Khi đi làm, viết email xin nghỉ phép là kỹ năng cần thiết mà ai cũng nên biết. Sẽ có những trường hợp bất khả kháng bạn không thể có mặt tại nơi làm việc, lúc đó, email xin nghỉ phép sẽ như phương tiện xin nghỉ phép một cách chuyên nghiệp, vừa thể hiện sự tôn trọng với cấp trên, vừa không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Vậy cấu trúc của một đơn xin nghỉ phép tiếng Anh hoàn chỉnh gồm những gì? Hãy cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster học cách viết mail qua các mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh dưới đây.

1. Email xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Email xin nghỉ phép là thư điện tử của nhân viên nhằm thông báo cho cấp trên về việc nghỉ làm vì lý do cụ thể. Những email này giúp cấp trên nắm được tình hình nhân sự và sắp xếp vị trí, phân bổ lượng công việc phù hợp sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Một số lý do cần viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Một số lý do cần viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp:

Thực hiện đúng quy trình: Một số công ty có quy định riêng về thời gian và thủ tục xin nghỉ phép. Nếu không viết email, đồng nghĩa với bạn đã nghỉ mà không có sự đồng ý của cấp trên.
Không ảnh hưởng đến tiến độ công việc: Bạn nên gửi email xin nghỉ phép càng sớm càng tốt, đặc biệt cho những kỳ nghỉ phép dài ngày để cấp trên không rơi vào thế bị động khi quản lý nhân viên và phân chia nguồn lực. Đồng thời cũng thể hiện trách nhiệm của bạn đối với công việc, đồng nghiệp và sự tôn trọng với sếp.
Tránh hiểu lầm: Một bản email xin nghỉ phép đóng vai trò như một bản ghi chép chính thức, là bằng chứng cho việc bạn đã thông báo về việc nghỉ phép. Điều này rất quan trọng nếu có tranh chấp hoặc hiểu lầm phát sinh như khi chỉ thông báo qua lời nói hoặc tin nhắn.

Xem thêm:

=> MEMO LÀ GÌ ? CÁCH VIẾT MỘT BẢN MEMO HOÀN CHỈNH BẰNG TIẾNG ANH

=> CÁCH VIẾT BIÊN BẢN CUỘC HỌP BẰNG TIẾNG ANH (MEETING MINUTES)

2. Cấu trúc email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Cấu trúc email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

2.1. Tiêu đề ngắn gọn

Tiêu đề nên được viết ngắn gọn và thông báo về việc nghỉ phép để không bị cấp trên vô tình bỏ lỡ, chẳng hạn:

Subject: Request for Emergency Leave (Tiêu đề: Yêu cầu nghỉ phép đột xuất)
Subject: [Tên của bạn] - Request leave of absence (Tiêu đề: [Tên của bạn] - Yêu cầu nghỉ phép)
Subject: [Tên đơn xin nghỉ phép] - [Tên của bạn] (Tiêu đề: [Tên đơn xin nghỉ phép] - [Tên của bạn]

2.2. Mở đầu (Introduction)

Mở đầu đơn xin nghỉ phép bằng các lời chào trang trọng. Đảm bảo bạn đã gửi tới đủ những người có thẩm quyền như Bộ phận Nhân sự, Trưởng phòng, Trưởng nhóm, v.v.

Dear Ms./Mr./Mrs. [Tên người nhận], (Thân gửi Chị/Ông/Bà [Tên người nhận],)
Dear [Tên người nhận], (Thân gửi [Tên người nhận],)
Hi [Tên người nhận], (Chào [Tên người nhận],)

2.3. Nội dung chính (Main Content)

Trong phần nội dung chính, bạn cần trình bày ngắn gọn và cụ thể, đề cập đến lý do và thời gian bạn vắng mặt và liệu bạn có bao gồm bất kỳ giấy tờ minh chứng nào hay không.

Mục đích của đơn, lý do và thời gian nghỉ phép:

I’m writing this email to request a [số ngày] day leave of absence for [lý do nghỉ phép]. (Tôi viết email này để yêu cầu [số ngày] nghỉ vì [lý do]).

Trách nhiệm khi nghỉ và bàn giao công việc (nếu cần):

I have discussed with my team, and [Tên đồng nghiệp] has agreed to cover the [nhiệm vụ] that I am responsible. (Tôi đã thảo luận với nhóm, và [Tên đồng nghiệp] đã đồng ý phụ trách [nhiệm vụ] mà tôi chịu trách nhiệm.]

Đề xuất và cảm ơn:

Kindly excuse my absence from [Ngày] to [Ngày]. I appreciate your understanding and approval. (Xin thứ lỗi cho sự vắng mặt của tôi từ [Ngày] đến [Ngày]. Tôi trân trọng sự thấu hiểu và chấp thuận của bạn.)

2.4. Kết thúc (Conclusion)

Kết thúc email bằng các lời chào trang trọng như:

Best Regards, (Trân trọng,)
Yours sincerely, (Trân trọng,)
Yours truly, (Trân trọng,)

Dù có vẻ không quan trọng nhưng đơn xin nghỉ phép luôn cần được viết một cách chuyên nghiệp. Cách xin nghỉ phép bằng tiếng Anh phần nào cũng sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của cấp trên về phong cách làm việc của bạn. Vì thế, hãy tuân thủ cấu trúc trên và kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi nhé!

Xem thêm:

=> 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

=> MẪU THƯ MỜI ĐI CÔNG TÁC BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT

3. Các từ vựng trong đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

3.1. Từ vựng chung

Absence /ˈæbsəns/ (n): Sự vắng mặt, đi vắng
Accept /əkˈsept/ (v): Đồng ý, chấp nhận
Approval /əˈpruːvl/ (n): Sự chấp thuận, sự phê duyệt
Documentation /ˌdɒkjumenˈteɪʃn/ (n): Tài liệu, giấy tờ
Notification /ˌnəʊtɪfɪˈkeɪʃn/ (n): Thông báo
Unexpected /ˌʌnɪkˈspektɪd/ (adj): Bất ngờ, không lường trước được

3.2. Tên các mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh

Tên các mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh

Annual Leave Application: Đơn xin nghỉ phép năm
Bereavement Leave Application: Đơn xin nghỉ tang chế
Emergency Leave Application: Đơn xin nghỉ phép đột xuất
Medical Leave Application: Đơn xin nghỉ phép y tế
Maternity Leave Application: Đơn xin nghỉ phép thai sản
Personal Leave Application: Đơn xin nghỉ phép cá nhân
Sick Leave Application: Đơn xin nghỉ ốm
Unpaid Leave Application: Đơn xin nghỉ phép không lương

3.3. Từ vựng về trách nhiệm và bàn giao công việc

Assistance /əˈsɪstəns/ (n): Sự hỗ trợ, giúp đỡ
Assurance /əˈʃʊərəns/ (n): Sự đảm bảo
Complete /kəmˈpliːt/ (v): Hoàn thành, hoàn tất
Duty /ˈdjuːti/ (n): Nhiệm vụ, nghĩa vụ
Respond /rɪˈspɒnd/ (v): Trả lời, phản hồi
Responsibility (for sth) /rɪˌspɒnsəˈbɪləti/ (n): Trách nhiệm
Task /tɑːsk/ (n): Nhiệm vụ, việc phải làm

4. Các mẫu câu hay dùng trong email xin nghỉ phép tiếng Anh

4.1. Thông báo lý do nghỉ phép

I am requesting a personal day off from work on [thời gian]. (Tôi xin nghỉ làm vì lý do cá nhân vào [thời gian].)
Due to [lý do], I was unable to attend work on [thời gian]. (Vì [lý do] nên tôi không thể tham gia công việc vào [thời gian].)
Please accept this letter as formal notification that I was unable to attend work on [thời gian] due to [lý do]. (Vui lòng chấp nhận lá thư này như một thông báo chính thức rằng tôi không thể tham gia công việc vào [thời gian] do [lý do].)
I'm writing this email to inform you that on [thời gian] I am absent from work due to unexpected [lý do]. (Tôi viết email này để thông báo với bạn rằng ngày [thời gian] tôi vắng mặt vì [lý do] đột xuất.)
I hope this email finds you well. I am writing to inform you that I will be on an [sự kiện] from [start date] to [end date]. (Hi vọng bạn vẫn khỏe. Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi sẽ tham gia một [sự kiện] từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc].)

Một số mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

4.2. Trách nhiệm hoặc bàn giao công việc trong ngày nghỉ phép

I ensure that any unfinished work is appropriately handed over to my teammates or completed in advance. (Tôi đảm bảo rằng mọi công việc còn dang dở đều được bàn giao phù hợp cho đồng đội của mình hoặc hoàn thành trước.)
I will remain reachable via email at abc@gmail.com during this time. (Tôi vẫn có thể liên hệ được qua email tại abc@gmail.com trong thời gian này.)
I have arranged with đồng nghiệp] to back me up during working hours, and I will call to check with her to see if there is anything urgent that I need to follow up on. (Tôi đã sắp xếp với [đồng nghiệp] để hỗ trợ tôi trong giờ làm việc và tôi sẽ gọi điện để kiểm tra với cô ấy xem có việc gì khẩn cấp cần giải quyết không.)
For urgent matters, please contact [Tên đồng nghiệp] at [Email]. They will be able to assist you while I am out of the office. (Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ [Tên đồng nghiệp] tại [Email]. Họ sẽ có thể hỗ trợ bạn khi tôi vắng mặt tại nơi làm việc.)
In my absence, please reach out to [Tên đồng nghiệp] at [Gmail], who will be handling my responsibilities. (Khi tôi vắng mặt, vui lòng liên hệ với [Tên đồng nghiệp] theo [Gmail], người sẽ chịu trách nhiệm xử lý trách nhiệm của tôi.)

4.3. Đề xuất và cảm ơn

Thank you for your understanding and approval. (Cảm ơn sếp đã hiểu và chấp thuận.)
I appreciate your assistance in this situation, and I look forward to returning to work as soon as possible. (Tôi trân trọng sự hỗ trợ của bạn trong trường hợp này và tôi mong muốn được trở lại làm việc càng sớm càng tốt.)
Please let me know if I can provide any further information or documentation from [hospital/ physician’s office]. (Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào từ [bệnh viện/văn phòng bác sĩ].)

Xem thêm:

=> NHỮNG TỪ VỰNG, MẪU CÂU THUYẾT PHỤC BẰNG TIẾNG ANH THÔNG DỤNG NHẤT

=> CÁCH VIẾT THƯ CẢM ƠN KHI NGHỈ VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

5. Các mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Các mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

5.1. Đơn xin nghỉ phép đột xuất bằng tiếng Anh

Subject: Urgent Leave Request Due to Unforeseen Circumstances

Dear Mr. John Kennedy,

I hope this email finds you well. I am writing to request an urgent leave of absence from work due to unforeseen family matters that require my immediate attention. I apologize for the short notice and any inconvenience this may cause to the team.

I made sure to discuss this with Ryan and he reassured me that he could cover my work and attend meetings with clients during this time. If necessary, I am available to delegate tasks or provide guidance to all members of the team before I leave.

Thank you for your understanding and quick response to this problem.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

5.2. Mẫu email xin phép nghỉ ốm bằng tiếng Anh

Subject: Sick Leave Application - James Brown

Dear HR Department and Mr. Dan Nguyen,

I hope this email finds you well. I'm writing to inform you that I am absent from work today, March 17, 2024, due to a sudden onset of dengue fever. My symptoms include a high fever and exhaustion, which require quick medical attention.

I apologize for any trouble my absence may create. I assure you that I will complete the ongoing task when I return to work. For urgent matters, feel free to contact Ms. Rachel at rachel156@gmail.com. She can assist you while I am out of the office.

Thank you for your understanding and approval.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

5.3. Thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đi du lịch

Dear Mr. Jeff Johnson,

I hope this email finds you well. I am writing to formally request a leave of absence from work for a family vacation from June 20, 2024, to June 25, 2024.

I assure you that all my responsibilities are covered during my absence. I have briefed my team on important tasks, and I will be reachable via email in case of any urgent matters that require my attention.

Please let me know if there are any specific procedures I need to follow or if there are any issues with my request.

Thank you for considering my request. I look forward to returning to work after a refreshed vacation.

Regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

TÌM HIỂU THÊM:

Vậy là bạn đã khám phá từ A-Z cách viết mail xin nghỉ và các mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh kèm mẫu đơn hoàn chỉnh một cách chuyên nghiệp. Hãy áp dụng vào lần nghỉ phép tới của bạn nhé! Đừng quên tham khảo các khóa học tiếng Anh tại Langmaster để thêm tự tin tại nơi công sở, nhận được sự đánh giá cao từ cấp trên và đồng nghiệp ngay hôm nay.