GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

Trong kinh doanh hiện đại, việc giao tiếp hiệu quả qua email là không thể thiếu, đặc biệt là các vấn đề nhạy cảm như nhắc nhở thanh toán. Một email nhắc nhở thanh toán được viết không chỉ giúp đảm bảo thanh toán cho doanh nghiệp mà còn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Trong bài viết này, Tiếng Anh giao tiếp Langmaster sẽ đưa ra những gợi ý về cách viết cùng với 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh để bạn có thể áp dụng cho nhu cầu của mình.

1. Cách viết Email nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

Cách viết Email nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

Khi viết thư nhắc nợ bằng tiếng Anh, việc tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau đây sẽ giúp email của bạn trở nên rõ ràng, lịch sự và hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý:

Tiêu đề rõ ràng

Sử dụng tiêu đề cụ thể và trực tiếp, ví dụ: "Payment Reminder for Invoice [Số Hóa Đơn]".

Điều này giúp người nhận nhận biết nhanh chóng nội dung của email.

Chào hỏi lịch sự

Bắt đầu email với lời chào hỏi thân thiện, ví dụ: "Dear [Tên Khách Hàng], I hope this email finds you well."

Nêu rõ mục đích

Trong phần mở đầu, nên rõ ràng về mục đích của email: nhắc nhở về một khoản thanh toán chưa được thanh toán.

Ví dụ: "We are writing to remind you about the outstanding payment for Invoice [Số Hóa Đơn], due on [Ngày Đáo Hạn]."

Thông tin chi tiết về hóa đơn

Cung cấp chi tiết về hóa đơn bao gồm số hóa đơn, ngày đáo hạn và số tiền cần thanh toán.

Thái độ hợp tác và hỗ trợ

Bày tỏ sự mong muốn hợp tác, nhấn mạnh rằng bạn sẵn lòng hỗ trợ nếu có vấn đề nào cản trở việc thanh toán.

Hướng dẫn thanh toán

Cung cấp thông tin về cách thức thanh toán, bao gồm các phương thức thanh toán chấp nhận được.

Nhắc nhở về những vấn đề có thể không tốt nếu chậm trễ

Một cách nhẹ nhàng, nhắc nhở về các vấn đề có thể xảy ra nếu thanh toán chậm trễ, chẳng hạn như phí trễ nợ.

Kết thúc lịch sự

Kết thúc email với lời cảm ơn và sự tôn trọng, ví dụ: "Thank you for your prompt attention to this”

Thông tin liên hệ

Bao gồm thông tin liên hệ của bạn hoặc của bộ phận tài chính để người nhận có thể liên hệ nếu có thắc mắc.

Kiểm tra và gửi

Trước khi gửi, hãy đọc lại email để đảm bảo rằng nó rõ ràng, chính xác và không có lỗi chính tả.

Cách viết thư nhắc nhở bằng tiếng Anh hiệu quả đó là giữ tinh thần chuyên nghiệp nhưng cũng cần thể hiện sự lịch sự và thân thiện. Mục tiêu là khuyến khích người nhận thanh toán mà không làm tổn thương mối quan hệ hợp tác.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

2. 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

2.1 Nhắc nhở khi sắp đến hạn thanh toán

Khi sắp đến hạn thanh toán, nhằm nhắc nhở khách hàng tránh quên ngày đáo hạn. Thời điểm gửi email chỉ là một lời nhắc khéo nhẹ nhàng về khoản sắp cần thanh toán, do đó duy trì một tông giọng chuyên nghiệp, lịch sự và sử dụng ngôn ngữ không gây áp đặt hay cảm giác tiêu cực.

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh khi sắp đến hạn

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi sắp đến hạn:

Subject: Upcoming Payment Due Reminder for Invoice [Invoice Number]

Dear [Customer's Name],

I hope this message finds you well. As we approach the due date for the payment of Invoice [Invoice Number], we wanted to send a gentle reminder to help ensure that this matter is taken care of in a timely manner.

The payment for [Amount] is due on [Due Date]. We would like to remind you of this upcoming deadline to avoid any potential late fees or disruptions in service.

We understand that managing payments can be complex, and we are here to assist in any way we can. If you have already arranged for this payment, please disregard this reminder. However, if you have any questions or require further information, do not hesitate to reach out.

To make the payment process as convenient as possible, we accept [List of Payment Methods], and detailed instructions can be found [If Applicable: Attached/Provided in the Invoice].

Thank you for your prompt attention to this matter. We greatly appreciate your cooperation and continued business.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

2.2 Nhắc nhở khi đã trễ hạn thanh toán

Khi khách hàng đã quá hạn nhưng chỉ một vài ngày, thư sẽ có thêm phần nhắc nhở các vấn đề có thể xảy ra nếu không nhanh chóng thanh toán như thêm phí trễ hạn hoặc lãi suất…

Thời điểm này khách hàng hàng chỉ chậm thanh toán so với ngày đáo hạn chưa quá lâu, chính vì vậy vẫn phải luôn duy trì ngôn từ lịch sự, nhấn mạnh một cách nhẹ nhàng về bất kỳ hậu quả nào có thể xảy ra do việc chậm trễ.

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh khi đã trễ hạn

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi đã trễ hạn:

Subject: Important: Overdue Payment for Invoice [Invoice Number]

Dear [Customer's Name],

I hope you are doing well. We are writing to bring to your attention that the payment for Invoice [Invoice Number], which was due on [Original Due Date], is now overdue. As of today, the amount of [Amount] remains outstanding.

We understand that there may be various reasons for this delay and we are more than willing to discuss any concerns or issues you might be facing. It is important for us to work together to find a solution that works for both parties.

To avoid any further inconvenience or additional fees, we kindly request that the payment be made as soon as possible. If you have already made this payment, please disregard this notice and accept our thanks.

In case there are any issues or if you need further clarification regarding this payment, please do not hesitate to contact us at [Your Contact Information]. We are here to assist you.

We value your business and look forward to resolving this matter promptly. Thank you for your immediate attention to this important issue.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

2.3 Nhắc khi đã trễ hạn thanh toán nhiều lần:

Thông thường sau 3 lần nhắc nhở, email này sẽ mang tính nghiêm trọng hơn tuy nhiên vẫn duy trì tone giọng hợp tác cho phép khách hàng hạn thanh toán lần cuối, Nhấn mạnh đây là lần cuối nhắc và nếu không thanh toán vào lần này sẽ bắt đầu tính phí trễ hạn, lãi suất hoặc ngắt nguồn cung cấp (điện, nước…).

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh khi đã trễ hạn nhiều lần

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi đã trễ hạn nhiều lần:

Subject: Final Reminder: Overdue Payment for Invoice [Invoice Number] - Immediate Action Required

Dear [Customer's Name]

I hope this message finds you well. We are writing to you with serious concern regarding the overdue payment for Invoice [Invoice Number]. As of now, this payment has been overdue for an extended period, and despite our previous reminders, we regret to note that it remains unsettled.

We understand that there might be circumstances that have led to this delay. However, this is our final reminder, and we must inform you that if the payment of [Amount] is not received by [Final Deadline Date], we will have no choice but to apply a late payment fee or interest rate of [Specified Rate] as per our terms and conditions.

This step is not something we take lightly, and we sincerely wish to avoid this course of action. We urge you to treat this matter with utmost urgency and settle the outstanding amount at the earliest.

If there are any specific issues preventing you from making the payment, or if you would like to discuss a payment plan, please contact us immediately at [Your Contact Information]. We are ready to work with you to find a feasible solution.

Please be aware that failure to respond by [Final Deadline Date] will result in additional charges and may lead to further actions to recover the debt.

Thank you for your prompt attention to this critical matter. We value our relationship and hope to resolve this situation amicably

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

2.4 Cảm ơn đã thanh toán

Sau khi khách hàng đã thanh toán, để duy trì mối quan hệ hợp tsc tốt đẹp, bạn nên gửi email cảm ơn. Gửi email cảm ơn thể hiện sự quan tâm và trân trọng đối với khách hàng. Điều này giúp xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.

Đồng thời, việc gửi email cảm ơn cho thấy sự chuyên nghiệp và kỷ luật trong công việc. Điều này tạo ấn tượng tích cực và nâng cao hình ảnh của công ty. Khi khách hàng cảm thấy được trân trọng, họ có nhiều khả năng hơn để tiếp tục giao dịch với công ty trong tương lai.

Hơn nữa, mỗi lần liên hệ với khách hàng là một cơ hội để tạo ấn tượng. Email cảm ơn là một điểm chạm tích cực, giúp khách hàng nhớ đến công ty với những trải nghiệm dễ chịu.

Mẫu thư cảm ơn thanh toán bằng tiếng Anh

Mẫu thư cảm ơn khách hàng sau khi đã thanh toán:

Subject: Thank You for Your Payment – [Invoice Number]

Dear [Customer's Name],

I hope this email finds you well. We are writing to express our sincere gratitude for your recent payment for Invoice [Invoice Number]. We have successfully received the payment of [Amount], and your account is now up to date.

Your promptness in settling the invoice not only aids in maintaining a smooth business operation but also reflects the trust and reliability we cherish in our business relationship. We truly appreciate your timely response and the ease of doing business with you.

As a valued customer, your satisfaction is our top priority. If there is any further assistance or service we can provide to enhance your experience with us, please do not hesitate to reach out.

We look forward to continuing our business relationship and are here to support you in any way we can. Thank you once again for your payment and your continued trust in [Your Company Name].

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Trên đây là tổng hợp thông tin cách viết và 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh mà bạn có thể tham khảo. Để nhanh chóng nâng cao khả năng ngoại ngữ càng sớm càng tốt, hãy tham gia các lớp học của Tiếng Anh giao tiếp Langmaster ngay hôm nay.