Cách viết mở đầu email tiếng Anh chuyên nghiệp trong mọi tình huống

Mở đầu email tiếng Anh đúng cách là yếu tố quan trọng giúp bạn ghi điểm ngay từ những dòng đầu tiên – dù là trong thư xin việc, phản hồi khách hàng hay gửi thông báo nội bộ. Một lời chào phù hợp và câu dẫn khéo léo sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với người đọc. Trong bài viết này, Langmaster sẽ hướng dẫn bạn cách viết lời chào trong email tiếng Anh đúng chuẩn, linh hoạt theo từng ngữ cảnh. Kèm theo đó là những ví dụ thực tế dễ áp dụng ngay!

1. Những phần cơ bản có trong phần mở đầu email tiếng Anh

Một email tiếng Anh chuyên nghiệp, dù gửi cho đồng nghiệp, khách hàng hay nhà tuyển dụng, đều cần có phần mở đầu rõ ràng và hợp lý. Phần mở đầu email tiếng Anh thường bao gồm 2 yếu tố chính:

1.1. Lời chào trong email tiếng Anh

Lời chào là bước mở đầu không thể thiếu trong bất kỳ email nào. Dù là thư trang trọng hay thân mật, lời chào phù hợp sẽ giúp bạn thể hiện thái độ lịch sự và thiện chí.

Một số lời chào trong email tiếng Anh:

Dear Mr./Ms. [Last Name], – Dành cho email trang trọng.
Dear [Full Name], – Khi bạn biết rõ người nhận.
Dear Hiring Manager / Dear Customer Service Team, – Khi không biết chính xác tên.
Hi [First Name], – Dùng trong email thân mật, nội bộ.

Lưu ý: Tránh dùng “Hey” trong môi trường công việc. Nếu không chắc về danh xưng, “Dear [Name]” là lựa chọn an toàn.

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

1.2. Câu mở đầu email

Sau lời chào, phần mở đầu email thường là câu dẫn dắt ngắn giúp người đọc hiểu rõ mục đích của email. Có 2 cách viết phần mở đầu trong email tiếng Anh dưới đây:

Cách 1: Viết mở đầu email trực tiếp

Bạn đi thẳng vào lý do viết thư, phù hợp với môi trường công sở, trao đổi công việc, hoặc khi đã quen biết người nhận.

Ví dụ:

Một số mẫu câu mở đầu trực tiếp:

I am writing to follow up on our previous conversation regarding…
(Tôi viết thư này để tiếp tục cuộc trao đổi trước đó về…)
I’m contacting you to confirm the details of our upcoming meeting.
(Tôi liên hệ để xác nhận chi tiết buổi họp sắp tới.)
I’d like to inquire about the status of my application.
(Tôi muốn hỏi về tình trạng hồ sơ ứng tuyển của mình.)
With reference to your recent request, I would like to…
(Liên quan đến yêu cầu gần đây của bạn, tôi muốn…)

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

Cách 2: Viết mở đầu email gián tiếp

Thường dùng khi bạn muốn tạo cảm giác thân thiện, hoặc trong thư xin việc, thư chăm sóc khách hàng… Câu mở đầu mang tính mềm mại, dẫn dắt nhẹ nhàng.

Ví dụ:

I hope this email finds you well.
(Tôi hy vọng bạn vẫn ổn.)
Hope you're having a productive week.
(Hy vọng bạn đang có một tuần làm việc hiệu quả.)
It was great seeing you at the event last Friday.
(Thật tuyệt khi gặp bạn tại sự kiện thứ Sáu vừa rồi.)
I hope everything is going well on your side.
(Tôi hy vọng mọi việc bên bạn đang diễn ra thuận lợi.)

2. Các cách mở đầu email tiếng Anh thường gặp

Tùy thuộc vào mục đích gửi thư và đối tượng người nhận, phần mở đầu email tiếng Anh sẽ cần được điều chỉnh để phù hợp với hoàn cảnh. Dưới đây là các mẫu mở đầu thường dùng trong các tình huống phổ biến nhất.

2.1. Mở đầu email tiếng Anh thông báo trúng tuyển

Khi gửi email thông báo kết quả tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần dùng ngôn từ lịch sự, tích cực và rõ ràng ngay từ câu đầu tiên để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Ví dụ:

We are pleased to inform you that you have been selected for the position of [Job Title] at [Company Name].
(Chúng tôi rất vui được thông báo rằng bạn đã được chọn cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].)
Congratulations! After careful consideration, we are delighted to offer you the [Job Title] position.
(Chúc mừng bạn! Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi rất hân hạnh mời bạn đảm nhận vị trí [Tên công việc].)

Xem thêm: Cách viết email từ chối offer tiếng Anh lịch sự và khéo léo nhất

2.2. Mở đầu email tiếng Anh thông báo tổ chức sự kiện

Với các email mang tính thông báo hoặc mời tham gia sự kiện, phần mở đầu nên mang tính thân thiện, truyền cảm hứng và khơi gợi sự quan tâm của người đọc.

Ví dụ:

We are excited to invite you to our upcoming event, which will take place on [Date].
(Chúng tôi rất vui được mời bạn tham dự sự kiện sắp tới, diễn ra vào ngày [Ngày].)
I’m reaching out to share some exciting news about our upcoming workshop on [Topic].
(Tôi liên hệ với bạn để chia sẻ tin vui về buổi hội thảo sắp diễn ra của chúng tôi về chủ đề [Chủ đề].)

2.3. Mở đầu email tiếng Anh thông báo tổ chức cuộc họp

Đối với email gửi thông báo họp hành, hãy mở đầu bằng cách nêu rõ lý do và thời điểm cuộc họp để người đọc dễ dàng nắm thông tin chính.

Ví dụ:

This is a reminder that we will be holding a team meeting on [Date] at [Time].
(Đây là lời nhắc rằng chúng ta sẽ có cuộc họp nhóm vào [Ngày] lúc [Giờ].)
Please be informed that a meeting has been scheduled to discuss [Topic].
(Xin thông báo rằng một cuộc họp đã được lên lịch để thảo luận về [Chủ đề].)

2.4. Mở đầu email tiếng Anh xin việc

Khi viết email xin việc, bạn cần mở đầu bằng cách giới thiệu mục đích viết thư, đồng thời thể hiện sự quan tâm đến vị trí và công ty.

Ví dụ:

I am writing to express my interest in the [Job Title] position listed on your company’s website.
(Tôi viết thư này để bày tỏ nguyện vọng ứng tuyển vị trí [Tên công việc] được đăng trên website công ty bạn.)
Please find attached my resume and cover letter for the position of [Job Title] at [Company Name].
(Vui lòng xem hồ sơ và thư xin việc đính kèm của tôi cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].)

Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

2.5. Mở đầu email tiếng Anh phản hồi khách hàng

Email phản hồi khách hàng cần thể hiện sự trân trọng và chuyên nghiệp. Phần mở đầu thường bao gồm lời cảm ơn và xác nhận đã nhận được yêu cầu từ phía khách hàng.

Ví dụ:

Thank you for reaching out to us. We appreciate your feedback and are here to assist you.
(Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất trân trọng phản hồi của bạn và luôn sẵn sàng hỗ trợ.)
We’ve received your request and would like to provide you with the following information.
(Chúng tôi đã nhận được yêu cầu từ bạn và xin gửi đến bạn một số thông tin như sau.)

Xem thêm: Cách viết email reminder bằng tiếng Anh

3. Những lưu ý khi viết mở đầu email tiếng Anh

Dưới đây là những lưu ý quan trọng để phần mở đầu email tiếng Anh luôn lịch sự, chuyên nghiệp và hiệu quả.

3.1. Lựa chọn lời chào phù hợp với đối tượng nhận mail

Trước khi viết, bạn cần xác định rõ người nhận là ai để chọn lời chào phù hợp:

Gửi cho người cụ thể đã biết tên:
Dùng Dear Mr./Ms. + Họ
→ Ví dụ: Dear Mr. Wilson,
(Thân gửi ông Wilson,)
Không biết rõ tên người nhận:
Dùng Dear Sir/Madam hoặc Dear Hiring Manager
→ Ví dụ: Dear Recruiting Team,
(Thân gửi đội ngũ tuyển dụng,)
Gửi cho nhiều người hoặc cả nhóm:
Dùng Hi everyone, Dear all, hoặc Dear [Department name]
→ Ví dụ: Hello Marketing Team,
(Chào đội ngũ Marketing,)

3.2. Tránh dùng ngôn ngữ thiếu trang trọng

Việc sử dụng từ ngữ suồng sã hoặc viết tắt sẽ khiến email thiếu nghiêm túc và dễ bị đánh giá thấp. Tránh xa những cách viết mang tính thân mật quá mức như:

Hey, what’s up? (Này, dạo này thế nào?)
Yo, just checking in…
Plz send me info (Plz = please, dùng trong tin nhắn cá nhân, không nên dùng trong email công việc)

Thay vào đó, hãy giữ giọng văn lịch sự và chuyên nghiệp, đặc biệt với những người bạn chưa từng liên hệ trước đó.

Xem thêm: Mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh chuẩn nhất

3.3. Tránh mở đầu quá dài dòng

Phần mở đầu nên ngắn gọn, đúng trọng tâm, tránh việc vòng vo hay trình bày quá nhiều thông tin không cần thiết. Đặc biệt với người bận rộn (sếp, khách hàng, đối tác...), phần mở đầu lan man sẽ khiến họ bỏ qua nội dung chính.

3.4. Dùng lời cảm ơn đầu thư nếu là email phản hồi

Khi viết email trả lời, đặc biệt trong giao tiếp khách hàng hoặc nội bộ, hãy mở đầu bằng lời cảm ơn để thể hiện sự trân trọng và lịch sự.

3.5. Tùy chỉnh giọng điệu theo ngữ cảnh

Email gửi trong nội bộ (đồng nghiệp, cấp dưới): có thể thân thiện hơn.
Email gửi cho khách hàng, đối tác, nhà tuyển dụng: cần trang trọng, súc tích.
Email mang tính phản hồi, xin lỗi, đề xuất: cần giữ thái độ lịch thiệp, cầu thị.

Dù bạn đang gửi email cho đồng nghiệp, khách hàng hay nhà tuyển dụng, một phần mở đầu email tiếng Anh rõ ràng, lịch sự và đúng ngữ cảnh sẽ giúp truyền đạt thông điệp hiệu quả và thể hiện bạn là người chuyên nghiệp. Hãy luôn chú ý lựa chọn lời chào phù hợp, viết câu mở đầu ngắn gọn và giữ giọng điệu tích cực trong mọi tình huống.

Nếu bạn muốn rèn luyện khả năng viết email, giao tiếp công sở và ứng xử tiếng Anh trong môi trường làm việc quốc tế, khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster sẽ là lựa chọn lý tưởng. Với hình thức học linh hoạt, giảng viên giàu kinh nghiệm và giáo trình thực tế, bạn sẽ nhanh chóng làm chủ kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp.