Cấu trúc 1 email tiếng Anh chuyên nghiệp, chính xác dành cho người đi làm

Bạn là người đi làm hoặc đang trong quá trình tìm việc và muốn cải thiện kỹ năng viết email tiếng Anh? Việc hiểu đúng và áp dụng chuẩn cấu trúc 1 email tiếng Anh sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Trong bài viết sau đây, Langmaster sẽ hướng dẫn tiết cấu trúc và cách viết một email tiếng Anh chuyên nghiệp, giúp bạn nâng cao kỹ năng viết email hiệu quả nhất.

1. Cấu trúc cơ bản của 1 email tiếng Anh

Một email tiếng Anh chuẩn và chuyên nghiệp thường bao gồm 6 phần chính, mỗi phần giữ một vai trò quan trọng giúp thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả. Cụ thể như sau:

• Tiêu đề email (Subject)
  Đây là phần đầu tiên người nhận nhìn thấy. Tiêu đề cần ngắn gọn, chính xác và phản ánh đúng nội dung email. Một tiêu đề rõ ràng giúp người nhận nhanh chóng hiểu được mục đích email và dễ dàng tìm lại sau này.

• Lời chào (Greeting)
  Phần lời chào thể hiện sự lịch sự và tạo thiện cảm khi bắt đầu email. Tùy vào đối tượng nhận (đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng), bạn có thể lựa chọn lời chào phù hợp, từ trang trọng đến thân mật.

• Mở đầu email (Opening line)
  Đây là đoạn mở đầu giúp giới thiệu mục đích chính của email một cách ngắn gọn và rõ ràng. Phần này giúp người nhận nắm bắt nhanh lý do bạn viết email.

• Nội dung chính (Body)
  Là phần quan trọng nhất, nơi bạn trình bày chi tiết thông tin, yêu cầu hoặc vấn đề cần trao đổi. Nội dung nên được chia nhỏ thành các đoạn rõ ràng, tập trung vào từng ý để đảm bảo tính mạch lạc và dễ hiểu.

• Phần kết thúc (Closing)
  Phần này thường bao gồm lời cảm ơn, mong muốn nhận được phản hồi hoặc lời chúc lịch sự. Việc kết thúc email một cách trang trọng giúp tạo ấn tượng tích cực với người nhận.

• Chữ ký email (Signature)
  Chữ ký cung cấp thông tin liên hệ như tên đầy đủ, chức vụ, phòng ban, số điện thoại và email. Phần này giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại khi cần và tăng tính chuyên nghiệp cho email.

Việc nắm vững và áp dụng đúng 5 phần này giúp email của bạn vừa chuyên nghiệp, vừa dễ đọc, đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp công việc bằng tiếng Anh.

>> Xem thêm:

• Cách trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự
• Cách viết email reminder bằng tiếng Anh và các mẫu email reminder

2. Cách triển khai chi tiết cấu trúc 1 email tiếng Anh

3.1. Tiêu đề email (Subject)

Tiêu đề email là phần quan trọng nhất giúp người nhận nhanh chóng nhận biết nội dung và mục đích của email. Việc viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và chính xác sẽ giúp email của bạn được ưu tiên mở và đọc. Do đó, tiêu đề cần tập trung vào nội dung chính, tránh dùng từ ngữ chung chung hoặc dài dòng không cần thiết.

Cách viết tiêu đề hiệu quả:

• Giữ tiêu đề dưới 50 ký tự
• Dùng từ khóa chính liên quan trực tiếp đến nội dung
• Tránh dùng từ ngữ mơ hồ như “Important” hay “Hello”
• Sử dụng chữ in hoa cho từ đầu tiên hoặc các từ quan trọng
• Có thể thêm ngày hoặc deadline nếu cần thiết

Ví dụ tiêu đề email phổ biến trong công việc:

>> Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

3.2. Lời chào (Greeting)

Lời chào mở đầu email đóng vai trò thể hiện sự tôn trọng và lịch sự trong giao tiếp. Việc lựa chọn lời chào phù hợp với đối tượng nhận email – từ đồng nghiệp, cấp trên đến khách hàng – sẽ giúp tạo dựng mối quan hệ làm việc tốt và phản ánh phong cách chuyên nghiệp của người gửi.

Cách lựa chọn lời chào phù hợp:

• Dùng “Dear + Họ” với người cấp trên hoặc khách hàng
• Dùng “Hi + Tên” hoặc “Hello + Tên” với đồng nghiệp thân thiết
• Tránh dùng từ quá thân mật như “Hey” trong môi trường công sở

Ví dụ lời chào phổ biến và chuẩn:

3.3. Mở đầu email (Opening line)

Mở đầu email bằng tiếng Anh nên nêu rõ mục đích gửi thư một cách lịch sự và ngắn gọn, giúp người nhận dễ dàng hiểu lý do bạn viết email. Tránh viết dài dòng hoặc mở đầu lan man.

Cách viết mở đầu hiệu quả:

• Bắt đầu bằng câu chào hỏi lịch sự như “I hope this email finds you well.”
• Giới thiệu rõ mục đích email ngay sau lời chào
• Giữ câu mở đầu ngắn gọn, tập trung vào trọng tâm

Ví dụ mở đầu email thông dụng:

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn viết email tiếng Anh thương mại và các mẫu email thông dụng
• Cách viết email từ chối offer tiếng Anh lịch sự và khéo léo nhất

3.4. Nội dung chính (Body)

Phần thân email cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, chia đoạn hợp lý để người đọc dễ nắm bắt thông tin. Sử dụng câu văn đơn giản, tránh lỗi ngữ pháp và từ ngữ khó hiểu. Mỗi đoạn nên tập trung truyền đạt một ý chính.

Lưu ý khi viết phần thân email:

• Dùng câu ngắn, cấu trúc đơn giản
• Chia đoạn rõ ràng, tránh liệt kê dồn dập
• Sử dụng từ ngữ trang trọng, phù hợp môi trường công sở
• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi

Ví dụ đoạn thân email:

Over the past two weeks, our team has successfully completed the initial development phase of the new software. The core features have been implemented and thoroughly tested internally to ensure stability and functionality.

However, during testing, we identified some minor issues related to the user interface. Our technical team is currently addressing these to guarantee the highest quality before moving forward to user acceptance testing.

We expect to finalize these fixes by the end of next week and begin the user acceptance phase as scheduled.

(Trong hai tuần vừa qua, nhóm của chúng tôi đã hoàn thành thành công giai đoạn phát triển ban đầu của phần mềm mới. Các tính năng cốt lõi đã được triển khai và kiểm tra kỹ lưỡng trong nội bộ nhằm đảm bảo tính ổn định và khả năng hoạt động.

Tuy nhiên, trong quá trình kiểm thử, chúng tôi phát hiện một số vấn đề nhỏ liên quan đến giao diện người dùng. Nhóm kỹ thuật hiện đang tập trung khắc phục các lỗi này để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao nhất trước khi chuyển sang giai đoạn kiểm thử chấp nhận người dùng.

Chúng tôi dự kiến sẽ hoàn tất việc sửa lỗi vào cuối tuần tới và bắt đầu giai đoạn kiểm thử với người dùng đúng theo kế hoạch đã đề ra.)

3.5. Kết thúc email (Closing)

Phần kết thúc email tiếng Anh giúp thể hiện sự mong muốn nhận được phản hồi hoặc gửi lời cảm ơn chân thành. Bạn nên chọn câu kết lịch sự, tạo thiện cảm với người nhận.

Cách viết phần kết thúc hiệu quả:

• Dùng câu thể hiện sự biết ơn như “Thank you for your attention.”
• Nêu rõ mong muốn phản hồi như “Looking forward to your reply.”
• Mời người nhận liên hệ nếu cần thêm thông tin
• Tránh câu kết quá dài hoặc thiếu lịch sự

Ví dụ câu kết lịch sự, chuyên nghiệp:

3.6. Chữ ký email (Signature)

Chữ ký email cung cấp các thông tin liên hệ cần thiết, giúp người nhận biết được người gửi và dễ dàng liên hệ lại khi cần. Một chữ ký rõ ràng, đầy đủ thông tin sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp và tạo sự thuận tiện trong giao tiếp công việc.

Thông tin cần có trong chữ ký email:

• Họ và tên đầy đủ
• Chức vụ và phòng ban
• Tên công ty (nếu có)
• Số điện thoại liên hệ
• Địa chỉ email (nếu khác email gửi)
• Website hoặc các kênh liên lạc khác (nếu cần)

Ví dụ:

3. Mẫu email tiếng Anh chuẩn dành cho người đi làm

3.1. Mẫu email xin nghỉ phép

Subject: Request for Annual Leave from July 10th to July 14th, 2024

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I am writing to formally request annual leave from July 10th to July 14th, 2024, due to personal reasons that require my attention. During my absence, I have coordinated with Ms. Tran to cover my responsibilities and ensure continuity of work.

I have also updated all ongoing projects to the current status and shared necessary documents with the team. Please let me know if you require any further information or need me to make alternative arrangements.

Thank you very much for considering my request. I look forward to your approval.

Best regards,
Nguyễn Văn A
Marketing Specialist | Marketing Department | ABC Corporation
Phone: +84 123 456 789
Email: nguyenvana@abccorp.com

Dịch tiếng Việt:
Tiêu đề: Đề nghị xin nghỉ phép từ ngày 10 đến ngày 14 tháng 7 năm 2024

Kính gửi ông Smith,

Hy vọng email này sẽ đến với ông khi ông đang khỏe mạnh. Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ phép năm từ ngày 10 đến ngày 14 tháng 7 năm 2024 vì lý do cá nhân cần được giải quyết. Trong thời gian tôi nghỉ, tôi đã phối hợp với cô Trần để đảm nhận các nhiệm vụ của mình và đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

Tôi cũng đã cập nhật trạng thái tất cả các dự án đang thực hiện và chia sẻ tài liệu cần thiết với nhóm. Xin vui lòng cho tôi biết nếu ông cần thêm thông tin hoặc yêu cầu tôi sắp xếp công việc khác.

Cảm ơn ông đã xem xét yêu cầu của tôi. Tôi mong nhận được sự phê duyệt từ ông.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Chuyên viên Marketing | Phòng Marketing | Công ty ABC
Điện thoại: +84 123 456 789
Email: nguyenvana@abccorp.com

>> Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL XIN NGHỈ PHÉP TIẾNG ANH KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

3.2. Mẫu email báo cáo công việc

Subject: Weekly Sales Report – May 1 to May 7, 2024

Dear Team,

I hope everyone is doing well. Attached is the sales report for the week of May 1 to May 7, 2024. During this period, our team achieved an 8% increase in sales compared to the previous week, mainly due to the recent promotional campaign.

The report highlights key client feedback, including some concerns about delivery delays that we need to address promptly. I recommend prioritizing faster logistics coordination in the coming weeks to improve customer satisfaction.

Please review the attached report and let me know if you have any questions or require further details.

Thank you for your attention and continued support.

Best regards,
Nguyễn Văn A
Sales Coordinator | Sales Department | XYZ Corporation
Phone: +84 987 654 321
Email: nguyenvana@xyzcorp.com

Dịch tiếng Việt:
Tiêu đề: Báo cáo doanh số tuần – từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 5 năm 2024

Kính gửi nhóm,

Hy vọng mọi người đều khỏe mạnh. Đính kèm là báo cáo doanh số tuần từ ngày 1 đến ngày 7 tháng 5 năm 2024. Trong khoảng thời gian này, nhóm chúng ta đã đạt được mức tăng 8% doanh số so với tuần trước, chủ yếu nhờ vào chiến dịch khuyến mãi gần đây.

Báo cáo nêu bật phản hồi quan trọng từ khách hàng, bao gồm một số lo ngại về việc giao hàng chậm mà chúng ta cần xử lý kịp thời. Tôi đề xuất ưu tiên phối hợp logistics nhanh hơn trong những tuần tới nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Xin vui lòng xem xét báo cáo đính kèm và cho tôi biết nếu các bạn có câu hỏi hoặc cần thêm thông tin chi tiết.

Cảm ơn sự quan tâm và hỗ trợ liên tục của các bạn.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Điều phối viên Kinh doanh | Phòng Kinh doanh | Công ty XYZ
Điện thoại: +84 987 654 321
Email: nguyenvana@xyzcorp.com

>> Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI BÁO CÁO CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

3.3. Mẫu email xin hỗ trợ/giải đáp

Subject: Request for IT Support – Internet Connectivity Issue

Dear IT Support Team,

I hope you are well. Since this morning, I have been experiencing intermittent internet connectivity issues at my workstation, which have affected my ability to access shared drives and communicate with clients via email.

I have tried restarting my router and checking the cables but the problem persists. Could you please assist in diagnosing and resolving this issue at your earliest convenience? If you need any further information or remote access, I am available to support you.

Thank you in advance for your prompt assistance.

Best regards,
Nguyễn Văn A
Project Manager | IT Department | DEF Company
Phone: +84 321 654 987
Email: nguyenvana@defcompany.com

Dịch tiếng Việt:
Tiêu đề: Yêu cầu hỗ trợ IT – Sự cố kết nối internet

Kính gửi đội hỗ trợ IT,

Hy vọng các bạn khỏe mạnh. Từ sáng nay, tôi gặp phải sự cố kết nối internet không ổn định tại nơi làm việc, ảnh hưởng đến việc truy cập ổ đĩa dùng chung và giao tiếp với khách hàng qua email.

Tôi đã thử khởi động lại bộ định tuyến và kiểm tra các dây cáp nhưng vấn đề vẫn chưa được giải quyết. Xin vui lòng hỗ trợ kiểm tra và khắc phục sự cố này trong thời gian sớm nhất. Nếu cần thêm thông tin hoặc quyền truy cập từ xa, tôi sẵn sàng phối hợp.

Cảm ơn các bạn rất nhiều vì sự hỗ trợ kịp thời.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Quản lý Dự án | Phòng IT | Công ty DEF
Điện thoại: +84 321 654 987
Email: nguyenvana@defcompany.com

3.4. Mẫu email cảm ơn, xác nhận cuộc họp

Subject: Thank You for Meeting Confirmation on May 15th, 2024

Dear Ms. Johnson,

Thank you for confirming our meeting scheduled for May 15th, 2024, at 10:00 AM. I appreciate your time and look forward to discussing the project details and next steps.

Please let me know if there are any documents or materials you would like me to prepare prior to the meeting.

Thank you again, and I look forward to our conversation.

Best regards,
Nguyễn Văn A
Business Development Executive | Business Development Department | GHI Group
Phone: +84 789 123 456
Email: nguyenvana@ghigroup.com

Dịch tiếng Việt:
Tiêu đề: Cảm ơn đã xác nhận cuộc họp ngày 15 tháng 5 năm 2024

Kính gửi bà Johnson,

Cảm ơn bà đã xác nhận cuộc họp dự kiến vào ngày 15 tháng 5 năm 2024 lúc 10 giờ sáng. Tôi rất trân trọng thời gian của bà và mong được trao đổi chi tiết về dự án cũng như các bước tiếp theo.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu có tài liệu hoặc nội dung nào cần chuẩn bị trước cuộc họp.

Một lần nữa cảm ơn bà, và tôi rất mong chờ cuộc trao đổi sắp tới.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Nhân viên Phát triển Kinh doanh | Phòng Phát triển Kinh doanh | Tập đoàn GHI
Điện thoại: +84 789 123 456
Email: nguyenvana@ghigroup.com

>> Xem thêm: Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho dân công sở

Kết luận

Việc nắm vững cấu trúc 1 email tiếng Anh chuẩn là yếu tố then chốt giúp người đi làm giao tiếp hiệu quả, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo dựng hình ảnh tích cực trong môi trường công sở. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết và mẫu email thực tế hữu ích, giúp bạn tự tin hơn khi soạn thảo email tiếng Anh trong công việc hàng ngày.

Ngoài ta, để nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh trong công việc và thành thạo cách viết email chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp trực tuyến tại Langmaster. Khóa học này được thiết kế đặc biệt dành cho người đi làm, giúp phát triển khả năng sử dụng tiếng Anh trong các tình huống thực tế như trao đổi công việc, thuyết trình hay đàm phán, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp và cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHÓA HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp Online
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp Online 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh