một lời chào hỏi trang trọng.

Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên người nhận],
Dear Sir/ Dear Madam,

Hoặc một cách thân mật, gần gũi hơn:

Hi/ Hello [Tên người nhận],

Trong phần này, bạn có thể giới thiệu ngắn gọn về bản thân, tên, vị trí công việc và công ty. Sau đó, nêu rõ mục đích email của bạn, bạn viết thư để cảm ơn, chia sẻ thông tin, đề xuất ý kiến hay mời hợp tác. Điều này giúp đối tác nắm được nội dung ngay lập tức.

Chào hỏi, hỏi thăm tình hình:

I hope this email finds you well. (Hy vọng bạn vẫn khỏe.)
Thank you for contacting [Tên công ty] Company. (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ___)

Giới thiệu bản thân (Bạn có thể bỏ phần này nếu 2 bên đã hiểu rõ về nhau):

I am [Tên của bạn] from [Bộ phận] of [Tên công ty] Company.

Mục tiêu của email:

I am writing to express my gratitude for our recent collaboration on the [Tên dự án] Project.
I am writing to share some exciting updates about our [Tên dự án] Project.

1.3. Nội dung chính

Trong phần nội dung chính của email gửi đối tác bằng tiếng Anh, hãy nêu rõ các vấn đề một cách chi tiết. Nếu bạn có nhiều điểm muốn đề cập, sắp xếp và phân bổ chúng theo từng đoạn văn với trình tự hợp lý.

Điều này không đồng nghĩa với viết càng dài càng tốt. Thư gửi đối tác chỉ nên đề cập đến những thông tin cần thiết, tuân thủ quy tắc ngắn gọn, súc tích, giữ được giọng văn trang trọng. Trong trường hợp bạn muốn trao đổi thông tin về một số điều khoản trong hợp đồng, hãy nêu rõ những điều khoản đó cũng như thời gian, địa điểm gặp mặt ở phần nội dung chính.

Nêu rõ vấn đề:

I would like us to discuss [Điều khoản] together. It would be great if we could meet at [Địa điểm], on [Thời gian]. (Tôi muốn chúng ta cùng thảo luận [Điều khoản]. Sẽ tốt nếu chúng ta có thể gặp tại [Địa điểm], vào lúc [Thời gian].)

Bố cục phần nội dung chính sẽ phụ thuộc vào mục đích viết thư của bạn. Chẳng hạn, trong phần nội dung của thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh sẽ có các phần:

Bày tỏ sự biết ơn: Your support have truly been invaluable, and I am grateful for the opportunity to work alongside you. (Sự hỗ trợ của bạn thực sự là vô giá và tôi rất biết ơn vì có cơ hội được làm việc cùng bạn.)
Thể hiện sự mong muốn hợp tác trong tương lai: I'm looking forward to continuing our partnership in the days ahead. (Tôi mong đợi tiếp tục sự hợp tác của chúng ta trong tương lai)
Gửi lời chúc: Wishing your company continued success and prosperity. (Chúc công ty bạn ngày càng thành công và thịnh vượng.)

Đừng quên gửi lời cảm ơn đối tác đã dành thời gian đọc thư của bạn.

1.4. Kết thư

Để thể hiện sự tôn trọng với đối tác, bạn có thể sử dụng các cách kết thư sau:

Sincerely, (Trân trọng,)
Best, (Trân trọng,)
Best Regards, (Trân trọng,)
Yours faithfully, (Trân trọng,)

Bạn nên thêm phần chữ ký phía sau để tăng tính chuyên nghiệp của bức thư.

Ví dụ:

Best regards,

Tên,

[Chức danh,

Công ty].

Đây là cách viết email cho đối tác bằng tiếng Anh thường gặp trong thư tín thương mại. Bạn có thể áp dụng cho cách viết thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh hoặc các thư tín khác trong kinh doanh.

Xem thêm:

=> CÁCH VIẾT THƯ MỜI HỢP TÁC TIẾNG ANH: DÀN Ý VÀ MẪU THAM KHẢO

=> GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

2. Mẫu câu hay dùng trong email gửi đối tác bằng tiếng Anh

2.1. Mẫu câu tiếng Anh đưa ra yêu cầu, hỏi thêm thông tin

I would like to request some information about [mô tả thông tin] by [thời gian]. (Tôi muốn yêu cầu vài thông tin về [mô tả thông tin] trước [ngày].)
I was pursuing [tên nhiệm vụ] and found that I would need [mô tả thông tin] to complete it. (Tôi đang theo đuổi [nhiệm vụ] và nhận thấy rằng mình cần [thông tin] để hoàn thành nó.]
I wanted to ask whether you could provide [mô tả thông tin và lý do]. (Tôi muốn hỏi liệu bạn có thể cung cấp [mô tả thông tin và lý do] không.)
I'm contacting you from [tên công ty] because I'm searching for some documents, including [nêu tên tài liệu]. (Tôi liên hệ với bạn từ [tên công ty] vì tôi đang tìm kiếm một số tài liệu bao gồm [tên tài liệu].)
I urgently need [tên tài liệu/thông tin] for [mục đích/dự án]. (Tôi rất cần [tên tài liệu/thông tin] cho [mục đích/dự án].)

Mẫu câu tiếng Anh đưa ra yêu cầu, hỏi thêm thông tin

2.2. Mẫu câu tiếng Anh bày tỏ sự phàn nàn

I am writing to complain about [sự việc]. (Tôi viết thư này để phàn nàn về [sự việc].)
I am writing to express my dissatisfaction with [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ]. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ].
I reached out to you because [việc bạn muốn phàn nàn]. (Tôi liên hệ với bạn vì [việc bạn muốn phàn nàn].)
I am sorry to say that I was extremely disappointed with [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ]. (Tôi rất tiếc phải nói rằng tôi vô cùng thất vọng với [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ].)
I have to say that I was not at all satisfied with [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ]. (Phải nói là tôi không hài lòng chút nào với [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ].)

Xem thêm:

=> CÁCH VIẾT THƯ PHÀN NÀN BẰNG TIẾNG ANH: DÀN Ý VÀ CÁC MẪU THƯ

=> CÁCH VIẾT THƯ XIN LỖI BẰNG TIẾNG ANH CỰC HIỆU QUẢ

2.3. Mẫu câu tiếng Anh thể hiện sự xin lỗi

I'm contacting you to apologize for [việc bạn muốn xin lỗi]. (Tôi liên hệ với bạn để xin lỗi về [Việc làm bạn muốn xin lỗi].)
I‘m sorry that [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ] didn‘t meet your expectations. (Rất tiếc vì [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ] không đáp ứng được mong đợi của bạn.)
I‘m so sorry that I couldn't attend our scheduled meeting on [ngày], at [giờ]. (Tôi rất tiếc vì tôi không thể tham dự cuộc họp đã lên lịch của chúng ta vào [ngày], vào [giờ].)
It is with great regret that I have to inform you that [dự án/lô hàng] will be delayed. (Tôi vô cùng tiếc nuối khi phải thông báo với các bạn rằng [dự án/lô hàng] sẽ bị hoãn.)
Once again, we are very sorry for any inconvenience caused. (Một lần nữa, chúng tôi rất xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra.)

2.4. Mẫu câu tiếng Anh đặt hàng/ hỏi hàng/ chào hàng

I am writing to inquire about [tên sản phẩm/ dịch vụ cụ thể]. (Tôi viết thư này để hỏi về [tên sản phẩm/ dịch vụ cụ thể].)
I would like to request a discount on [sản phẩm/ dịch vụ]. (Tôi muốn yêu cầu giảm giá cho [sản phẩm/dịch vụ].)
As per our discussion on [thời gian], I'm writing to order [mô tả đơn đặt hàng: tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng và đặc điểm]. (Theo thảo luận của chúng ta vào [Thời gian], tôi viết thư để đặt hàng [Mô tả đơn đặt hàng: tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng và đặc điểm].)
I am writing to confirm [tên công ty]’s order of [đơn hàng]. (Tôi viết thư này để xác nhận đơn hàng của [tên công ty] cho [đơn hàng].)
Thank you for your order of [mô tả đơn hàng], and for your [phương thức thanh toán] payment. (Cảm ơn bạn đã đặt hàng [mô tả đơn hàng] và thanh toán [phương thức thanh toán] của bạn.)

Mẫu câu tiếng Anh trong email đặt hàng/ hỏi hàng/ chào hàng

Xem thêm:

=> HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT NHẤT

=> MẪU THƯ ĐẶT HÀNG BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT VÀ MẪU CÂU CHI TIẾT NHẤT

=> VIẾT THƯ CHÀO HÀNG BẰNG TIẾNG ANH ĐẦY ĐỦ KÈM MẪU CHI TIẾT

2.5. Mẫu câu trong thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh

I am writing to express my sincere appreciation for [việc bạn muốn cảm ơn]. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự cảm kích chân thành của tôi đối với [việc bạn muốn cảm ơn])
I am grateful for all the advice/ guidance/ support you have given me along the way. (Tôi biết ơn tất cả những lời khuyên/ hướng dẫn/ hỗ trợ mà bạn đã dành cho tôi trong suốt chặng đường.)
Thank you for your [việc bạn muốn cảm ơn]. (Cảm ơn bạn đã [việc làm bạn muốn cảm ơn].)
We've completed our project, and thank you for making this collaboration a huge success. (Chúng ta đã hoàn thành dự án, cảm ơn bạn đã làm cho sự hợp tác này thành công rực rỡ.)
Thank you for attending our [tên sự kiện/ cuộc họp/ hội thảo] on [thời gian]. (Cảm ơn bạn đã tham dự [tên sự kiện/ Cuộc họp/ Hội thảo] của chúng tôi vào [thời gian].)
Your contribution to [dự án/nhiệm vụ] is invaluable. (Đóng góp của bạn cho [dự án/nhiệm vụ] là vô giá.)

2.6. Mẫu câu đính kèm tệp trong email gửi đối tác

Attached is [tên tài liệu]. It’s in a [định dạng tài liệu: PDF, Word, Excel] format. (Đính kèm là [tên tài liệu]. Nó ở định dạng ___.)
The enclosed [tài liệu] contains all the necessary information. ([Tài liệu] đính kèm chứa tất cả các thông tin cần thiết.)
Please find attached [tên tài liệu]. (Vui lòng tìm [tên tài liệu] đính kèm.)
You’ll find [tên tài liệu], attached in a [Định dạng tài liệu] format. (Bạn sẽ tìm thấy [tên tài liệu], được đính kèm ở định dạng ___.)
I’m sending over [tên tài liệu]. You’ll find it attached as a [định dạng tài liệu] format. (Tôi đang gửi qua [tài liệu tên]. Bạn sẽ thấy nó được đính kèm dưới dạng ___.)

3. Các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh hay nhất

Các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

3.1. Các mẫu thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh

Subject: Gratitude for Our Five-Year Partnership

Dear [Partner's Name],

I hope this email finds you in good health. I want to extend my heartfelt gratitude for our organization's past five years of collaboration.

Our partnership has been integral to our mutual success, and I am truly thankful for your dedication and support throughout our journey together. Your contributions and support have been invaluable, and I am excited about the possibilities that lie ahead as we continue to work together.

Thank you once again for your commitment and trust. Here's to many more years of fruitful collaboration and shared achievements.

Best Regards,

Selena Smith

Director of Business Development

3.2. Mẫu thư xác nhận cuộc họp với đối tác bằng tiếng Anh

Subject: Confirmation of Meeting with ABC Company on March, 30 2024

Dear [Partner's Name],

I hope this email finds you well. I am writing to confirm our upcoming meeting scheduled for March 30th, 2024 at 14p.m via Google Meet. The primary purpose of our meeting is to further discuss the terms outlined in the contract.

We intend to go deeper into the specifics of the contract agreements, assuring clarity and alignment on both sides. Your views and feedback will be essential to finalize the agreement.

Please find below the Google Meet link for our meeting:

[Google Meet Link]

Should you have any questions or require further information beforehand, please do not hesitate to reach out to me.

We are looking forward to our productive discussion and reaching a mutual understanding.

Yours sincerely,

Selena Smith

Director of Business Development

XYZ Company

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

Trên đây là hướng dẫn cách viết kèm mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp mà bạn có thể áp dụng. Kiểm tra kỹ email trước khi bấm nút gửi để tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra bạn nhé! Đừng quên tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp tại Langmaster để nâng trình nghe - nói, tự tin đàm phán cùng đối tác nước ngoài.