GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

Trong kinh doanh hiện đại, việc giao tiếp hiệu quả qua email là không thể thiếu, đặc biệt là các vấn đề nhạy cảm như nhắc nhở thanh toán. Một email nhắc nhở thanh toán được viết không chỉ giúp đảm bảo thanh toán cho doanh nghiệp mà còn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Trong bài viết này, Tiếng Anh giao tiếp Langmaster sẽ đưa ra những gợi ý về cách viết cùng với 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh để bạn có thể áp dụng cho nhu cầu của mình.

1. Cách viết Email nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

Khi viết thư nhắc nợ bằng tiếng Anh, việc tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau đây sẽ giúp email của bạn trở nên rõ ràng, lịch sự và hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý:

Tiêu đề rõ ràng

Sử dụng tiêu đề cụ thể và trực tiếp, ví dụ: "Payment Reminder for Invoice [Số Hóa Đơn]".

Điều này giúp người nhận nhận biết nhanh chóng nội dung của email.

Chào hỏi lịch sự

Bắt đầu email với lời chào hỏi thân thiện, ví dụ: "Dear [Tên Khách Hàng], I hope this email finds you well."

Nêu rõ mục đích

Trong phần mở đầu, nên rõ ràng về mục đích của email: nhắc nhở về một khoản thanh toán chưa được thanh toán.

Ví dụ: "We are writing to remind you about the outstanding payment for Invoice [Số Hóa Đơn], due on [Ngày Đáo Hạn]."

Thông tin chi tiết về hóa đơn

Cung cấp chi tiết về hóa đơn bao gồm số hóa đơn, ngày đáo hạn và số tiền cần thanh toán.

Thái độ hợp tác và hỗ trợ

Bày tỏ sự mong muốn hợp tác, nhấn mạnh rằng bạn sẵn lòng hỗ trợ nếu có vấn đề nào cản trở việc thanh toán.

Hướng dẫn thanh toán

Cung cấp thông tin về cách thức thanh toán, bao gồm các phương thức thanh toán chấp nhận được.

Nhắc nhở về những vấn đề có thể không tốt nếu chậm trễ

Một cách nhẹ nhàng, nhắc nhở về các vấn đề có thể xảy ra nếu thanh toán chậm trễ, chẳng hạn như phí trễ nợ.

Kết thúc lịch sự

Kết thúc email với lời cảm ơn và sự tôn trọng, ví dụ: "Thank you for your prompt attention to this”

Thông tin liên hệ

Bao gồm thông tin liên hệ của bạn hoặc của bộ phận tài chính để người nhận có thể liên hệ nếu có thắc mắc.

Kiểm tra và gửi

Trước khi gửi, hãy đọc lại email để đảm bảo rằng nó rõ ràng, chính xác và không có lỗi chính tả.

Cách viết thư nhắc nhở bằng tiếng Anh hiệu quả đó là giữ tinh thần chuyên nghiệp nhưng cũng cần thể hiện sự lịch sự và thân thiện. Mục tiêu là khuyến khích người nhận thanh toán mà không làm tổn thương mối quan hệ hợp tác.

Xem thêm: Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh khéo léo, chuyên nghiệp

2. 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

2.1 Nhắc nhở khi sắp đến hạn thanh toán

Khi sắp đến hạn thanh toán, nhằm nhắc nhở khách hàng tránh quên ngày đáo hạn. Thời điểm gửi email chỉ là một lời nhắc khéo nhẹ nhàng về khoản sắp cần thanh toán, do đó duy trì một tông giọng chuyên nghiệp, lịch sự và sử dụng ngôn ngữ không gây áp đặt hay cảm giác tiêu cực.

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi sắp đến hạn:

Subject: Upcoming Payment Due Reminder for Invoice [Invoice Number]

Dear [Customer's Name],

I hope this message finds you well. As we approach the due date for the payment of Invoice [Invoice Number], we wanted to send a gentle reminder to help ensure that this matter is taken care of in a timely manner.

The payment for [Amount] is due on [Due Date]. We would like to remind you of this upcoming deadline to avoid any potential late fees or disruptions in service.

We understand that managing payments can be complex, and we are here to assist in any way we can. If you have already arranged for this payment, please disregard this reminder. However, if you have any questions or require further information, do not hesitate to reach out.

To make the payment process as convenient as possible, we accept [List of Payment Methods], and detailed instructions can be found [If Applicable: Attached/Provided in the Invoice].

Thank you for your prompt attention to this matter. We greatly appreciate your cooperation and continued business.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Nhắc nhở sắp đến hạn thanh toán cho Hóa đơn [Số hóa đơn]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Hy vọng bạn vẫn khỏe mạnh và công việc thuận lợi. Khi chúng ta sắp đến hạn thanh toán cho Hóa đơn [Số hóa đơn], chúng tôi muốn gửi lời nhắc nhẹ nhàng để đảm bảo rằng vấn đề này được xử lý đúng thời hạn.

Số tiền cần thanh toán là [Số tiền], với hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn]. Chúng tôi xin nhắc bạn về thời hạn sắp tới này để tránh bất kỳ khoản phí phạt trễ nào hoặc gián đoạn trong dịch vụ.

Chúng tôi hiểu rằng việc quản lý các khoản thanh toán có thể phức tạp, và chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi trường hợp. Nếu bạn đã thực hiện thanh toán này, vui lòng bỏ qua thư nhắc nhở này. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Để quá trình thanh toán diễn ra thuận tiện nhất, chúng tôi chấp nhận các phương thức thanh toán sau: [Danh sách phương thức thanh toán], và hướng dẫn chi tiết được đính kèm trong hóa đơn [hoặc: đính kèm theo email nếu có].

Cảm ơn bạn đã chú ý kịp thời đến vấn đề này. Chúng tôi chân thành cảm ơn sự hợp tác và tiếp tục đồng hành của bạn.

Trân trọng,

[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty bạn]
[Thông tin liên hệ]

>> Xem thêm:

2.2 Nhắc nhở khi đã trễ hạn thanh toán

Khi khách hàng đã quá hạn nhưng chỉ một vài ngày, thư sẽ có thêm phần nhắc nhở các vấn đề có thể xảy ra nếu không nhanh chóng thanh toán như thêm phí trễ hạn hoặc lãi suất…

Thời điểm này khách hàng hàng chỉ chậm thanh toán so với ngày đáo hạn chưa quá lâu, chính vì vậy vẫn phải luôn duy trì ngôn từ lịch sự, nhấn mạnh một cách nhẹ nhàng về bất kỳ hậu quả nào có thể xảy ra do việc chậm trễ.

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi đã trễ hạn:

Subject: Important: Overdue Payment for Invoice [Invoice Number]

Dear [Customer's Name],

I hope you are doing well. We are writing to bring to your attention that the payment for Invoice [Invoice Number], which was due on [Original Due Date], is now overdue. As of today, the amount of [Amount] remains outstanding.

We understand that there may be various reasons for this delay and we are more than willing to discuss any concerns or issues you might be facing. It is important for us to work together to find a solution that works for both parties.

To avoid any further inconvenience or additional fees, we kindly request that the payment be made as soon as possible. If you have already made this payment, please disregard this notice and accept our thanks.

In case there are any issues or if you need further clarification regarding this payment, please do not hesitate to contact us at [Your Contact Information]. We are here to assist you.

We value your business and look forward to resolving this matter promptly. Thank you for your immediate attention to this important issue.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Quan trọng: Thanh toán quá hạn cho Hóa đơn [Số hóa đơn]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Hy vọng bạn vẫn khỏe mạnh. Chúng tôi viết thư này để thông báo rằng khoản thanh toán cho Hóa đơn [Số hóa đơn], với hạn thanh toán ban đầu là [Ngày đến hạn], hiện đã quá hạn. Tính đến hôm nay, số tiền [Số tiền] vẫn chưa được thanh toán.

Chúng tôi hiểu rằng có thể có nhiều lý do dẫn đến sự chậm trễ này và chúng tôi hoàn toàn sẵn sàng trao đổi nếu bạn đang gặp bất kỳ khó khăn hoặc vướng mắc nào. Điều quan trọng là cả hai bên cùng hợp tác để tìm ra giải pháp phù hợp.

Để tránh những bất tiện khác hoặc các khoản phí phát sinh, chúng tôi kính mong bạn hoàn tất thanh toán trong thời gian sớm nhất. Nếu bạn đã thanh toán rồi, xin vui lòng bỏ qua thông báo này và nhận lời cảm ơn từ chúng tôi.

Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ hoặc cần làm rõ thêm về khoản thanh toán này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [Thông tin liên hệ của bạn]. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Chúng tôi rất trân trọng sự hợp tác của bạn và mong muốn sớm giải quyết vấn đề này. Cảm ơn bạn đã dành sự quan tâm kịp thời đến vấn đề quan trọng này.

Trân trọng,

[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty bạn]
[Thông tin liên hệ]

Xem thêm: Cách viết email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh cho mọi tình huống

2.3 Nhắc khi đã trễ hạn thanh toán nhiều lần:

Thông thường sau 3 lần nhắc nhở, email này sẽ mang tính nghiêm trọng hơn tuy nhiên vẫn duy trì tone giọng hợp tác cho phép khách hàng hạn thanh toán lần cuối, Nhấn mạnh đây là lần cuối nhắc và nếu không thanh toán vào lần này sẽ bắt đầu tính phí trễ hạn, lãi suất hoặc ngắt nguồn cung cấp (điện, nước…).

Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi đã trễ hạn nhiều lần:

Subject: Final Reminder: Overdue Payment for Invoice [Invoice Number] - Immediate Action Required

Dear [Customer's Name]

I hope this message finds you well. We are writing to you with serious concern regarding the overdue payment for Invoice [Invoice Number]. As of now, this payment has been overdue for an extended period, and despite our previous reminders, we regret to note that it remains unsettled.

We understand that there might be circumstances that have led to this delay. However, this is our final reminder, and we must inform you that if the payment of [Amount] is not received by [Final Deadline Date], we will have no choice but to apply a late payment fee or interest rate of [Specified Rate] as per our terms and conditions.

This step is not something we take lightly, and we sincerely wish to avoid this course of action. We urge you to treat this matter with utmost urgency and settle the outstanding amount at the earliest.

If there are any specific issues preventing you from making the payment, or if you would like to discuss a payment plan, please contact us immediately at [Your Contact Information]. We are ready to work with you to find a feasible solution.

Please be aware that failure to respond by [Final Deadline Date] will result in additional charges and may lead to further actions to recover the debt.

Thank you for your prompt attention to this critical matter. We value our relationship and hope to resolve this situation amicably

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Nhắc nhở cuối cùng: Thanh toán quá hạn cho Hóa đơn [Số hóa đơn] – Cần xử lý ngay

Kính gửi [Tên khách hàng],

Hy vọng bạn vẫn khỏe mạnh. Chúng tôi gửi thư này với mối quan ngại nghiêm túc liên quan đến khoản thanh toán quá hạn của Hóa đơn [Số hóa đơn]. Tính đến thời điểm hiện tại, khoản thanh toán này đã bị trễ trong một khoảng thời gian dài và mặc dù chúng tôi đã gửi nhiều nhắc nhở trước đó, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng khoản thanh toán vẫn chưa được thực hiện.

Chúng tôi hiểu rằng có thể có những hoàn cảnh khiến việc thanh toán bị chậm trễ. Tuy nhiên, đây là thư nhắc nhở cuối cùng, và chúng tôi xin thông báo rằng nếu khoản thanh toán trị giá [Số tiền] không được thanh toán trước ngày [Hạn cuối cùng], chúng tôi buộc phải áp dụng phí chậm thanh toán hoặc lãi suất [Tỷ lệ quy định] theo các điều khoản đã thỏa thuận trước đó.

Đây là bước mà chúng tôi hoàn toàn không mong muốn phải thực hiện và thật sự hy vọng có thể tránh được. Vì vậy, chúng tôi kêu gọi bạn xử lý vấn đề này một cách khẩn trương nhất và hoàn tất khoản thanh toán còn lại trong thời gian sớm nhất.

Nếu có bất kỳ khó khăn cụ thể nào đang ngăn cản việc thanh toán, hoặc bạn muốn thảo luận về kế hoạch trả chậm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay qua [Thông tin liên hệ của bạn]. Chúng tôi sẵn sàng phối hợp để tìm ra giải pháp phù hợp.

Xin lưu ý rằng nếu chúng tôi không nhận được phản hồi hoặc thanh toán trước ngày [Hạn cuối cùng], chúng tôi buộc phải tiến hành thêm các biện pháp cần thiết để thu hồi công nợ, bao gồm cả việc phát sinh chi phí hoặc xử lý pháp lý nếu cần thiết.

Cảm ơn bạn đã chú ý kịp thời đến vấn đề nghiêm trọng này. Chúng tôi trân trọng mối quan hệ hợp tác và mong muốn giải quyết tình huống này một cách thiện chí.

Trân trọng,

[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty bạn]
[Thông tin liên hệ]

Xem thêm:

2.4 Cảm ơn đã thanh toán

Sau khi khách hàng đã thanh toán, để duy trì mối quan hệ hợp tsc tốt đẹp, bạn nên gửi email cảm ơn. Gửi email cảm ơn thể hiện sự quan tâm và trân trọng đối với khách hàng. Điều này giúp xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.

Mẫu thư cảm ơn thanh toán bằng tiếng Anh

Mẫu thư cảm ơn khách hàng sau khi đã thanh toán:

Subject: Thank You for Your Payment – [Invoice Number]

Dear [Customer's Name],

I hope this email finds you well. We are writing to express our sincere gratitude for your recent payment for Invoice [Invoice Number]. We have successfully received the payment of [Amount], and your account is now up to date.

Your promptness in settling the invoice not only aids in maintaining a smooth business operation but also reflects the trust and reliability we cherish in our business relationship. We truly appreciate your timely response and the ease of doing business with you.

As a valued customer, your satisfaction is our top priority. If there is any further assistance or service we can provide to enhance your experience with us, please do not hesitate to reach out.

We look forward to continuing our business relationship and are here to support you in any way we can. Thank you once again for your payment and your continued trust in [Your Company Name].

Warm regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Dịch nghĩa tiếng Việt

Chủ đề: Cảm ơn quý khách đã thanh toán – [Số hóa đơn]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Hy vọng bạn đang có một ngày làm việc thuận lợi. Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành vì khoản thanh toán gần đây của bạn cho Hóa đơn [Số hóa đơn]. Chúng tôi đã nhận được đầy đủ số tiền [Số tiền], và tài khoản của bạn hiện đã được cập nhật.

Việc bạn thanh toán đúng hạn không chỉ góp phần duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ, mà còn thể hiện sự tin tưởng và hợp tác mà chúng tôi vô cùng trân trọng trong mối quan hệ giữa hai bên. Chúng tôi đánh giá rất cao sự phản hồi nhanh chóng và sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc cùng bạn.

Với tư cách là một khách hàng thân thiết, sự hài lòng của bạn luôn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi. Nếu có bất kỳ điều gì chúng tôi có thể hỗ trợ thêm để nâng cao trải nghiệm của bạn, xin đừng ngần ngại liên hệ.

Chúng tôi mong muốn tiếp tục hợp tác lâu dài và luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi nhu cầu. Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn bạn vì khoản thanh toán vừa qua và sự tin tưởng dành cho [Tên công ty bạn].

Trân trọng,

[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Tên công ty bạn]
[Thông tin liên hệ]

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

Trên đây là tổng hợp thông tin và 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo và áp dụng trong công việc thực tế. Tuy nhiên, để có thể viết – nói – giao tiếp tiếng Anh một cách trôi chảy, chuyên nghiệp, không chỉ dừng lại ở việc học mẫu mà còn cần rèn luyện tư duy ngôn ngữ và phản xạ.

Nếu bạn đang muốn nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh giao tiếp trong môi trường làm việc, đặc biệt là kỹ năng trao đổi qua email, điện thoại, hoặc hội thoại với khách hàng, đừng bỏ lỡ khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH