Mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh khéo léo và chuyên nghiệp

Việc từ chối một cơ hội phỏng vấn có thể là một tình huống khó xử, nhưng nếu bạn biết cách viết email từ chối phỏng vấn tiếng Anh một cách khéo léo và chuyên nghiệp, bạn sẽ duy trì được mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng. Vì thế, trong bài viết này, Langmaster sẽ cung cấp các mẫu email và lưu ý quan trọng khi từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh.

1. Cấu trúc email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

1.1. Tiêu đề email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Tiêu đề của email từ chối phỏng vấn cần phải ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện ngay lập tức mục đích của email. Việc này giúp người nhận hiểu được nội dung ngay khi đọc tiêu đề.

Một số mẫu tiêu đề phổ biến:

Declining Interview Invitation – [Your Full Name]
(Từ chối lời mời phỏng vấn – [Tên đầy đủ của bạn])
Interview Invitation – [Your Name]
(Lời mời phỏng vấn – [Tên của bạn])
Regarding Interview Invitation for [Job Position]
(Về lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí])

Tiêu đề email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết email từ chối offer tiếng Anh lịch sự và khéo léo nhất

1.2. Lời chào mở đầu thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Khi bắt đầu email, bạn cần sử dụng lời chào trang trọng, thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Dưới đây là một số cách chào trang trọng phù hợp:

Dear [Interviewer’s Name],
(Kính gửi [Tên người phỏng vấn],)
Dear [Hiring Manager’s Name],
(Kính gửi [Tên bộ phận tuyển dụng],)
Dear [Recruitment Team],
(Kính gửi Đội ngũ tuyển dụng,)

Nếu bạn không biết tên người nhận cụ thể, "Dear Hiring Manager" là lựa chọn phù hợp.

Lời chào mở đầu thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết mở đầu email tiếng Anh chuyên nghiệp trong mọi tình huống

1.3. Nội dung thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Trong phần này, bạn cần thể hiện sự biết ơn đối với nhà tuyển dụng vì đã mời bạn tham gia phỏng vấn. Lời cảm ơn giúp thể hiện sự lịch sự và giữ mối quan hệ tốt với công ty.

Ví dụ:

Thank you very much for offering me the opportunity to interview for the [Position] role at [Company Name].
(Cảm ơn rất nhiều vì đã trao cho tôi cơ hội tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].)
I sincerely appreciate the time and effort you’ve spent reviewing my application and considering me for the role.
(Tôi chân thành cảm ơn thời gian và công sức bạn đã dành để xem xét đơn ứng tuyển của tôi và xem tôi là ứng viên cho vị trí này.)

Nội dung email từ chối phỏng vấn: Đây là phần quan trọng nhất trong email. Bạn cần đưa ra lý do từ chối một cách lịch sự, đồng thời giữ thái độ tích cực và tôn trọng.

Nội dung thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Một số ví dụ:

After careful consideration, I have decided to pursue another opportunity that better aligns with my career goals.
(Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình.)
Unfortunately, I must respectfully decline the interview invitation as I have accepted another offer.
(Rất tiếc, tôi buộc phải từ chối lời mời phỏng vấn vì tôi đã nhận một lời mời làm việc khác.)
I regret to inform you that I will not be able to attend the interview for [Job Position] due to personal reasons.
(Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] vì lý do cá nhân.)

Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

1.4. Lời kết và ký tên

Kết thúc email từ chối phỏng vấn, bạn cần gửi lời chào lịch sự và kết thúc email một cách chuyên nghiệp. Đảm bảo rằng bạn giữ được sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Ví dụ về lời kết:

Thank you again for the opportunity and I wish you and your team continued success in the future.
(Cảm ơn một lần nữa vì cơ hội này và tôi chúc bạn và đội ngũ của bạn tiếp tục thành công trong tương lai.)
I hope we may have the chance to connect again in the future.
(Tôi hy vọng chúng ta có thể kết nối lại trong tương lai.)

Kết thúc bằng một câu chào lịch sự:

Best regards,
(Trân trọng,)
Sincerely,
(Chân thành,)

Sau đó, bạn đừng quên ký tên và cung cấp thông tin liên hệ (nếu cần thiết).

Lời kết và ký tên thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

2. Các lưu ý khi viết email/thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Khi viết email từ chối phỏng vấn tiếng Anh, điều quan trọng là phải giữ sự chuyên nghiệp, lịch sự và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần nhớ khi viết email từ chối phỏng vấn:

Giữ thái độ lịch sự và tôn trọng: Đảm bảo rằng bạn sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng, tránh từ ngữ tiêu cực.
Cảm ơn nhà tuyển dụng: Hãy cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời bạn phỏng vấn.
Đưa lý do từ chối chung chung: Tránh đi vào chi tiết quá sâu về lý do cá nhân, chỉ cần đưa ra lý do chung chung như "tôi đã nhận một cơ hội khác".
Gửi email từ chối càng sớm càng tốt: Hãy gửi email trong vòng 24-48 giờ sau khi bạn quyết định từ chối, để nhà tuyển dụng có thời gian sắp xếp lại lịch trình.
Giữ email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề: Tránh viết email quá dài, đi vào vấn đề ngay từ đầu nhưng vẫn giữ sự lịch sự.
Mở cửa cho các cơ hội tương lai: Để lại cơ hội kết nối trong tương lai nếu có cơ hội hợp tác tiếp theo.
Kiểm tra email trước khi gửi: Đảm bảo email không có lỗi chính tả, ngữ pháp và thông điệp rõ ràng.

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

3. Một số mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Dưới đây là ba mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp kèm theo bản dịch tiếng Việt mà bạn có thể áp dụng trong mọi tình huống:

3.1. Mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp số 1

Subject: Declining Interview Invitation – [Your Full Name]
(Từ chối lời mời phỏng vấn – [Tên đầy đủ của bạn])

Email:

Dear [Interviewer’s Name],

Thank you very much for offering me the opportunity to interview for the [Position] role at [Company Name]. After careful consideration, I have decided to pursue another opportunity that better aligns with my career goals at this time.

I sincerely appreciate the time and effort you have invested in reviewing my application and arranging the interview. I hope that our paths may cross again in the future for potential opportunities.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]

Bản dịch tiếng Việt:

Tiêu đề: Từ chối lời mời phỏng vấn – [Tên đầy đủ của bạn]

Email:

Kính gửi [Tên người phỏng vấn],

Cảm ơn rất nhiều vì đã trao cho tôi cơ hội tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình vào thời điểm này.

Tôi chân thành cảm ơn thời gian và công sức bạn đã dành để xem xét đơn ứng tuyển của tôi và sắp xếp buổi phỏng vấn. Hy vọng rằng trong tương lai chúng ta có thể gặp lại nhau cho những cơ hội tiềm năng.

Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Thông tin liên hệ của bạn]

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

3.2. Mẫu thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh số 2

Subject: Interview Invitation for [Position] – [Your Name]
(Lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn])

Email:

Dear [Hiring Manager’s Name],

I would like to express my sincere gratitude for inviting me to interview for the [Position] position at [Company Name]. After careful thought, I have decided to decline the invitation as I have recently accepted another offer that aligns more closely with my long-term career objectives.

I truly appreciate the opportunity to learn more about your company, and I hope we can stay in touch for any future openings that may arise.

Thank you again for your time and consideration.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]

Bản dịch tiếng Việt:

Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]

Email:

Kính gửi [Tên bộ phận tuyển dụng],

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn chân thành vì đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi quyết định từ chối lời mời phỏng vấn vì tôi đã nhận một lời mời làm việc khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của tôi.

Tôi thật sự trân trọng cơ hội được tìm hiểu thêm về công ty của bạn, và hy vọng chúng ta có thể giữ liên lạc cho các cơ hội mở trong tương lai.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì thời gian và sự xem xét của bạn.

Chân thành,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Thông tin liên hệ của bạn]

3.3. Mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh số 3

Subject: Regarding Interview Invitation for [Position Name]
(Về lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí])

Email:

Dear [Interviewer’s Name],

Thank you for considering me for the [Position Name] role at [Company Name]. After thoughtful reflection, I regret to inform you that I must decline the interview invitation due to personal reasons.

I am grateful for the opportunity to connect with your team and learn more about [Company Name]. I hope we may have the chance to work together in the future under different circumstances.

Thank you once again for your time and consideration.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]

Bản dịch tiếng Việt:

Tiêu đề: Về lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]

Email:

Kính gửi [Tên người phỏng vấn],

Cảm ơn bạn đã xem xét tôi cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi suy nghĩ thấu đáo, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi phải từ chối lời mời phỏng vấn vì lý do cá nhân.

Tôi rất biết ơn về cơ hội kết nối với đội ngũ của bạn và tìm hiểu thêm về [Tên công ty]. Tôi hy vọng chúng ta có thể có cơ hội hợp tác trong tương lai dưới những hoàn cảnh khác.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì thời gian và sự xem xét của bạn.

Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Thông tin liên hệ của bạn]

Viết một email từ chối phỏng vấn tiếng Anh không chỉ giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp mà còn để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai. Nếu bạn đang muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh để tự tin hơn trong các tình huống như vậy, đừng bỏ lỡ khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Với phương pháp học trực tuyến hiệu quả và lộ trình học rõ ràng, bạn sẽ nhanh chóng cải thiện kỹ năng giao tiếp, giúp việc xử lý các tình huống trong công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy đăng ký ngay hôm nay để bắt đầu hành trình học tiếng Anh của bạn!

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH