Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho dân công sở

Việc soạn thảo một mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong môi trường công sở. Email mời họp không chỉ cần sự chính xác về nội dung mà còn phải thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng câu chữ. Trong bài viết này, Langmaster sẽ giới thiệu cho bạn những mẫu email mời họp chuẩn, giúp bạn dễ dàng giao tiếp hiệu quả trong các cuộc họp, dù là nội bộ hay với đối tác.

1. Cấu trúc email mời họp bằng tiếng Anh tại công ty

1.1. Tiêu đề email mời họp bằng tiếng Anh

Tiêu đề là “mặt tiền” của email, giúp người nhận biết được nội dung ngay từ hộp thư đến. Một tiêu đề hiệu quả nên ngắn gọn, trực tiếp, và có tính mời gọi rõ ràng.

Meeting Invitation: Monthly Team Review
(Thư mời họp: Cuộc họp đánh giá hàng tháng của nhóm)
You're Invited: Budget Planning Meeting
(Bạn được mời: Cuộc họp lập kế hoạch ngân sách)
Invitation to Join the Year-End Wrap-Up Meeting
(Lời mời tham dự cuộc họp tổng kết cuối năm)

Cấu trúc email mời họp bằng tiếng Anh tại công ty

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

1.2. Lời chào và Introduction email mời họp bằng tiếng Anh

Mở đầu email bằng lời chào phù hợp và câu dẫn thể hiện sự quan tâm đến người nhận.

Dear Mr. Nguyen,
(Kính gửi ông Nguyễn,)
Dear Team,
(Kính gửi cả nhóm,)
To whom it may concern,
(Gửi đến người có liên quan,)
I hope this email finds you well.
(Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe khi nhận được email này.)
I hope you're having a productive week.
(Tôi hy vọng bạn đang có một tuần làm việc hiệu quả.)

Lời chào Introduction email mời họp bằng tiếng Anh

Xem thêm: EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

1.3. Nội dung chính email mời họp bằng tiếng Anh

Đây là phần quan trọng nhất của email, cung cấp đầy đủ thông tin về buổi họp: mục đích, thời gian, địa điểm và nội dung chính.

Một số mẫu câu thông dụng:

I am writing to invite you to attend our upcoming team meeting.
(Tôi viết email này để mời bạn tham dự cuộc họp nhóm sắp tới của chúng tôi.)
We are organizing a meeting to review our Q2 performance and discuss future plans.
(Chúng tôi tổ chức một cuộc họp để đánh giá kết quả quý 2 và thảo luận các kế hoạch sắp tới.)
The meeting will take place on Thursday, May 2nd, at 2:00 PM, in Meeting Room A.
(Cuộc họp sẽ diễn ra vào Thứ Năm, ngày 2 tháng 5, lúc 2 giờ chiều, tại Phòng họp A.)
Alternatively, it will be held online via Google Meet.
(Hoặc cuộc họp sẽ được tổ chức trực tuyến qua Google Meet.)
We will discuss key project updates and address any outstanding issues.
(Chúng ta sẽ thảo luận về các cập nhật chính của dự án và giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.)

Nếu muốn trình bày chi tiết rõ ràng hơn, có thể dùng dạng danh sách:

Details of the meeting are as follows (Chi tiết cuộc họp như sau):

Date: Thursday, May 2nd
(Ngày: Thứ Năm, 2 tháng 5)
Time: 2:00 PM – 3:00 PM
(Thời gian: 2 giờ chiều – 3 giờ chiều)
Location: Meeting Room A / Google Meet
(Địa điểm: Phòng họp A / Google Meet)
Agenda: Project updates, issue resolution, and next steps
(Nội dung: Cập nhật dự án, giải quyết vấn đề và các bước tiếp theo)

Nội dung chính email mời họp bằng tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết email reminder bằng tiếng Anh

1.4. Lời kết và ký tên

Phần này thể hiện mong muốn người nhận tham gia và lời cảm ơn lịch sự.

We would appreciate your presence at the meeting.
(Chúng tôi rất mong sự hiện diện của bạn tại cuộc họp.)
Please confirm your availability by Wednesday, May 1st.
(Vui lòng xác nhận tham dự trước Thứ Tư, ngày 1 tháng 5.)
Thank you for your attention and support.
(Cảm ơn bạn vì sự quan tâm và hỗ trợ.)

Phần cuối thư cần có lời chào lịch sự, cùng với thông tin người gửi.

Best regards,
(Trân trọng,)
Sincerely,
(Chân thành,)
Warm regards,
(Lời chúc nồng nhiệt,)

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

2. Mẫu câu trong email họp bằng tiếng Anh

Khi viết email mời họp, bạn cần sử dụng các mẫu câu thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và rõ ràng. Dưới đây là những mẫu câu thông dụng, dễ áp dụng cùng với ví dụ cụ thể:

Mở đầu thư mời họp

I am writing to invite you to attend…
(Tôi viết thư này để mời bạn tham dự…)
→ Ví dụ: I am writing to invite you to attend our monthly performance review. (Tôi viết thư này để mời bạn tham dự buổi đánh giá hiệu suất hàng tháng.)
I would like to request a meeting with…
(Tôi muốn đề nghị một cuộc họp với…)
→ Ví dụ: I would like to request a meeting with your team to align our project timelines. (Tôi muốn đề nghị một cuộc họp với nhóm của bạn để thống nhất thời gian dự án.)
This email is to formally invite you to…
(Email này nhằm chính thức mời bạn đến…)
→ Ví dụ: This email is to formally invite you to the Q3 strategy meeting. (Email này nhằm chính thức mời bạn đến cuộc họp chiến lược quý 3.)
I am contacting you on behalf of…
(Tôi liên hệ với bạn thay mặt cho…)
→ Ví dụ: I am contacting you on behalf of the HR department regarding the upcoming training meeting. (Tôi liên hệ với bạn thay mặt cho phòng Nhân sự về cuộc họp đào tạo sắp tới.)

Xem thêm: Mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh chuẩn nhất

Cung cấp thông tin cuộc họp

The meeting is scheduled for… at…
(Cuộc họp được lên lịch vào… lúc…)
→ Ví dụ: The meeting is scheduled for Monday, May 6th, at 9:00 AM. (Cuộc họp được lên lịch vào Thứ Hai, ngày 6 tháng 5, lúc 9 giờ sáng.)
The session will take place in… / via…
(Buổi họp sẽ diễn ra tại… / qua…)
→ Ví dụ: The session will take place in Conference Room B and via Google Meet. (Buổi họp sẽ diễn ra tại Phòng họp B và qua Google Meet.)
We will discuss… / The agenda includes…
(Chúng ta sẽ thảo luận về… / Nội dung cuộc họp bao gồm…)
→ Ví dụ: The agenda includes project updates and next steps. (Nội dung cuộc họp bao gồm cập nhật tiến độ dự án và các bước tiếp theo.)

Thể hiện sự trân trọng người nhận

Your attendance would be greatly appreciated.
(Sự có mặt của bạn sẽ được đánh giá cao.)
We highly value your input during this meeting.
(Chúng tôi rất trân trọng ý kiến đóng góp của bạn trong cuộc họp này.)
Your participation is important to us.
(Sự tham gia của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi.)
Your presence and contribution would mean a lot to the team.
(Sự hiện diện và đóng góp của bạn sẽ có ý nghĩa lớn với cả nhóm.)

Yêu cầu xác nhận tham gia

Please confirm your attendance by [ngày]
(Vui lòng xác nhận tham gia trước [ngày])
Kindly let us know if you can join us.
(Xin vui lòng cho chúng tôi biết liệu bạn có thể tham dự không.)
RSVP by [ngày], if possible.
(Vui lòng phản hồi trước [ngày], nếu có thể.)

Lời kết chuyên nghiệp

We look forward to your valuable participation.
(Chúng tôi mong chờ sự tham gia quý giá của bạn.)
We hope to have a productive discussion together.
(Chúng tôi hy vọng sẽ có một buổi thảo luận hiệu quả cùng nhau.)
Let us know if you have any questions or need further information.
(Vui lòng liên hệ nếu bạn có câu hỏi hoặc cần thêm thông tin.)

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI BÁO CÁO CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

3. Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

3.1. Mẫu email tiếng Anh mời họp nội bộ

Email mẫu (Internal meeting invitation):

Subject: Team Meeting – Q2 Project Progress Review

Dear Team,

I hope you're all doing well.

I’m writing to invite you to a team meeting to review our Q2 project progress and align our next action steps. This is an important meeting to ensure we are all on the same page moving forward.

The meeting is scheduled for Thursday, April 25th, from 3:00 PM to 4:00 PM in Meeting Room A.
Please be on time and come prepared with your latest updates.

Let me know if you have any conflicts with the proposed time. Looking forward to your participation.

Best regards,
Anna Nguyen
Project Manager

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Cuộc họp nhóm – Đánh giá tiến độ dự án quý 2

Kính gửi cả nhóm,

Hy vọng mọi người vẫn ổn.

Tôi viết thư này để mời các bạn tham dự cuộc họp nhóm nhằm đánh giá tiến độ dự án trong quý 2 và thống nhất các bước tiếp theo. Đây là một cuộc họp quan trọng để đảm bảo chúng ta cùng nắm rõ định hướng trong thời gian tới.

Cuộc họp được lên lịch vào Thứ Năm, ngày 25 tháng 4, từ 3 giờ chiều đến 4 giờ chiều tại Phòng họp A.
Vui lòng đến đúng giờ và chuẩn bị sẵn các cập nhật mới nhất của mình.

Nếu bạn có xung đột về thời gian, vui lòng thông báo lại cho tôi. Mong được gặp các bạn trong cuộc họp.

Trân trọng,
Anna Nguyen
Quản lý dự án

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

3.2. Mẫu email tiếng Anh mời hợp với đối tác nước ngoài

Email mẫu (External meeting invitation):

Subject: Invitation to Business Meeting – Potential Partnership Discussion

Dear Mr. Thomas,

I hope this email finds you well.

On behalf of Langmaster Corporation, I would like to invite you to a meeting to discuss potential collaboration between our companies. The purpose of this meeting is to explore opportunities for strategic partnership in the upcoming quarters.

Details of the meeting are as follows:

Date: Tuesday, May 7th
Time: 10:00 AM (GMT+7)
Format: Online via Zoom (link will be provided upon confirmation)
Duration: 45 minutes

Your presence and insights would be highly appreciated.
Please confirm your availability by Friday, May 3rd.

Should you require any further information, feel free to contact me directly.
Looking forward to your response.

Warm regards,
David Le
Business Development Executive
Langmaster Corporation

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Thư mời họp – Thảo luận về khả năng hợp tác đối tác

Kính gửi ông Thomas,

Hy vọng ông vẫn khỏe khi nhận được email này.

Thay mặt Công ty Langmaster, tôi xin trân trọng mời ông tham dự một cuộc họp nhằm thảo luận về khả năng hợp tác giữa hai công ty. Mục đích của cuộc họp là để tìm hiểu các cơ hội hợp tác chiến lược trong các quý sắp tới.

Thông tin cuộc họp như sau:

Ngày: Thứ Ba, ngày 7 tháng 5
Thời gian: 10:00 sáng (theo giờ GMT+7)
Hình thức: Trực tuyến qua Zoom (đường link sẽ được gửi sau khi xác nhận)
Thời lượng: 45 phút

Chúng tôi rất trân trọng sự hiện diện và những chia sẻ của ông.
Vui lòng xác nhận tham dự trước Thứ Sáu, ngày 3 tháng 5.

Nếu ông cần thêm thông tin, xin đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với tôi.
Rất mong nhận được phản hồi từ ông.

Trân trọng,
David Le
Chuyên viên phát triển kinh doanh
Công ty Langmaster

Mẫu email tiếng Anh mời hợp với đối tác nước ngoài

Xem thêm: LỘ TRÌNH HỌC TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM CHI TIẾT NHẤT

4. Lưu ý khi viết email mời họp bằng tiếng Anh

Khi soạn email mời họp bằng tiếng Anh, đặc biệt là trong môi trường công sở hoặc khi gửi cho đối tác nước ngoài, bạn cần lưu ý những điều sau để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả:

4.1. Tiêu đề rõ ràng và súc tích

Tiêu đề của email phải chính xác, ngắn gọn và phản ánh đúng nội dung cuộc họp. Một tiêu đề mơ hồ hoặc quá dài sẽ khiến người nhận mất thời gian tìm hiểu, thậm chí có thể bỏ qua email của bạn.

Lưu ý: Tiêu đề không nên dài quá 50 ký tự và cần bao quát nội dung chính của cuộc họp. Ví dụ:

Invitation: Quarterly Business Review Meeting
(Lời mời tham dự cuộc họp Đánh giá Kinh doanh Quý)
Meeting Invitation: Project Status Update
(Thư mời họp: Cập nhật tiến độ dự án)

Xem thêm: MẪU THƯ MỜI ĐI CÔNG TÁC BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT

4.2. Nội dung ngắn gọn, súc tích

Trong email mời họp, hãy đảm bảo rằng nội dung được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và không dài dòng. Email thương mại nên có cấu trúc dễ theo dõi, gồm 3 phần chính:

Lời cảm ơn hoặc lời chào đầu tiên.
Trình bày mục đích của cuộc họp, thời gian và địa điểm.
Câu kết thúc với lời yêu cầu xác nhận tham gia hoặc kỳ vọng về cuộc họp.

Lưu ý: Cố gắng tránh sử dụng các câu quá dài hoặc phức tạp. Bạn nên sử dụng các mẫu câu chuẩn để tiết kiệm thời gian và làm cho email trở nên chuyên nghiệp hơn.

4.3. Lưu ý về ngữ pháp và phong cách

Khi viết email mời họp, bạn cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng và chính xác, tránh các từ ngữ thân mật hoặc lóng. Đặc biệt là trong môi trường công sở hoặc với đối tác nước ngoài, việc sử dụng ngôn ngữ chính thức là rất quan trọng.

Lưu ý:

Tránh viết tắt: Ví dụ, thay vì dùng "I'm", hãy dùng "I am".
Tránh sử dụng từ ngữ thân mật hoặc sáng tạo ra từ mới mà không tra cứu từ điển. Hãy sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp và chính xác nhất.

4.4. Kiểm tra kỹ trước khi gửi

Trước khi gửi email mời họp, hãy dành thời gian để kiểm tra lại các phần quan trọng như tiêu đề, nội dung, chính tả và tài liệu đính kèm. Điều này giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có và đảm bảo email của bạn đạt chuẩn chuyên nghiệp.

Lưu ý kiểm tra:

Đảm bảo rằng bạn đã sử dụng từ ngữ phù hợp.
Kiểm tra xem email có các lỗi chính tả không.
Đảm bảo rằng các tài liệu đính kèm đã được đính kèm đầy đủ.
Kiểm tra kỹ email người nhận để đảm bảo không gửi nhầm.

Hy vọng với cách viết và các mẫu email mời họp bằng tiếng Anh bên trên sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và đối tác, thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh và cải thiện khả năng viết email, đừng bỏ qua khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Chương trình học giúp bạn rèn luyện khả năng giao tiếp tự tin và hiệu quả trong công việc. Hãy đăng ký ngay hôm nay để cải thiện kỹ năng tiếng Anh của mình và tiến gần hơn đến thành công!

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH