Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh khéo léo, chuyên nghiệp

Trong môi trường học tập và làm việc chuyên nghiệp, việc sử dụng email để liên lạc, trao đổi thông tin đã trở thành kỹ năng thiết yếu. Tuy nhiên, không phải lúc nào email bạn gửi cũng nhận được phản hồi đúng thời hạn. Chính vì vậy, hiểu rõ cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh một cách lịch sự, hiệu quả là điều mà bất kỳ ai cũng cần nắm vững Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để viết email nhắc nhở sao cho khéo léo, chuẩn ngữ pháp và phù hợp với từng tình huống thực tế.

1. Khi nào cần gửi email nhắc nhở phản hồi?

Việc gửi email nhắc nhở là hoàn toàn hợp lý nếu bạn biết chọn đúng thời điểm và thể hiện một cách lịch sự, tinh tế. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà bạn nên cân nhắc gửi email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh:

Khi không nhận được phản hồi sau một khoảng thời gian nhất định: Thông thường, sau khi gửi email từ 3 đến 5 ngày mà không thấy phản hồi, bạn có thể bắt đầu viết email nhắc nhở. Khoảng thời gian này đủ để người nhận xem xét nội dung và chuẩn bị câu trả lời.
Khi thông tin trong email mang tính khẩn cấp hoặc liên quan đến deadline: Nếu nội dung email trước của bạn có liên quan đến thời hạn hoàn thành công việc, nộp báo cáo, xác nhận đơn hàng hoặc các hoạt động quan trọng khác, thì bạn nên gửi email nhắc nhở sớm. Việc này giúp đảm bảo rằng công việc không bị đình trệ.
Khi đã có cuộc trao đổi trước đó nhưng bị gián đoạn: Trong nhiều trường hợp, bạn và đối tác đã từng trao đổi về một vấn đề cụ thể, nhưng sau đó không tiếp tục được vì người kia chưa phản hồi. Một email nhắc khéo sẽ giúp duy trì mạch trao đổi và thể hiện bạn là người có trách nhiệm, chuyên nghiệp.
Khi cần xác nhận để hoàn thành nhiệm vụ hoặc đưa ra quyết định: Nếu bạn đang chờ phản hồi để có thể tiếp tục công việc (ví dụ: phê duyệt thiết kế, phản hồi hợp đồng, xác nhận lịch họp...), thì việc gửi email nhắc nhở là điều cần thiết. Không nên ngần ngại vì mục tiêu là đảm bảo công việc trôi chảy.

Việc gửi email nhắc nhở một cách lịch sự cũng là cách bạn thể hiện tinh thần cầu tiến, chủ động trong công việc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với người học tiếng Anh đang mong muốn áp dụng kỹ năng ngôn ngữ vào môi trường làm việc thực tế.

>> Xem thêm:

2. Cấu trúc email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Một email nhắc nhở cần đảm bảo bố cục rõ ràng, dễ theo dõi và đúng chuẩn mực giao tiếp trong môi trường học tập hoặc làm việc quốc tế. Dưới đây là các phần chính trong cấu trúc email tiếng Anh mà bạn nên nắm vững:

Tiêu đề email (Subject)

Tiêu đề đóng vai trò định hướng nội dung cho toàn bộ email. Người nhận thường quyết định có mở email hay không chỉ sau khi đọc tiêu đề. Do đó, tiêu đề cần ngắn gọn, đúng trọng tâm và phản ánh rõ nội dung.

Một số tiêu đề thường dùng trong tình huống nhắc nhở phản hồi:

Follow-up on Previous Email
Reminder Regarding Pending Response
Following Up on Our Last Conversation

Tiêu đề nên hạn chế sử dụng những từ gây áp lực như "urgent" hoặc "as soon as possible", trừ khi thật sự cần thiết.

>> Xem thêm:

Lời chào (Greeting)

Lời chào thể hiện sự lịch sự và tôn trọng người nhận. Tùy theo mức độ trang trọng của mối quan hệ, bạn có thể lựa chọn cách chào phù hợp.

Một số cách mở đầu thông dụng:

Dear Mr./Ms. [Tên]
Hello [Tên] hoặc Hi [Tên] (chú ý không nên sử dụng cách chào này trong công việc)

Trong giao tiếp công việc hoặc với đối tác chưa quen, nên ưu tiên sử dụng “Dear” kèm theo danh xưng phù hợp để đảm bảo sự trang trọng.

Phần mở đầu

Phần mở đầu của email có mục đích nhắc lại nội dung email trước đó và giải thích lý do bạn viết tiếp email này. Người nhận có thể đã bỏ sót email trước đó hoặc cần thêm thời gian để phản hồi, nên việc dẫn lại thông tin giúp họ nhớ lại nhanh chóng.

Cách viết phổ biến:

I’m writing to follow up on the email I sent on [ngày gửi].
I wanted to check if you had a chance to review the message regarding [chủ đề].
I hope you are doing well. I’m just checking in on the matter we discussed.

Việc sử dụng các cụm từ trung tính, khách quan sẽ giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Phần nội dung chính

Đây là phần trình bày yêu cầu hoặc mong muốn cụ thể của bạn. Trong phần này, bạn cần thể hiện rõ nội dung cần được phản hồi, đồng thời đưa ra thời gian hoặc hành động mong đợi (nếu có).

Một số cách diễn đạt thông dụng:

I would appreciate it if you could share your feedback by [thời hạn].
Please let me know if you need any further details from my side.
Kindly confirm if the proposed schedule works for you.

Ngôn ngữ nên trực tiếp nhưng không mang tính áp đặt. Cần đảm bảo rằng người đọc hiểu rõ bạn cần phản hồi gì, vào thời điểm nào, và có thiếu thông tin gì hay không.

Phần kết

Phần kết thúc email thể hiện thái độ cầu thị, cảm ơn người nhận đã dành thời gian và thể hiện mong muốn tiếp tục được phản hồi. Kết thư cần ngắn gọn và thể hiện sự chuyên nghiệp.

Một số cụm từ dùng trong phần kết:

Thank you for your attention. I look forward to hearing from you.
I appreciate your time and consideration.
Sincerely / Best regards,
[Họ và tên]

Nếu bạn đang đại diện cho tổ chức hoặc liên hệ vì lý do công việc, nên kèm theo thông tin chức vụ và thông tin liên hệ ở phần chữ ký.

>> Xem thêm: Chinh phục HR với email ứng tuyển bằng tiếng Anh cực xịn

3. Nguyên tắc viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Khi viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh, điều quan trọng không chỉ nằm ở việc sử dụng đúng ngữ pháp hay từ vựng, mà còn là cách thể hiện sự lịch sự, tinh tế và chuyên nghiệp. Dưới đây là những nguyên tắc cần tuân thủ để đảm bảo email của bạn được người nhận tiếp nhận tích cực và sẵn sàng phản hồi.

Luôn giữ thái độ lịch sự, khách quan: Email nhắc nhở không phải là công cụ để phàn nàn hay gây áp lực. Ngay cả khi bạn cảm thấy sốt ruột vì chưa được phản hồi, hãy sử dụng ngôn từ trung lập, tránh tỏ thái độ hối thúc. Những cụm từ như “just checking in”, “kindly remind”, hoặc “if it’s convenient for you” sẽ giúp email của bạn giữ được sự chuyên nghiệp và nhẹ nhàng.
Ngắn gọn và rõ ràng: Một email nhắc nhở thường không quá 150–200 từ. Bạn nên trình bày ý chính một cách trực tiếp: đã gửi email khi nào, về vấn đề gì và hiện đang cần phản hồi ra sao. Viết dài dòng hoặc lan man sẽ khiến người nhận mất thời gian và có thể bỏ qua nội dung quan trọng. Vì vậy, hãy ưu tiên sử dụng câu đơn giản, rõ nghĩa, dễ hiểu đối với cả người viết lẫn người đọc.
Nêu thông tin cụ thể, dễ đối chiếu: Thay vì chỉ viết “tôi đang chờ phản hồi”, bạn nên chỉ rõ: Email trước gửi ngày nào; Nội dung chính là gì; Phản hồi bạn đang cần là gì. Ví dụ: “I sent an email on May 15 regarding the updated budget proposal. I would appreciate it if you could let me know your thoughts by the end of this week.” Thông tin rõ ràng giúp người nhận dễ tra lại email cũ và biết được họ cần làm gì tiếp theo.
Luôn thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của người nhận: Việc phản hồi email đôi khi không nằm trong ưu tiên hàng đầu của người nhận, vì vậy bạn cần thể hiện rằng bạn hiểu điều đó. Những cụm từ như “I understand you may be busy”, “Whenever convenient for you” cho thấy bạn tôn trọng thời gian và lịch làm việc của họ. Tôn trọng người khác trong giao tiếp là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp, dù bạn đang ở vị trí học viên, nhân viên hay đối tác.
Chỉnh sửa ngữ pháp và chính tả cẩn thận trước khi gửi: Dù email của bạn viết đơn giản, nhưng cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi. Những lỗi nhỏ như sai chính tả, sai thì động từ hoặc dùng sai danh xưng có thể làm giảm độ tin cậy và sự chuyên nghiệp trong mắt người nhận.

>> Xem thêm: 8 Lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không thể bỏ qua

4. Mẫu email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

MẪU 1: Nhắc nhở liên quan đến deadline

[BẢN DỊCH TIẾNG VIỆT]

Chủ đề: Nhắc nhở về thời hạn sắp đến

Anh Anderson thân mến,

Tôi hy vọng anh vẫn khỏe. Tôi viết email này để theo dõi đề xuất tôi đã gửi ngày 10 tháng 5 liên quan đến chiến lược marketing cho quý 3. Vì thời hạn nội bộ để hoàn thiện kế hoạch là vào thứ Sáu này, tôi rất mong nhận được phản hồi từ anh trước thứ Năm để chúng ta có thể triển khai đúng tiến độ.

Nếu anh cần thêm thông tin chi tiết hoặc làm rõ nội dung nào, xin vui lòng liên hệ lại với tôi.

Cảm ơn anh đã dành thời gian và tôi mong sớm nhận được phản hồi từ anh.

Trân trọng,
Trang Nguyen

>> Xem thêm: Cách trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự

MẪU 2: Nhắc phản hồi sau khi gửi email nhưng chưa được trả lời

[BẢN DỊCH TIẾNG VIỆT]

Chủ đề: Theo dõi email đã gửi trước đó

Chị Laura thân mến,

Em hy vọng chị vẫn khỏe. Em viết email này để theo dõi nội dung đã gửi tuần trước về lịch đào tạo đã được điều chỉnh. Em hiểu rằng lịch làm việc của chị có thể khá bận, nhưng em muốn hỏi liệu chị đã có thời gian xem qua những điều chỉnh đó chưa.

Nếu có điểm nào em cần làm rõ thêm hoặc gửi lại, chị cứ cho em biết nhé.

Mong nhận được phản hồi từ chị.

Trân trọng,
Trang Nguyen

>> Xem thêm: Cách trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự

MẪU 3: Nhắc nhở về một vấn đề hoặc dự án đang bàn dở

Trang Nguyen

[BẢN DỊCH TIẾNG VIỆT]

Chủ đề: Theo dõi cuộc thảo luận đang diễn ra

Chào James,

Mình hy vọng mọi việc của bạn vẫn ổn. Mình gửi email này để theo dõi lại cuộc trao đổi gần đây về quy trình tiếp nhận khách hàng mới. Chúng ta đã bàn về một số điều chỉnh vào tuần trước, và mình muốn xác nhận xem liệu chúng ta có thể thống nhất các bước tiếp theo vào đầu tuần tới không.

Nếu bạn cần bản tóm tắt cuộc trao đổi trước hoặc thêm thông tin gì, cứ cho mình biết nhé.

Cảm ơn bạn trước và mong nhận được phản hồi sớm.

Trân trọng,
Trang Nguyen

>> Xem thêm:

Kết luận

Biết cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh là kỹ năng không thể thiếu đối với người đi làm trong môi trường chuyên nghiệp. Việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự, rõ ràng và đúng cấu trúc không chỉ giúp bạn nhắc nhở hiệu quả mà còn thể hiện sự chủ động, tinh tế trong giao tiếp công việc. Với những người chưa tự tin khi viết email bằng tiếng Anh, luyện tập theo từng tình huống cụ thể sẽ giúp bạn nâng cao khả năng phản hồi và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp, cấp trên và đối tác quốc tế.

Viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh là một trong những kỹ năng giao tiếp thiết yếu đối với người đi làm, đặc biệt trong môi trường công sở sử dụng tiếng Anh thường xuyên. Tuy nhiên, để sử dụng tiếng Anh một cách linh hoạt, tự nhiên trong các tình huống như viết email, họp, thuyết trình hay trao đổi công việc, bạn cần kết hợp giữa kiến thức ngôn ngữ và thực hành thực tế. Khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster được thiết kế dành riêng cho người đi làm, tập trung vào việc rèn luyện kỹ năng sử dụng tiếng Anh trong môi trường làm việc, bạn sẽ được giáo viên hướng dẫn chi tiết, sửa lỗi sát sao và nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả trong mọi bối cảnh công việc.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHÓA HỌC TIẾNG ANH