HỌC TIẾNG ANH 1 KÈM 1 - ĐỘT PHÁ KỸ NĂNG GIAO TIẾP SAU 3 THÁNG

GIẢM GIÁ ĐẾN 10.000.000Đ

Ưu đãi cực HOT, bấm nhận ngay!
2
Ngày
13
Giờ
59
Phút
56
Giây

Cấu trúc và mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh chuẩn nhất

Khi đi làm, viết email xin nghỉ phép là kỹ năng cần thiết mà ai cũng nên biết. Sẽ có những trường hợp bất khả kháng bạn không thể có mặt tại nơi làm việc, lúc đó, email xin nghỉ phép sẽ như phương tiện xin nghỉ phép một cách chuyên nghiệp, vừa thể hiện sự tôn trọng với cấp trên, vừa không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Vậy cấu trúc và cách viết một đơn xin nghỉ phép tiếng Anh hoàn chỉnh gồm những gì? Hãy cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster học cách viết mail qua các mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh dưới đây.

1. Email xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Email xin nghỉ phép tiếng Anh là thư điện tử được viết bằng tiếng Anh để gửi tới cấp trên, quản lý hoặc bộ phận nhân sự với mục đích thông báo và xin phép nghỉ làm, nghỉ học trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là hình thức giao tiếp chuyên nghiệp thường được sử dụng trong môi trường làm việc quốc tế, các công ty có yếu tố nước ngoài, hoặc khi bạn đang học tập và làm việc trong môi trường sử dụng tiếng Anh.

Việc viết một email xin nghỉ phép tiếng Anh đúng chuẩn không chỉ thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của người viết mà còn giúp thông tin được truyền tải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thiện cảm với người nhận.

Viết email xin nghỉ phép tiếng Anh
Viết email xin nghỉ phép tiếng Anh

>> Xem thêm: Lưu ý khi viết email tiếng Anh 

2. Cấu trúc email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Một đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh bao gồm các thông tin:

  • Lời chào
  • Mục đích của đơn
  • Lý do nghỉ phép
  • Thời gian xin nghỉ phép cụ thể
  • Lời hứa thực hiện trong/sau khi nghỉ phép
  • Thông tin thực hiện
  • Chữ ký

Cấu trúc một email tiếng Anh xin nghỉ phép cụ thể như sau:

2.1. Phần mở đầu email

Mở đầu email tiếng Anh xin nghỉ phép bắt đầu bằng các lời chào trang trọng. Đảm bảo bạn đã gửi tới đủ những người có thẩm quyền như Bộ phận Nhân sự, Trưởng phòng, Trưởng nhóm, v.v.

  • Dear Ms./Mr./Mrs. [Tên người nhận], (Thân gửi Chị/Ông/Bà [Tên người nhận],)
  • Dear [Tên người nhận], (Thân gửi [Tên người nhận],)
  • Hi [Tên người nhận], (Chào [Tên người nhận],)

2.2. Phần thân email

Trong phần nội dung chính, bạn cần trình bày ngắn gọn và cụ thể, đề cập đến lý do và thời gian bạn vắng mặt và liệu bạn có bao gồm bất kỳ giấy tờ minh chứng nào hay không.

Mục đích của đơn, lý do và thời gian nghỉ phép:

  • I’m writing this email to request a [số ngày] day leave of absence for [lý do nghỉ phép]. 

(Dịch: Tôi viết email này để yêu cầu [số ngày] nghỉ vì [lý do]).

Trách nhiệm khi nghỉ phép và bàn giao công việc (nếu cần):

  • I have discussed with my team, and [Tên đồng nghiệp] has agreed to cover the [nhiệm vụ] that I am responsible. 

(Dịch: Tôi đã thảo luận với nhóm, và [Tên đồng nghiệp] đã đồng ý phụ trách [nhiệm vụ] mà tôi chịu trách nhiệm.])

Thể hiện mong muốn của bản thân:

  • Kindly excuse my absence from [Ngày] to [Ngày]. I appreciate your understanding and approval. 

(Dịch: Xin thứ lỗi cho sự vắng mặt của tôi từ [Ngày] đến [Ngày]. Tôi trân trọng sự thấu hiểu và chấp thuận của bạn.)

Phần thân email khi viết đơn xin nghỉ phép
Phần thân email khi viết đơn xin nghỉ phép

>> Xem thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp 

2.3. Phần kết email

Kết thúc email tiếng Anh bằng các lời chào, ký tên trang trọng như:

  • Best Regards/Yours sincerely/Yours truly.

Trân trọng/Thân mến/…

Dù có vẻ không quan trọng nhưng đơn xin nghỉ phép luôn cần được viết một cách chuyên nghiệp. Cách xin nghỉ phép bằng tiếng Anh phần nào cũng sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của cấp trên về phong cách làm việc của bạn. Vì thế, hãy tuân thủ cấu trúc trên và kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi nhé!

3. Các từ vựng trong đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Dưới đây là danh sách từ vựng cơ bản, thông dụng mà mọi người có thể tham khảo khi viết đơn, email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh:

Từ vựng

Nghĩa của từ

Ví dụ

Dịch nghĩa

Absence

Sự vắng mặt, đi vắng

Her absence was noted during the meeting.

Sự vắng mặt của cô ấy đã được ghi nhận trong cuộc họp.

Accept

Đồng ý, chấp nhận

I accept your request for leave.

Tôi chấp nhận yêu cầu nghỉ phép của bạn.

Approval

Sự chấp thuận, phê duyệt

You need manager’s approval to take leave.

Bạn cần sự phê duyệt của quản lý để được nghỉ.

Documentation

Tài liệu, giấy tờ

Please attach all necessary documentation.

Vui lòng đính kèm tất cả các giấy tờ cần thiết.

Notification

Thông báo

We received your notification of leave.

Chúng tôi đã nhận được thông báo nghỉ phép của bạn.

Unexpected

Bất ngờ, không lường trước

Due to unexpected illness, I can't come today.

Do bị ốm đột xuất, tôi không thể đến hôm nay.

Assistance

Sự hỗ trợ, giúp đỡ

Thank you for your assistance during my absence.

Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn trong thời gian tôi vắng mặt.

Assurance

Sự đảm bảo

I give my assurance that work will be covered.

Tôi đảm bảo rằng công việc sẽ được xử lý.

Complete

Hoàn thành, hoàn tất

I will complete the report before I leave.

Tôi sẽ hoàn thành báo cáo trước khi nghỉ.

Duty

Nhiệm vụ, nghĩa vụ

It’s my duty to inform you in advance.

Tôi có nghĩa vụ phải thông báo trước cho bạn.

Respond

Trả lời, phản hồi

Please respond to this email as soon as possible.

Vui lòng phản hồi email này càng sớm càng tốt.

Responsibility

Trách nhiệm

He took full responsibility for his tasks.

Anh ấy đã hoàn toàn chịu trách nhiệm cho công việc của mình.

Task

Nhiệm vụ, việc phải làm

I have delegated the tasks to my colleague.

Tôi đã giao lại các nhiệm vụ cho đồng nghiệp.

4. Các mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Dưới đây là các mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp kèm theo dịch nghĩa tiếng Việt bạn có thể tham khảo:

4.1. Mẫu đơn xin nghỉ phép đột xuất bằng tiếng Anh

Dear Mr. John Kennedy,

I hope this email finds you well. I am writing to request an urgent leave of absence from work due to unforeseen family matters that require my immediate attention. I apologize for the short notice and any inconvenience this may cause to the team.

I made sure to discuss this with Ryan and he reassured me that he could cover my work and attend meetings with clients during this time. If necessary, I am available to delegate tasks or provide guidance to all members of the team before I leave.

Thank you for your understanding and quick response to this problem.

Best regards, 

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

Mẫu đơn xin nghỉ phép đột xuất bằng tiếng Anh
Mẫu đơn xin nghỉ phép đột xuất bằng tiếng Anh

4.2. Mẫu email xin phép nghỉ ốm bằng tiếng Anh

Dear HR Department and Mr. Dan Nguyen,

I hope this email finds you well. I'm writing to inform you that I am absent from work today, March 17, 2024, due to a sudden onset of dengue fever. My symptoms include a high fever and exhaustion, which require quick medical attention. 

I apologize for any trouble my absence may create. I assure you that I will complete the ongoing task when I return to work. For urgent matters, feel free to contact Ms. Rachel at rachel156@gmail.com. She can assist you while I am out of the office.

Thank you for your understanding and approval.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

>> Xem thêm: Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh 

4.3. Thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đi du lịch

Dear Mr. Jeff Johnson,

I hope this email finds you well. I am writing to formally request a leave of absence from work for a family vacation from June 20, 2024, to June 25, 2024.

I assure you that all my responsibilities are covered during my absence. I have briefed my team on important tasks, and I will be reachable via email in case of any urgent matters that require my attention.

Please let me know if there are any specific procedures I need to follow or if there are any issues with my request. 

Thank you for considering my request. I look forward to returning to work after a refreshed vacation.

Regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

Thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đi du lịch
Thư xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đi du lịch

4.4. Mẫu email tiếng Anh xin nghỉ phép thai sản

Dear Mr. David Morgan,

I hope you are doing well. I am writing to formally request maternity leave from August 15, 2024, to November 15, 2024, in accordance with my expected due date and the company’s policy.

To ensure a smooth workflow during my absence, I have delegated my tasks to Ms. Anna Le and shared all necessary documentation and guidelines for ongoing projects. I will also be reachable via email in case of any urgent matters that require my attention.

Please let me know if there are any additional forms or formalities I need to complete before my leave begins.

Thank you very much for your understanding and continued support.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

4.5. Mẫu email tiếng Anh xin nghỉ kết hôn/đám cưới

Dear Ms. Rachel Thomas,

I hope you are doing well. I am writing to formally request leave from September 10, 2024, to September 14, 2024, as I will be getting married during this period.

I have coordinated with my team to ensure that all my duties are covered in my absence. Mr. Kevin Doan will temporarily oversee my projects, and I have shared all necessary handover documents with him.

Please let me know if there are any additional procedures or paperwork I need to complete ahead of time.

Thank you for your support and understanding during this meaningful time in my life.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

Mẫu email tiếng Anh xin nghỉ kết hôn/đám cưới
Mẫu email tiếng Anh xin nghỉ kết hôn/đám cưới

4.6. Mẫu email tiếng Anh xin nghỉ phép đám tang

Dear Ms. Amanda Roberts,

I hope you are doing well. I am writing to request emergency leave due to the passing of my grandfather. I would like to take leave from July 2, 2024, to July 5, 2024, in order to attend the funeral and be with my family during this difficult time.

I have arranged for my colleague, Mr. David Tran, to handle my responsibilities while I am away, and I’ve shared all relevant instructions to ensure a smooth workflow.

Please let me know if any additional documentation is needed or if there are any formalities I should complete.

Thank you for your understanding and support.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

4.7. Mẫu email tiếng Anh xin nghỉ học

Dear Professor Michael Nguyen,

I hope you are doing well. I am writing to respectfully request permission to be absent from class on July 4 and 5, 2024, due to a personal matter that requires my immediate attention.

I understand the importance of attending lectures and keeping up with the course content, so I will make sure to review the recorded lessons and complete any missed assignments promptly.

Please let me know if there are any specific tasks or materials I need to focus on during my absence.

Thank you for your understanding.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

Vậy là bạn đã khám phá từ A-Z cách viết mail xin nghỉ và các mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh kèm mẫu đơn hoàn chỉnh một cách chuyên nghiệp. Hãy áp dụng vào lần nghỉ phép tới của bạn nhé! Đừng quên tham khảo các khóa học tiếng Anh tại Langmaster để thêm tự tin tại nơi công sở, nhận được sự đánh giá cao từ cấp trên và đồng nghiệp ngay hôm nay.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHÓA HỌC TIẾNG ANH

Đăng ký test

Trung tâm tiếng Anh giao tiếp Langmaster

Trung tâm tiếng Anh giao tiếp Langmaster

Langmaster là trung tâm tiếng Anh giao tiếp DUY NHẤT trên thị trường cam kết chuẩn đầu ra theo CEFR. Không chỉ dừng lại ở việc đào tạo tiếng Anh, chúng tôi muốn truyền cảm hứng cho học viên, thay đổi niềm tin và thói quen để trở thành những người thành đạt có trách nhiệm với gia đình và xã hội!

Nội Dung Hot

KHOÁ HỌC TRỰC TUYẾN 1 KÈM 1

KHÓA TIẾNG ANH GIAO TIẾP 1 KÈM 1

  • Học và trao đổi trực tiếp 1 thầy 1 trò.
  • Giao tiếp liên tục, sửa lỗi kịp thời, bù đắp lỗ hổng ngay lập tức.
  • Lộ trình học được thiết kế riêng cho từng học viên.
  • Dựa trên mục tiêu, đặc thù từng ngành việc của học viên.
  • Học mọi lúc mọi nơi, thời gian linh hoạt.

Chi tiết

null

KHÓA TIẾNG ANH GIAO TIẾP ONLINE

  • Học theo nhóm (8-10 người), môi trường học tương tác và giao tiếp liên tục.
  • Giáo viên đạt tối thiểu 7.0 IELTS/900 TOEIC.
  • Học online chất lượng như offline.
  • Chi phí tương đối, chất lượng tuyệt đối.
  • Kiểm tra đầu vào, đầu ra và tư vấn lộ trình miễn phí

Chi tiết

null

KHÓA TIẾNG ANH TRẺ EM

  • Giáo trình Cambridge kết hợp với Sách giáo khoa của Bộ GD&ĐT hiện hành
  • 100% giáo viên đạt chứng chỉ quốc tế IELTS 7.0+/TOEIC 900+
  • X3 hiệu quả với các Phương pháp giảng dạy hiện đại
  • Lộ trình học cá nhân hóa, con được quan tâm sát sao và phát triển toàn diện 4 kỹ năng

Chi tiết


Bài viết khác

Let's chat