Cách viết email reminder bằng tiếng Anh và các mẫu email reminder

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc gửi email nhắc nhở (reminder) là kỹ năng không thể thiếu để đảm bảo tiến độ và duy trì sự hợp tác hiệu quả. Tuy nhiên, cách viết email reminder bằng tiếng Anh sao cho vừa lịch sự, rõ ràng mà vẫn tạo thiện cảm không phải ai cũng nắm vững. Trong bài viết này, Langmaster sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc một email nhắc nhở chuẩn chỉnh, từ cách đặt tiêu đề đến lựa chọn từ vựng phù hợp nhất. 

1. Reminder email là gì? Các trường hợp dùng email reminder bằng tiếng Anh

Email reminder là thư điện tử được gửi với mục đích nhắc nhở người nhận thực hiện một hành động nào đó: trả lời email, xác nhận thông tin, hoàn thành công việc, tham gia cuộc họp…  Một email reminder hiệu quả không chỉ giúp duy trì tiến độ công việc, mà còn thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Những tình huống nên dùng email reminder bằng tiếng Anh:

• Khi cần theo dõi phản hồi từ đối tác, đồng nghiệp

Ví dụ: Bạn đã gửi một bản đề xuất nhưng sau vài ngày vẫn chưa nhận được phản hồi. Gửi một email nhắc nhẹ nhàng sẽ giúp làm rõ vấn đề và thúc đẩy tiến trình.

• Khi đang chờ xác nhận thông tin quan trọng

Ví dụ: Trước khi tổ chức hội thảo, bạn cần người tham dự xác nhận tham gia (RSVP). Một email reminder là cách hiệu quả để đảm bảo đủ người tham dự.

• Khi có deadline sắp đến nhưng chưa hoàn tất công việc

Ví dụ: Bạn giao nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm nhưng đến gần hạn nộp vẫn chưa thấy kết quả. Lúc này, một email reminder sẽ giúp họ chú ý và hoàn thành đúng hạn.

• Khi muốn giữ sự chuyên nghiệp trong giao tiếp

Thay vì gọi điện hay nhắn tin bất ngờ, email nhắc nhở giúp bạn giữ được sự lịch sự và tôn trọng thời gian của người nhận. Đôi khi, người nhận thực sự không thấy email đầu tiên – vì vậy một lời nhắc đúng lúc có thể tạo nên sự khác biệt.

Xem thêm: Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh và các mẫu email tham khảo

2. Cách viết email reminder bằng tiếng Anh

Khi viết email nhắc nhở, điều quan trọng là đảm bảo ngôn ngữ vừa lịch sự, vừa rõ ràng, đồng thời có cấu trúc mạch lạc để người nhận dễ theo dõi. Dưới đây là các phần không thể thiếu trong một email reminder chuẩn tiếng Anh:

2.1. Tiêu đề email reminder

Tiêu đề email cần thể hiện rõ ràng mục đích nhắc nhở, gợi ý hành động và tạo cảm giác dễ chịu, không gây áp lực.

Một số mẫu tiêu đề bạn có thể dùng:

• Reminder: Awaiting Your Feedback on [...].
  (Nhắc nhở: Đang chờ phản hồi của bạn về [...].)
• Follow-Up: Response Needed for [...].
  (Theo dõi: Cần phản hồi về [...].)
• Gentle Reminder: Action Required for [...].
  (Lời nhắc nhẹ nhàng: Cần thực hiện hành động đối với [...].)
• Reminder: Please Confirm Your Attendance at [...].
  (Nhắc nhở: Vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn tại [...].)

Ví dụ thực tế:

• Follow-Up: Feedback Request for the Product Launch Plan
  (Theo dõi: Yêu cầu phản hồi cho kế hoạch ra mắt sản phẩm)

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

2.2. Lời mở đầu email

Lời chào đầu tiên nên trang trọng và phù hợp với người nhận:

Xem thêm: GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

2.3. Nội dung email

Phần thân email nên chia thành 3 phần chính:

a. Nhắc lại nội dung email trước đó

• Just following up on the email I sent on [date] regarding [topic].
  (Tôi chỉ muốn theo dõi lại email tôi đã gửi vào [ngày] liên quan đến [chủ đề].)
• I hope you’ve had a chance to look at my previous message about [...].
  (Tôi hy vọng bạn đã có cơ hội xem qua tin nhắn trước đó của tôi về [...].)
• I’m writing to follow up on my message from [date] about [...].
  (Tôi viết thư này để theo dõi lại tin nhắn tôi đã gửi ngày [ngày] về [...].)

Ví dụ: I’m writing to follow up on my message from April 10 regarding your input on the Q2 sales plan.
(Tôi viết thư này để theo dõi lại tin nhắn ngày 10 tháng 4 về ý kiến đóng góp của bạn cho kế hoạch doanh số quý 2.)

b. Nêu rõ lý do nhắc nhở

• Your feedback is important for us to move forward with the next phase.
  (Phản hồi của bạn rất quan trọng để chúng tôi tiếp tục sang giai đoạn tiếp theo.)
• We need your confirmation in order to finalize the schedule.
  (Chúng tôi cần sự xác nhận của bạn để hoàn thiện lịch trình.)
• Your response is essential for completing the report on time.
  (Phản hồi của bạn rất cần thiết để hoàn thành báo cáo đúng hạn.)

c. Đưa ra mốc thời gian cụ thể

• Would it be possible to hear back from you by [date]?
  (Liệu tôi có thể nhận được phản hồi của bạn trước [ngày] được không?)
• If you could respond by [date], we’ll be able to proceed without delays.
  (Nếu bạn có thể phản hồi trước [ngày], chúng tôi có thể tiếp tục mà không bị chậm trễ.)
• A reply by [date] would be greatly appreciated.
  (Một phản hồi trước [ngày] sẽ rất được trân trọng.)

Ví dụ: If you could get back to me by April 16, we’ll have enough time to finalize the documents before the deadline.
(Nếu bạn có thể phản hồi trước ngày 16 tháng 4, chúng tôi sẽ có đủ thời gian để hoàn thiện tài liệu trước hạn chót.)

Xem thêm: Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chân thành nhất

2.4. Kết thúc email

Kết thư bằng một lời cảm ơn thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp:

• Thank you for your time and attention.
  (Cảm ơn bạn vì thời gian và sự chú ý.)
• Please feel free to reach out if you have any questions.
  (Vui lòng liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.)
• Looking forward to your response. Let me know if there’s anything else I can assist you with.
  (Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn. Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể hỗ trợ điều gì khác.)

Ví dụ: Thanks again for your cooperation. I’m happy to clarify anything if needed.
(Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự hợp tác. Tôi sẵn sàng giải thích thêm nếu cần.)

2.5. Lời chào kết thư

Đây là phần thể hiện sự tôn trọng trước khi ký tên, giữ nguyên tông lịch sự cho toàn bộ email.

• Best regards, (Trân trọng,)
• Sincerely, (Chân thành,)
• Kind regards, (Thân ái,)

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

3. Từ vựng tiếng Anh trong email reminder 

Dưới đây là bảng từ vựng thông dụng thường xuyên xuất hiện trong các email reminder, bao gồm từ loại, cách phát âm, nghĩa tiếng Việt và ví dụ minh họa dễ hiểu.

Xem thêm: 3000 Từ vựng tiếng Anh thông dụng theo chủ đề cơ bản nhất

4. Các mẫu email reminder bằng tiếng Anh chuẩn nhất

4.1. Mẫu 1: Nhắc phản hồi sau khi đã gửi tài liệu

Subject: Follow-Up: Feedback on the Proposal Document

Email:

Dear Mr. Johnson,

I hope this message finds you well.

I’m following up regarding the proposal document I sent last Friday (April 11). I wanted to ensure that you received it and to kindly ask if you’ve had the chance to review it.

Your feedback is very important so we can move forward with the next steps. If possible, could you share your thoughts by this Wednesday (April 16)?

Please feel free to reach out if you need any clarification.

Best regards,
Emily Tran

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Theo dõi: Phản hồi về tài liệu đề xuất

Kính gửi ông Johnson,

Tôi hy vọng ông vẫn khỏe.

Tôi viết email này để theo dõi tài liệu đề xuất mà tôi đã gửi vào thứ Sáu tuần trước (11 tháng 4). Tôi muốn chắc chắn rằng ông đã nhận được tài liệu và xin phép hỏi liệu ông đã có thời gian xem qua chưa.

Phản hồi của ông rất quan trọng để chúng tôi có thể tiếp tục các bước tiếp theo. Nếu có thể, ông có thể chia sẻ ý kiến trước thứ Tư này (16 tháng 4) không ạ?

Nếu ông cần làm rõ bất kỳ thông tin nào, xin đừng ngần ngại liên hệ.

Trân trọng,
Emily Tran

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

4.2. Mẫu 2: Nhắc xác nhận tham gia cuộc họp

Subject: Reminder: Please Confirm Your Attendance

Email:

Hi David,

Just a quick reminder to confirm your attendance at the strategy meeting scheduled for Thursday, April 18 at 10:00 AM.

We’re finalizing the agenda, so it would be helpful to know if you’ll be joining.

Kindly respond by tomorrow so we can make the necessary arrangements.

Kind regards,
Linda Nguyen

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Nhắc nhở: Vui lòng xác nhận tham gia

Chào David,

Đây là một lời nhắc nhanh để bạn xác nhận việc tham gia cuộc họp chiến lược được lên lịch vào thứ Năm, ngày 18 tháng 4 lúc 10:00 sáng.

Chúng tôi đang hoàn thiện chương trình họp, nên sẽ rất hữu ích nếu biết bạn có tham gia không.

Vui lòng phản hồi trước ngày mai để chúng tôi có thể chuẩn bị phù hợp.

Thân mến,
Linda Nguyen

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL XIN NGHỈ PHÉP TIẾNG ANH KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

4.3. Mẫu 3: Nhắc thanh toán hóa đơn

Subject: Friendly Reminder: Invoice #2024 Due Soon

Email:

Dear Ms. Lee,

I hope you're doing well.

This is a kind reminder that Invoice #2024, issued on April 1st, is due for payment by April 15th.

If the payment has already been made, please disregard this message. Otherwise, we’d appreciate it if you could arrange the transfer at your earliest convenience.

Thank you for your attention.

Sincerely,
Finance Department 

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Lời nhắc thân thiện: Hóa đơn #2024 sắp đến hạn

Kính gửi bà Lee,

Tôi hy vọng bà vẫn khỏe.

Đây là lời nhắc nhẹ nhàng rằng hóa đơn #2024 được phát hành vào ngày 1 tháng 4 sẽ đến hạn thanh toán vào ngày 15 tháng 4.

Nếu hóa đơn đã được thanh toán, xin vui lòng bỏ qua email này. Nếu chưa, chúng tôi rất trân trọng nếu bà có thể thực hiện chuyển khoản sớm nhất có thể.

Cảm ơn bà đã quan tâm.

Trân trọng,

Phòng Tài chính

Xem thêm: EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

4.4. Mẫu 4: Nhắc hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn

Subject: Reminder: Deadline Approaching for Monthly Report

Email:

Hello Sarah,

Just checking in on the monthly report due this Friday (April 19). Let me know if you need any support or additional data to finalize it.

Your timely submission is appreciated to keep everything on schedule.

Looking forward to your update.

Best,
Thanh Le

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Nhắc nhở: Hạn nộp báo cáo hàng tháng sắp đến

Chào Sarah,

Tôi muốn kiểm tra nhanh về báo cáo tháng này dự kiến nộp vào thứ Sáu (ngày 19 tháng 4). Hãy cho tôi biết nếu bạn cần hỗ trợ hoặc thêm dữ liệu để hoàn thiện báo cáo.

Việc nộp đúng hạn của bạn sẽ giúp mọi việc diễn ra đúng tiến độ.

Mong nhận được cập nhật từ bạn.

Trân trọng,
Thanh Le

Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

Việc thành thạo cách viết email reminder bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác và đồng nghiệp, mà còn là một lợi thế lớn khi làm việc trong môi trường quốc tế. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc – từ viết email đến giao tiếp trực tiếp – thì đừng bỏ lỡ khóa học tiếng Anh giao tiếp online 1 kèm 1 tại Langmaster. Tại đây, bạn sẽ được học theo lộ trình cá nhân hóa, tương tác 1:1 với giáo viên chuẩn quốc tế và luyện tập phản xạ thực tế qua các tình huống công sở.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh