Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất và các lưu ý

Khi quyết định nghỉ việc, việc soạn thảo một mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là điều rất quan trọng. Email nghỉ việc không chỉ thể hiện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh của bạn mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty. Trong bài viết này, Langmaster sẽ cung cấp các mẫu email tiếng Anh chuẩn và những lưu ý cần thiết để bạn có thể viết email xin nghỉ việc một cách hiệu quả và lịch sự.

1. Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh là gì?

Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh là “Letter of resignation” hay cũng có thể là Farewell/Goodbye letter. Đây là một văn bản chính thức thông báo với cấp trên hoặc bộ phận nhân sự về quyết định nghỉ việc của bạn.

Đơn xin nghỉ việc thường bao gồm các thông tin như ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc, cam kết hỗ trợ trong quá trình bàn giao công việc và lời cảm ơn tới công ty cùng các đồng nghiệp.

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL XIN NGHỈ PHÉP TIẾNG ANH KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

2. Cấu trúc của email xin nghỉ bằng tiếng Anh

Khi soạn email xin nghỉ việc, cấu trúc của email rất quan trọng để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách rõ ràng và lịch sự. Một email xin nghỉ việc hoàn chỉnh sẽ bao gồm các phần sau:

2.1. Tiêu đề email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Tiêu đề email là phần đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy, vì vậy, nó cần rõ ràng và ngắn gọn. Một số ví dụ tiêu đề email xin nghỉ việc chuẩn:

Resignation Notice – [Tên bạn] (Thông báo nghỉ việc – [Tên bạn])
Resignation Letter – [Tên bạn] (Đơn xin nghỉ việc – [Tên bạn])
Formal Resignation Notification (Thông báo nghỉ việc chính thức)

Tiêu đề email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

2.2. Phần mở đầu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Phần mở đầu của email cần thể hiện sự tôn trọng và lịch sự. Bạn có thể bắt đầu email bằng lời chào và bày tỏ hy vọng người nhận sẽ đọc email với sự hiểu biết và thông cảm.

Cấu trúc gợi ý:

Dear [Tên người nhận], (Kính gửi [Tên người nhận],)
I hope this email finds you well.
(Hy vọng email này tìm thấy bạn trong tình trạng tốt.)

Phần mở đầu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết email reminder bằng tiếng Anh

2.3. Phần thân email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Trong phần thân của email, bạn cần trình bày rõ ràng lý do xin nghỉ việc và thời gian thông báo nghỉ việc. Đây là phần quan trọng nhất của email.

Cấu trúc gợi ý:

I am writing to formally resign from my position as [Chức vụ] at [Tên công ty], effective from [Ngày nghỉ việc].
(Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ việc với chức vụ [Chức vụ] tại [Tên công ty], có hiệu lực từ [Ngày nghỉ việc].)
It has been a great experience working with such a dynamic team, and I am grateful for the opportunities I have had at [Tên công ty].
(Đây là một trải nghiệm tuyệt vời khi làm việc với một đội ngũ năng động như vậy, và tôi rất biết ơn những cơ hội mà tôi đã có tại [Tên công ty].)
I will ensure a smooth transition during my remaining time at the company and am happy to assist in any way needed to hand over my responsibilities.
(Tôi sẽ đảm bảo quá trình chuyển giao công việc suôn sẻ trong thời gian còn lại tại công ty và sẵn sàng hỗ trợ nếu cần thiết để chuyển giao trách nhiệm của mình.)

Phần thân email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh

2.4. Phần kết email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Kết email xin nghỉ việc cần thể hiện sự biết ơn và lời chúc tốt đẹp tới công ty. Bạn cũng có thể đề xuất hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc.

Cấu trúc gợi ý:

Thank you for the opportunity to work at [Tên công ty]. I have learned a lot and truly appreciate the experience.
(Cảm ơn bạn đã cho tôi cơ hội làm việc tại [Tên công ty]. Tôi đã học hỏi rất nhiều và thật sự trân trọng trải nghiệm này.)
I wish you and the team continued success, and I hope we can stay in touch moving forward.
(Tôi chúc bạn và đội ngũ tiếp tục thành công, và hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc trong tương lai.)
Thank you once again for everything.
(Cảm ơn một lần nữa vì tất cả.)
Best regards,
(Trân trọng,)
[Tên của bạn]

Phần kết email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

3. Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất

3.1. Mẫu 1: Mẫu email xin nghỉ việc do lý do cá nhân

Subject: Resignation Notice – John Doe

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well.

I am writing to formally submit my resignation from my position as Marketing Manager at XYZ Company, effective from June 30, 2025. After careful consideration, I have decided to pursue other personal interests and career opportunities.

I want to express my sincere gratitude for the opportunity to work at XYZ Company. The experience and skills I have gained during my time here have been invaluable. I will do everything I can to ensure a smooth transition of my responsibilities before my departure.

Please let me know if I can assist with the handover process. I look forward to staying in touch.

Thank you again for everything.

Best regards,
John Doe

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Thông báo nghỉ việc – John Doe

Kính gửi ông Smith,

Hy vọng email này tìm thấy ông trong tình trạng tốt.

Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ việc với chức vụ Quản lý Marketing tại công ty XYZ, có hiệu lực từ ngày 30 tháng 6, 2025. Sau khi suy nghĩ kỹ, tôi quyết định theo đuổi các cơ hội nghề nghiệp và sở thích cá nhân khác.

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc vì cơ hội làm việc tại công ty XYZ. Những kinh nghiệm và kỹ năng tôi có được trong thời gian làm việc ở đây là vô giá. Tôi sẽ làm mọi thứ có thể để đảm bảo quá trình chuyển giao công việc suôn sẻ trước khi rời đi.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể hỗ trợ trong quá trình bàn giao công việc. Tôi mong muốn tiếp tục giữ liên lạc trong tương lai.

Cảm ơn một lần nữa vì tất cả.

Trân trọng,
John Doe

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

3.2. Mẫu 2: Mẫu email xin nghỉ việc vì lý do nghề nghiệp

Subject: Letter of Resignation – Jane Doe

Dear Ms. Johnson,

I am writing to formally resign from my position as Senior Analyst at ABC Corporation, effective from August 15, 2025. I have been offered an exciting new opportunity that aligns with my long-term career goals, and after much reflection, I have decided to accept this offer.

I would like to take this opportunity to thank you and the entire team at ABC Corporation for the support and opportunities provided to me during my time here. I have greatly enjoyed working with such a talented group of people and I have learned a lot.

I am committed to ensuring a smooth transition and will do everything I can to help with the handover of my responsibilities. Please let me know how I can assist in this process.

Thank you again for your understanding and support.

Sincerely,
Jane Doe

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Đơn xin nghỉ việc – Jane Doe

Kính gửi bà Johnson,

Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ việc với chức vụ Chuyên viên phân tích cấp cao tại công ty ABC, có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8, 2025. Tôi đã nhận được một cơ hội nghề nghiệp thú vị phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của tôi, và sau khi suy nghĩ kỹ, tôi đã quyết định chấp nhận lời mời này.

Tôi muốn nhân cơ hội này để cảm ơn bà và toàn bộ đội ngũ tại công ty ABC vì sự hỗ trợ và các cơ hội mà công ty đã mang lại cho tôi trong thời gian qua. Tôi rất vui khi được làm việc cùng một nhóm người tài năng và tôi đã học hỏi được rất nhiều.

Tôi cam kết sẽ đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ và sẽ làm mọi thứ có thể để hỗ trợ việc bàn giao trách nhiệm. Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể hỗ trợ trong quá trình này.

Cảm ơn một lần nữa vì sự hiểu biết và hỗ trợ của bà.

Trân trọng,
Jane Doe

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI BÁO CÁO CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

3.3. Mẫu 3: Mẫu email xin nghỉ việc vì lý do cá nhân (kế hoạch học tập)

Subject: Resignation – Sarah Lee

Dear Mr. Williams,

I hope you are doing well.

I am writing to formally inform you of my resignation from my role as Software Developer at Tech Solutions, effective from September 30, 2025. After thoughtful consideration, I have decided to pursue further studies in software engineering to enhance my skills and qualifications.

I would like to express my sincere appreciation for the opportunity to be a part of Tech Solutions. Working with such a great team has been an amazing experience, and I will always value the knowledge and growth I gained here.

Please let me know how I can assist in making the transition process as smooth as possible. I am happy to support the team during the transition phase.

Thank you once again for the opportunity to work at Tech Solutions.

Best regards,
Sarah Lee

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Nghỉ việc – Sarah Lee

Kính gửi ông Williams,

Hy vọng ông vẫn khỏe.

Tôi viết thư này để chính thức thông báo về việc nghỉ việc của tôi với chức vụ Lập trình viên phần mềm tại công ty Tech Solutions, có hiệu lực từ ngày 30 tháng 9, 2025. Sau khi suy nghĩ kỹ, tôi quyết định theo đuổi việc học thêm chuyên ngành kỹ thuật phần mềm để nâng cao kỹ năng và trình độ của mình.

Tôi xin chân thành cảm ơn vì cơ hội được làm việc tại Tech Solutions. Làm việc cùng một đội ngũ tuyệt vời như vậy là một trải nghiệm tuyệt vời, và tôi sẽ luôn trân trọng những kiến thức và sự phát triển tôi đã có được tại đây.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể hỗ trợ trong việc làm cho quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ. Tôi sẵn sàng hỗ trợ đội ngũ trong giai đoạn chuyển tiếp.

Cảm ơn một lần nữa vì cơ hội được làm việc tại Tech Solutions.

Trân trọng,
Sarah Lee

Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất

Xem thêm: LỘ TRÌNH HỌC TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM CHI TIẾT NHẤT

4. Lưu ý khi viết email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần nhớ khi soạn thảo email xin nghỉ việc để tránh những sai sót không đáng có và thể hiện sự tôn trọng đối với công ty.

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp: Email xin nghỉ việc cần được viết một cách lịch sự, tránh sử dụng từ ngữ lóng hoặc không trang trọng.
Thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý: Thông thường, bạn cần thông báo nghỉ việc ít nhất 2 tuần trước ngày nghỉ để công ty có đủ thời gian chuẩn bị.
Không nêu lý do tiêu cực: Nếu bạn nghỉ việc vì lý do cá nhân hoặc vấn đề trong công ty, hãy giữ thái độ tích cực và không đề cập đến lý do tiêu cực trong email.
Chúc công ty thành công: Dù bạn rời đi vì lý do nào, hãy thể hiện sự biết ơn và chúc công ty thành công trong tương lai.

Hy vọng rằng với những mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh và lưu ý trong bài viết này, bạn có thể dễ dàng viết một email chuyên nghiệp và lịch sự khi quyết định rời công ty. Đặc biệt, nếu bạn muốn cải thiện thêm kỹ năng giao tiếp tiếng Anh trong công việc, đừng ngần ngại tham gia khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Chúc bạn thành công và tự tin hơn trong mọi tình huống!