Cách viết email từ chối offer tiếng Anh lịch sự và khéo léo nhất

Viết email từ chối nhận việc là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên biết, đặc biệt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, quốc tế. Trong bài viết dưới đây, Langmaster sẽ hướng dẫn bạn cách viết email từ chối offer tiếng Anh vừa lịch sự, vừa khéo léo mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.

1. Tại sao nên gửi thư từ chối offer?

Thư từ chối offer (Job Offer Rejection Email) là loại thư được ứng viên sử dụng khi quyết định không nhận lời mời làm việc từ một công ty sau quá trình phỏng vấn. Đây là bước cuối cùng – nhưng không kém phần quan trọng – trong hành trình ứng tuyển, đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp và quốc tế.

Đây là một hành động cần thiết và nên được thực hiện một cách bài bản, bởi vì:

Thể hiện sự chuyên nghiệp: Dù không nhận việc, bạn vẫn để lại ấn tượng tốt nhờ cách từ chối lịch sự và rõ ràng.
Giữ gìn mối quan hệ lâu dài: Không ai biết trước tương lai – có thể bạn sẽ muốn ứng tuyển lại hoặc hợp tác với công ty này sau này.
Giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian: Khi biết bạn không nhận lời, họ có thể tiếp tục quy trình tuyển dụng với các ứng viên khác nhanh chóng hơn.
Thể hiện kỹ năng giao tiếp và thái độ tích cực: Việc nói “không” đúng cách cũng là một dấu hiệu cho thấy bạn có trách nhiệm và sự tinh tế trong hành xử.

Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

2. Cấu trúc của email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh, bạn cần hiểu rõ cấu trúc chuẩn giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp.

2.1. Tiêu đề email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Tiêu đề là phần đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy bạn cần viết ngắn gọn và đúng trọng tâm. Một số ví dụ tiêu đề phổ biến:

Job Offer – Anna Nguyen (Lời mời làm việc – Anna Nguyen)
Declining Offer for Marketing Executive – John Tran (Từ chối lời mời vị trí Marketing Executive – John Tran)
Thank You for the Opportunity – Lisa Pham (Cảm ơn vì cơ hội – Lisa Pham)

Cấu trúc của email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

2.2. Lời chào email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Hãy mở đầu email bằng lời chào phù hợp, thể hiện sự chuyên nghiệp. Nếu bạn biết tên người tuyển dụng, hãy dùng:

Dear Mr. Smith (Kính gửi ông Smith)
Dear Ms. Nguyen (Kính gửi cô Nguyen)

Nếu không biết tên cụ thể:

Dear Hiring Team (Kính gửi bộ phận tuyển dụng)

Lời chào email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Xem thêm: Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho dân công sở

2.3. Nội dung email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Nội dung email nên bao gồm 2 phần chính: lời cảm ơn và lý do từ chối.

Gửi lời cảm ơn (Expressing gratitude): Mở đầu bằng cách thể hiện sự trân trọng cơ hội mà công ty đã dành cho bạn.

Thank you for offering me the position of Marketing Executive at ABC Company. (Cảm ơn vì đã mời tôi đảm nhận vị trí Marketing Executive tại công ty ABC.)
I truly appreciate the opportunity to interview and learn more about your team. (Tôi thực sự trân trọng cơ hội được phỏng vấn và tìm hiểu thêm về đội ngũ của quý công ty.)

Đưa ra lý do từ chối (Giving your reason): Bạn có thể đưa ra lý do một cách ngắn gọn và tinh tế. Không cần nói quá chi tiết, chỉ cần đủ để thể hiện rằng bạn đã suy nghĩ kỹ.

After careful consideration, I have decided to accept another opportunity that aligns better with my goals. (Sau khi cân nhắc kỹ, tôi đã quyết định nhận một cơ hội khác phù hợp hơn với định hướng của mình.)
Although I appreciate your offer, I’ve decided to go in a different direction at this time. (Mặc dù tôi rất trân trọng lời mời, nhưng hiện tại tôi đã quyết định đi theo một hướng khác.)

Nội dung email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI BÁO CÁO CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

2.4. Lời kết và ký tên email từ chối offer tiếng Anh

Kết thúc email bằng lời chúc lịch sự và bày tỏ mong muốn giữ liên hệ.

I truly appreciate your understanding and hope our paths cross again in the future. (Tôi rất cảm kích sự thấu hiểu từ phía quý công ty và hy vọng chúng ta có thể gặp lại nhau trong tương lai.)
Wishing you and your team continued success. (Chúc anh/chị và đội ngũ tiếp tục thành công.)

Ký tên:

Best regards, (Trân trọng,)
Sincerely, (Chân thành,)
[Your Full Name] (Tên đầy đủ của bạn)

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

3. Một số từ vựng và mẫu câu trong email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Khi viết email từ chối offer, bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp và tích cực. Dưới đây là một số từ vựng và mẫu câu thường được dùng trong những tình huống này, giúp bạn viết email dễ dàng hơn.

3.1. Từ vựng thường dùng trong email từ chối offer tiếng Anh

Job offer (lời mời làm việc)
Position / Role (vị trí)
Appreciate / Grateful (trân trọng, biết ơn)
Consideration (sự cân nhắc)
Opportunity (cơ hội)
Accept / Decline (chấp nhận / từ chối)
Aligned with (phù hợp với)
Career goals / Career path (mục tiêu nghề nghiệp / hướng đi sự nghiệp)
Decision (quyết định)
Professional (chuyên nghiệp)

Xem thêm: Cách viết email reminder bằng tiếng Anh

3.2. Mẫu câu thường dùng trong email từ chối offer tiếng Anh

Mở đầu với lời cảm ơn (Opening with gratitude):

Thank you very much for offering me the position of [Job Title] at [Company Name].
(Cảm ơn rất nhiều vì đã mời tôi vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].)
I truly appreciate the opportunity to interview with your team.
(Tôi thật sự cảm kích cơ hội được phỏng vấn với đội ngũ của quý công ty.)
It was a pleasure speaking with you and learning more about your organization.
(Thật vui khi được trò chuyện cùng anh/chị và tìm hiểu thêm về tổ chức của anh/chị.)

Trình bày lý do từ chối (Explaining your decision):

After careful consideration, I have decided to pursue another opportunity.
(Sau khi cân nhắc kỹ, tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác.)
I have accepted another position that aligns more closely with my career goals.
(Tôi đã nhận một vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình.)
While I appreciate the offer, I have chosen to take a different direction at this time.
(Mặc dù tôi rất trân trọng lời mời, nhưng hiện tại tôi đã chọn đi theo một hướng khác.)
This was not an easy decision to make.
(Đây không phải là một quyết định dễ dàng.)

Lời chúc và giữ liên hệ (Closing politely):

I sincerely hope we can stay in touch for future opportunities.
(Tôi thực sự hy vọng chúng ta có thể giữ liên lạc cho những cơ hội trong tương lai.)
Thank you again for your offer and understanding.
(Một lần nữa cảm ơn vì lời mời và sự thấu hiểu của anh/chị.)
Wishing you and the team continued success.
(Chúc anh/chị và đội ngũ tiếp tục thành công.)
I hope our paths may cross again in the future.
(Tôi hy vọng chúng ta có thể gặp lại nhau trong tương lai.)

Xem thêm: Mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh chuẩn nhất

4. Các mẫu email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Dưới đây là 3 mẫu email phổ biến và chuyên nghiệp, giúp bạn từ chối lời mời làm việc bằng tiếng Anh một cách lịch sự và khéo léo.

4.1. Mẫu 1: Từ chối vì đã nhận việc ở nơi khác

Subject: Job Offer – Anna Le

Dear Mr. Thompson,

Thank you very much for offering me the Marketing Coordinator position at XYZ Company. I truly appreciate the time and effort your team invested in the interview process.

After careful consideration, I have decided to accept another offer that aligns more closely with my long-term career goals. It was not an easy decision to make, as I was very impressed by your company and team.

I am grateful for the opportunity and wish XYZ Company continued success. I hope our paths may cross again in the future.

Best regards,
Anna Le

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Lời mời làm việc – Anna Le

Kính gửi ông Thompson,

Cảm ơn ông rất nhiều vì đã mời tôi vào vị trí Điều phối viên Marketing tại công ty XYZ. Tôi thực sự trân trọng thời gian và nỗ lực mà đội ngũ của ông đã dành cho quá trình phỏng vấn.

Sau khi cân nhắc kỹ, tôi đã quyết định nhận một lời mời khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của mình. Đây không phải là một quyết định dễ dàng, vì tôi rất ấn tượng với công ty và đội ngũ của ông.

Tôi biết ơn vì cơ hội này và chúc công ty XYZ tiếp tục thành công. Hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,
Anna Le

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

4.2. Mẫu 2: Từ chối vì vị trí không phù hợp

Subject: Regarding the Sales Associate Position

Dear Ms. Carter,

Thank you so much for considering me for the Sales Associate position at BrightMart. It was a pleasure speaking with you and learning more about the company.

After reflecting on the responsibilities of the role, I have decided to respectfully decline the offer, as I feel the position does not fully align with my current career direction.

I sincerely appreciate your offer and the kind interactions I had with your team. Wishing you all continued growth and success.

Sincerely,
David Nguyen

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Về vị trí Nhân viên bán hàng

Kính gửi cô Carter,

Cảm ơn cô rất nhiều vì đã cân nhắc tôi cho vị trí Nhân viên bán hàng tại BrightMart. Tôi rất vui khi được trao đổi cùng cô và tìm hiểu thêm về công ty.

Sau khi suy nghĩ kỹ về các trách nhiệm của vị trí này, tôi xin phép từ chối lời mời, vì tôi cảm thấy vị trí chưa hoàn toàn phù hợp với định hướng nghề nghiệp hiện tại của mình.

Tôi chân thành cảm ơn lời mời cũng như những tương tác thân thiện mà tôi nhận được từ phía đội ngũ. Chúc công ty ngày càng phát triển và thành công.

Trân trọng,
David Nguyen

4.3. Mẫu 3: Từ chối vì lý do cá nhân (không nêu rõ)

Subject: Thank You for the Opportunity

Dear Hiring Team,

I would like to thank you for the offer to join your team as a Graphic Designer. I am honored to have been considered and truly appreciate the time and effort involved throughout the process.

After much thought, I have decided not to move forward with the offer at this time due to personal reasons. This decision was difficult, and I remain impressed by your organization and its mission.

Thank you again for the opportunity. I hope we may reconnect in the future.

Warm regards,
Mai Tran

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Cảm ơn vì cơ hội

Kính gửi bộ phận tuyển dụng,

Tôi xin gửi lời cảm ơn vì lời mời gia nhập đội ngũ với vai trò Nhà thiết kế đồ họa. Tôi rất vinh dự khi được cân nhắc và thực sự trân trọng thời gian, công sức mà quý công ty đã dành cho tôi trong suốt quá trình tuyển dụng.

Sau nhiều suy nghĩ, tôi quyết định không tiếp tục với lời mời vào thời điểm này vì lý do cá nhân. Đây là một quyết định không dễ dàng, và tôi vẫn rất ấn tượng với tổ chức cũng như sứ mệnh của quý công ty.

Một lần nữa xin cảm ơn vì cơ hội này. Hy vọng rằng chúng ta sẽ có dịp hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,
Mai Tran

Việc viết email từ chối offer tiếng Anh không chỉ là một kỹ năng giao tiếp quan trọng mà còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong môi trường làm việc quốc tế. Hy vọng rằng thông qua những hướng dẫn và mẫu email trên, bạn sẽ có thể viết những email từ chối lịch sự và khéo léo, đồng thời tạo dựng được những mối quan hệ lâu dài và tích cực với các nhà tuyển dụng.

Nếu bạn cảm thấy cần nâng cao thêm khả năng tiếng Anh để giao tiếp tự tin và chuyên nghiệp hơn trong công việc, Langmaster sẽ là nơi giúp bạn hoàn thiện kỹ năng này. Thông qua khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster, bạn sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức về viết email, giao tiếp công sở, và các kỹ năng khác để thành công trong môi trường quốc tế.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH