Mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh chuẩn nhất

Bạn sắp bước vào kỳ nghỉ thai sản nhưng vẫn băn khoăn không biết cách viết email thông báo sao cho chuyên nghiệp? Đừng lo, Langmaster sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách soạn mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh một cách lịch sự, rõ ràng và đúng chuẩn công sở quốc tế. Cùng khám phá để tự tin gửi email nghỉ thai sản một cách chuyên nghiệp nhất nhé!

1. Cách viết email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Viết email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng, đặc biệt trong môi trường làm việc quốc tế. Một email tốt cần thể hiện sự chuyên nghiệp, rõ ràng và tinh tế.

1.1. Tiêu đề email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Tiêu đề email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh cần thể hiện rõ nội dung và mục đích:

• Maternity Leave Request – [Your Name] (Yêu cầu nghỉ thai sản – [Tên bạn])
• Notice of Maternity Leave from [Start Date] (Thông báo nghỉ thai sản từ ngày...)
• [Your Name] – Upcoming Maternity Leave Plan (Kế hoạch nghỉ thai sản sắp tới của [Tên bạn])

Xem thêm: Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất

1.2. Lời mở đầu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Trong email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh lời chào cần phù hợp và đi thẳng vào lý do viết email, ví dụ: 

• Dear [Manager's/HR's Name],
  (Kính gửi [Tên quản lý hoặc HR]),
• I hope this email finds you well. I am writing to inform you about my upcoming maternity leave.
  (Tôi hy vọng email này đến vào thời điểm thuận lợi. Tôi viết thư này để thông báo về kỳ nghỉ thai sản sắp tới của mình.)

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL XIN NGHỈ PHÉP TIẾNG ANH KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

1.3. Nội dung email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Trong phần thân email, trình bày rõ:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc kỳ nghỉ thai sản
• Người được giao công việc tạm thời (nếu có)
• Các yêu cầu liên quan đến thủ tục

Ví dụ:

• My maternity leave is scheduled to begin on June 10, 2025, and I plan to return on October 1, 2025.
  (Kỳ nghỉ thai sản của tôi dự kiến bắt đầu vào ngày 10 tháng 6 năm 2025 và tôi sẽ trở lại làm việc vào ngày 1 tháng 10 năm 2025.)
• I have spoken with Ms. Jenny Tran, who kindly agreed to handle my tasks during this period.
  (Tôi đã trao đổi với cô Jenny Trần và cô ấy vui lòng đồng ý đảm nhận công việc của tôi trong thời gian này.)

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI BÁO CÁO CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

1.4. Kết thúc email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Bạn nên kết thúc email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh bằng lời cảm ơn và mong được phản hồi:

• Thank you for your understanding and support. Please let me know if I need to complete any additional formalities.
  (Cảm ơn anh/chị đã thấu hiểu và hỗ trợ. Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần hoàn tất thêm thủ tục nào.)
• Best regards,
  (Trân trọng),
  [Your Name]

thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

2. Mẫu câu sử dụng trong email nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

2.1. Mẫu câu mở đầu email

Những mẫu câu mở đầu này giúp bạn thiết lập giọng điệu thân thiện và đi thẳng vào vấn đề chính:

• I am writing to inform you about my upcoming maternity leave.
  (Tôi viết thư này để thông báo với anh/chị về kỳ nghỉ thai sản sắp tới của tôi.)
• I would like to formally request maternity leave starting on [start date].
  (Tôi muốn chính thức xin nghỉ thai sản bắt đầu từ ngày [ngày bắt đầu].)
• As per the company’s maternity leave policy, I am eligible for maternity leave and would like to initiate the process.
  (Theo chính sách nghỉ thai sản của công ty, tôi đủ điều kiện nghỉ và muốn bắt đầu quy trình xin nghỉ.)
• I hope this message finds you well. I’m reaching out to discuss my maternity leave plan.
  (Tôi hy vọng email này đến với anh/chị vào thời điểm thuận lợi. Tôi muốn trao đổi về kế hoạch nghỉ thai sản của mình.)
• This email is to provide you with the details of my planned maternity leave.
  (Email này nhằm cung cấp thông tin chi tiết về kỳ nghỉ thai sản của tôi.)

Xem thêm:

=> 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

=> MẪU THƯ MỜI ĐI CÔNG TÁC BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT

2.2. Mẫu câu trình bày nội dung chính

Phần này giúp bạn mô tả rõ ràng kế hoạch nghỉ, thời gian và sự sắp xếp công việc liên quan:

• My maternity leave is expected to begin on [start date] and end on [end date].
  (Kỳ nghỉ thai sản của tôi dự kiến bắt đầu từ [ngày bắt đầu] và kết thúc vào [ngày kết thúc].)
• I plan to take [number of weeks/months] off in accordance with company policy.
  (Tôi dự định nghỉ trong vòng [số tuần/tháng] theo đúng chính sách của công ty.)
• My expected due date is [due date], and I would like to plan my leave accordingly.
  (Ngày dự sinh của tôi là [ngày], và tôi muốn lên kế hoạch nghỉ thai sản phù hợp.)
• I have spoken with [colleague’s name], who will be covering my duties during my absence.
  (Tôi đã trao đổi với [tên đồng nghiệp], người sẽ đảm nhận công việc của tôi trong thời gian vắng mặt.)
• I will make sure to complete all pending work and prepare necessary handover documents before I leave.
  (Tôi sẽ đảm bảo hoàn thành tất cả công việc còn lại và chuẩn bị tài liệu bàn giao trước khi nghỉ.)
• My team has been informed, and I’ve worked out a transition plan to avoid disruptions.
  (Tôi đã thông báo với nhóm và lên kế hoạch chuyển giao để không gây gián đoạn công việc.)

2.3. Mẫu câu yêu cầu hoặc hành động

Dưới đây là các mẫu câu thể hiện mong muốn nhận hướng dẫn hoặc yêu cầu xác nhận từ người nhận email:

• Could you please confirm if any paperwork is required to complete my leave request?
  (Anh/chị có thể vui lòng xác nhận xem tôi có cần nộp thêm giấy tờ gì không?)
• Please let me know the next steps to ensure this process goes smoothly.
  (Xin hãy cho tôi biết các bước tiếp theo để quá trình này diễn ra thuận lợi.)
• I would appreciate it if you could guide me through the necessary procedures.
  (Tôi rất cảm kích nếu anh/chị có thể hướng dẫn tôi các thủ tục cần thiết.)
• Kindly inform me of any additional documentation or HR forms that may be needed.
  (Xin vui lòng cho tôi biết nếu cần thêm giấy tờ hoặc biểu mẫu nào từ phòng nhân sự.)
• If there is any training or handover meeting required before my leave, I’m happy to schedule it.
  (Nếu cần buổi đào tạo hoặc họp bàn giao trước khi nghỉ, tôi sẵn sàng sắp xếp.)

Xem thêm: Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho dân công sở

2.4. Mẫu câu kết thúc email

Kết thúc email bằng lời cảm ơn và mong nhận được sự xác nhận từ phía người nhận là điều cần thiết để tạo sự chuyên nghiệp:

• Thank you for your support and understanding during this important time.
  (Cảm ơn anh/chị vì sự hỗ trợ và thấu hiểu trong giai đoạn quan trọng này.)
• I look forward to your confirmation and guidance.
  (Tôi mong nhận được xác nhận và hướng dẫn từ anh/chị.)
• Please don’t hesitate to reach out if you need any further details from me.
  (Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu cần thêm thông tin.)
  I appreciate your time and assistance.
  (Tôi trân trọng thời gian và sự giúp đỡ của anh/chị.)
• Looking forward to resuming work after my leave and staying in touch.
  (Tôi mong sớm quay lại làm việc sau kỳ nghỉ và vẫn giữ liên lạc trong thời gian tới.)

Xem thêm: CÁCH VIẾT THƯ CẢM ƠN KHI NGHỈ VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

2.5. Cụm từ hữu ích cho email nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

Đây là những cụm từ mang tính chuyên môn cao, thường xuyên được dùng trong các email công việc về nghỉ thai sản:

• Maternity leave request – yêu cầu nghỉ thai sản
  
• Expected delivery date – ngày sinh dự kiến
  
• Leave duration – thời gian nghỉ
  
• Handover documentation – tài liệu bàn giao
  
• Temporary replacement – người thay thế tạm thời
  
• In accordance with company policy – theo chính sách công ty
  
• HR procedures – thủ tục nhân sự
  
• Complete all pending tasks – hoàn thành mọi công việc còn lại
  
• Remain reachable – vẫn có thể liên hệ
  
• Smooth transition – chuyển giao công việc suôn sẻ
  
• Support and understanding – sự hỗ trợ và thấu hiểu
  
• Work coverage – sắp xếp công việc thay thế
  
• Formally inform/request – thông báo chính thức / yêu cầu chính thức

Xem thêm: NHỮNG TỪ VỰNG, MẪU CÂU THUYẾT PHỤC BẰNG TIẾNG ANH THÔNG DỤNG NHẤT

3. Các mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh

3.1. Mẫu 1: Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh gửi quản lý trực tiếp

Email bằng tiếng Anh:

Subject: Maternity Leave Notification

Dear Mr. Johnson,

I hope you are doing well. I am writing to officially inform you about my upcoming maternity leave.

According to the company’s policy, I am eligible for 16 weeks of leave. I plan to begin my leave on June 10, 2025, and return on October 1, 2025. My expected due date is June 20.

To ensure a smooth workflow, I have discussed with Ms. Chloe Nguyen to temporarily take over my responsibilities during this period. I will prepare all necessary documents and complete my pending tasks before my last working day.

Please let me know if there are any additional procedures or paperwork I need to complete.

Thank you for your understanding and support.

Best regards,
Emily Tran

Bản dịch tiếng Việt:

Tiêu đề: Thông báo nghỉ thai sản

Kính gửi ông Johnson,

Tôi hy vọng ông vẫn khỏe. Tôi viết email này để chính thức thông báo với ông về kỳ nghỉ thai sản sắp tới của tôi.

Theo chính sách của công ty, tôi đủ điều kiện nghỉ thai sản trong 16 tuần. Tôi dự định bắt đầu nghỉ từ ngày 10 tháng 6 năm 2025 và quay lại làm việc vào ngày 1 tháng 10 năm 2025. Ngày dự sinh của tôi là 20 tháng 6.

Để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, tôi đã trao đổi với cô Chloe Nguyễn và cô ấy đồng ý đảm nhiệm công việc của tôi trong thời gian tôi vắng mặt. Tôi sẽ hoàn thành các công việc còn lại và chuẩn bị tài liệu bàn giao trước ngày làm việc cuối cùng.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu còn thủ tục hoặc giấy tờ nào cần hoàn tất.

Cảm ơn ông vì sự thấu hiểu và hỗ trợ.

Trân trọng,
Emily Trần

3.2. Mẫu 2: Email gửi phòng nhân sự để xin hướng dẫn thủ tục

Email bằng tiếng Anh:

Subject: Request for Maternity Leave and Process Details

Dear HR Team,

I would like to formally request maternity leave starting from July 1, 2025, to October 21, 2025. This leave is based on the company’s standard policy and my due date is around July 10.

Please let me know what forms or documents are required to complete this process. I am happy to provide any medical certificates or additional details if needed.

I have discussed my temporary coverage with Mr. Minh Le, who will assist with my current tasks. I will ensure everything is organized and documented before my leave begins.

Thank you in advance for your time and guidance.

Kind regards,
Nguyen Thi Lan

Bản dịch tiếng Việt:

Tiêu đề: Yêu cầu nghỉ thai sản và thông tin thủ tục

Kính gửi phòng Nhân sự,

Tôi muốn chính thức xin nghỉ thai sản từ ngày 1 tháng 7 năm 2025 đến ngày 21 tháng 10 năm 2025. Kỳ nghỉ này dựa theo chính sách tiêu chuẩn của công ty, và ngày dự sinh của tôi rơi vào khoảng ngày 10 tháng 7.

Xin vui lòng cho tôi biết những biểu mẫu hoặc tài liệu nào cần nộp để hoàn tất thủ tục. Tôi sẵn sàng cung cấp giấy chứng nhận y tế hoặc các thông tin khác nếu cần.

Tôi đã bàn bạc với anh Minh Lê để anh ấy hỗ trợ các công việc hiện tại trong thời gian tôi vắng mặt. Tôi sẽ đảm bảo mọi thứ được sắp xếp và ghi chú rõ ràng trước khi nghỉ.

Xin cảm ơn quý phòng đã hỗ trợ và hướng dẫn.

Trân trọng,
Nguyễn Thị Lan

3.3. Mẫu 3: Email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh gửi đồng nghiệp

Email bằng tiếng Anh:

Subject: Temporary Leave Notification

Hi Team,

I hope you’re all doing well. I wanted to let you know that I will be on maternity leave from August 5, 2025, until November 25, 2025.

During this time, Ms. Mai Pham will be your point of contact for any matters related to my current projects. I’m currently working on wrapping up all active tasks and will leave detailed notes to ensure a smooth handover.

Feel free to reach out before August 1 if you need anything from me directly. Thank you so much for your support!

Warm regards,
Linh Vo

Bản dịch tiếng Việt:

Tiêu đề: Thông báo nghỉ tạm thời

Chào cả nhà,

Mình hy vọng mọi người đều khỏe. Mình muốn thông báo rằng mình sẽ nghỉ thai sản từ ngày 5 tháng 8 năm 2025 đến ngày 25 tháng 11 năm 2025.

Trong thời gian này, cô Mai Phạm sẽ là người liên hệ chính với mọi vấn đề liên quan đến các dự án hiện tại của mình. Mình đang gấp rút hoàn thành các công việc còn lại và sẽ để lại hướng dẫn chi tiết để quá trình chuyển giao được suôn sẻ.

Nếu cần hỗ trợ gì trước ngày 1 tháng 8, cứ thoải mái liên hệ với mình nhé. Cảm ơn mọi người đã luôn hỗ trợ!

Thân mến,
Võ Linh

Hy vọng với những hướng dẫn và mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh trong bài viết, bạn đã có thể dễ dàng tự soạn một email chỉn chu, thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế trong môi trường làm việc quốc tế. Nếu bạn vẫn còn gặp khó khăn trong việc diễn đạt, lựa chọn từ ngữ phù hợp hoặc muốn cải thiện khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc, đừng ngần ngại tham gia khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Khóa học được thiết kế chuyên biệt cho người đi làm, giúp bạn tự tin giao tiếp qua email, họp hành và trao đổi công việc hoàn toàn bằng tiếng Anh.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh