Email báo giá là một phần quan trọng của quá trình mua hàng. Chúng giúp người mua đưa ra quyết định sáng suốt và hỗ trợ cả người bán cũng như người mua đàm phán, thống nhất các điều khoản một cách rõ ràng.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster “nắm vững” cách viết thư báo giá qua các mẫu email báo giá bằng tiếng Anh tiêu chuẩn được sử dụng trong kinh doanh nhé!

I. Email báo giá là gì?

Email báo giá là email cung cấp thông tin về giá của sản phẩm/ dịch vụ

Email báo giá (Quotation Email) là email do người bán gửi tới người mua nhằm cung cấp thông tin về giá của sản phẩm/ dịch vụ cụ thể. Theo yêu cầu của người mua, một email báo giá thường bao gồm các thông tin như điều khoản thanh toán, phương thức giao hàng và các thông tin liên quan khác.

Một số thuật ngữ thông dụng trong email báo giá:

Terms and conditions: Điều khoản và điều kiện
Gross price: Giá đã được thêm VAT và phí dịch vụ (hoa hồng, trợ cấp, v.v)
Net price: Mức giá thực tế của sản phẩm, không bao gồm các khoản thuế, phí khác
Transport and insurance costs: Phí vận chuyển và bảo hiểm
Discount: Chiết khấu
Payment method: Phương thức thanh toán
Delivery date: Ngày giao hàng

Xem thêm:

=> 250+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH KINH DOANH THÔNG DỤNG BẠN CẦN BIẾT

=> 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

II. Cấu trúc của email báo giá tiêu chuẩn

Trước hết, một email báo giá tiêu chuẩn phải đáp ứng cấu trúc chung của email, gồm có 3 phần: (1) Lời chào và giới thiệu mở đầu, (2) Nội dung chính và (3) Kết thư. Bạn có thể bắt đầu email báo giá bằng các lời chào trang trọng như: Dear (Ms/ Mrs/ Mr) + tên người nhận hoặc Dear Sir/ Madam.

Các nội dung chính của một email báo giá chuyên nghiệp

Phần nội dung chính của email báo giá tiêu chuẩn gồm có:

Nội dung	Gợi ý cách viết email báo giá bằng tiếng Anh
Price	Nêu cụ thể mức giá là Gross price hay Net price và có thể thay đổi hay không.
Transport and insurance costs	Nêu rõ Chi phí vận chuyển và bảo hiểm được áp dụng trong quá trình mua bán. According to Incoterms (Tuân theo các điều kiện Incoterms) *Incoterms: Bộ các quy tắc thương mại quốc tế quy định giá cả và trách nhiệm của các bên trong hoạt động thương mại quốc tế, được công nhận và sử dụng rộng rãi trên thế giới.
Discount	Trong quá trình đàm phán, thường có các loại chiết khấu như sau: - Cash discount: Giảm giá khi người mua thanh toán bằng tiền mặt - Quantity discount: Giảm giá khi mua với số lượng/ giá trị đơn hàng lớn - Seasonal discount: Giảm giá theo mùa, sự kiện
Payment method (Method of payment)	- L/C (Letter of Credit): Tín dụng chứng từ (Tín dụng thư) - TT (Telegraphic transfer): Chuyển tiền bằng điện - MTR (Mail Transfer Remittance): Chuyển tiền bằng thư - A/P (Authority to Purchase): Ủy thác mua hàng - C.A.D (Cash Against Document): Giao chứng từ trả tiền
Delivery date	Thời gian giao hàng tùy theo số lượng hàng hóa, phương thức giao hàng và các điều kiện khác.

Ngoài ra, bạn cần để ý tới tiêu đề khi gửi email báo giá bằng tiếng Anh. Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng về nội dung email giúp khách hàng tiềm năng không bỏ sót email của bạn, ví dụ:

Quote for + [Tên sản phẩm/ dịch vụ] + [Tên công ty]
Quote from + [Tên công ty]

Lưu ý: Trong email báo giá dịch vụ bằng tiếng Anh, có thể lược bỏ một số nội dung như chi phí vận chuyển, v.v do tính chất của dịch vụ.

Xem thêm:

=> VÌ SAO LỚP GIA SƯ TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM TẠI LANGMASTER HIỆU QUẢ ĐẾN VẬY?

=> BẬT MÍ LỘ TRÌNH HỌC TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM HIỆU QUẢ

III. Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh hay và chuyên nghiệp nhất

Sau khi nhận được email xin báo giá bằng tiếng Anh của người mua, dựa vào các yêu cầu cụ thể về hàng hóa hoặc dịch vụ, bạn có thể lựa chọn các mẫu email báo giá phù hợp dưới đây.

1. Mẫu email báo giá sản phẩm/ dịch vụ như người bán yêu cầu bằng tiếng Anh

Dear Ms. Swift,

Re: Rattan tray

We would like to thank you for your inquiry on January 1, and we were pleased to learn that you liked our rattan table. We are glad to offer you the items on the terms and conditions listed below, subject to our final agreement on acceptance of your order.

Commodity: Oval rattan tray

Quantity: 200 pieces

Specification: As per the enclosed specifications

Price: USD2.75 per item FOB Haiphong, including packing

Packing: 20 pieces per carton box

Delivery: in one lot on June 20

Payment: in USD by an irrevocable letter of credit to be opened through the Bank for Foreign Trade of Vietnam, 15 days before the shipment, valid for 30 days, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.

We look forward to receiving your early order and promise you that all of your orders will get our full attention.

Yours sincerely,

Linh Nguyen

Export Manager

Tổng hợp mẫu email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

2. Mẫu email báo giá sản phẩm/ dịch vụ khác yêu cầu người bán bằng tiếng Anh

Dear Ms. Swift,

Thank you for your inquiry on January 1 asking for our rattan product, code HD15. However, we regret to notify you that the above product is no longer in production due to its out-of-fashion status.

We take this opportunity to offer you our new products, HD688 and HD999 oval rattan trays. As you can see in the attached pictures, they are more modern in design than HD15.

Our products are in stock, and we can deliver the goods within two months from receipt of the order on request.

We believe that the offered goods will sell well and also become popular in the American market thanks to their attractive designs, competitive prices as well as great workmanship.

We are looking forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

Linh Nguyen

Export Manager

Xem thêm:

=> MẪU THƯ ĐẶT HÀNG BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT VÀ MẪU CÂU CHI TIẾT NHẤT

=> HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT NHẤT

3. Mẫu email báo giá đã sửa đổi cho sản phẩm/ dịch vụ

Đôi khi, mức giá của sản phẩm/ dịch vụ có thể thay đổi sau khi bạn đã gửi báo giá với người mua. Hãy tham khảo thư thông báo tăng giá bằng tiếng Anh dưới đây và tùy chỉnh thông tin phù hợp với hàng hóa của bạn.

Mẫu 1.

Dear Ms. Swift,

We received your recent request for a quotation for the HD15 rattan tray on January 1. After carefully reviewing your request, we discovered several differences in our initial quotation. So, we have revised the product with the updated price below.

HD15 oval rattan tray

SKU: 15373545

Revised quotation: $2.80

Please note that the prices are valid until February 10, after which they may be subject to change.

We sincerely regret any trouble caused by this revision and appreciate your understanding. If you have any questions or need additional clarification, please do not hesitate to contact us.

After reviewing the amended quotation, we respectfully request your early answer to conclude the order and ensure the timely delivery of the products.

Thank you once again. We are looking forward to a prosperous business relationship.

Yours faithfully,

Linh Nguyen

Export Manager

Mẫu 2. Mẫu email thông báo thay đổi giá cho khách hàng

Dear Ms. Swift,

Thank you for being one of our valued customers for many years. At ABC Company, we are constantly looking for new ways to improve our customer value and satisfaction. This includes a periodic evaluation of our expenses and price lists.

I am pleased to inform you that we have decided to reduce our price for the HD15 oval rattan tray. As of January 1, the price will drop from $2.75 to $2.50. We believe that this new price not only provides excellent value but also demonstrates our dedication to client satisfaction.

Yours faithfully,

Linh Nguyen

Export Manager

TÌM HIỂU THÊM:

Vậy là bạn đã cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster tìm hiểu về các mẫu email báo giá bằng tiếng Anh tiêu chuẩn và thông dụng nhất hiện nay. Hãy tham khảo để viết các email báo giá chuẩn chỉnh, gây ấn tượng tốt cho khách hàng. Ngoài ra, đừng quên cải thiện kỹ năng tiếng Anh giao tiếp với các lớp học tại Langmaster, nâng cao khả năng đàm phán trên bàn kinh doanh ngay hôm nay!