Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh và các mẫu email tham khảo

Viết email phản hồi bằng tiếng Anh là kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Một email phản hồi rõ ràng và lịch sự không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và đồng nghiệp. Trong bài viết này, Langmaster sẽ hướng dẫn bạn cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh đúng chuẩn, cùng với các mẫu email tham khảo để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc!

1. Cấu trúc và nội dung của email phản hồi tiếng Anh

Để có thể viết được email phản hồi bằng tiếng Anh một cách hiệu quả, bạn cần nắm vững cấu trúc và nội dung cơ bản của một email chuẩn. Dưới đây là bố cục của một email phản hồi trong tiếng Anh:

1.1. Phần tiêu đề (Subject line)

Tiêu đề email phản hồi cần phải ngắn gọn nhưng rõ ràng, phản ánh đúng mục đích của email. Một tiêu đề chính xác sẽ giúp người nhận dễ dàng nhận ra nội dung mà họ đang mong đợi và ưu tiên đọc. Hãy tránh sử dụng tiêu đề quá dài hoặc mơ hồ, thay vào đó hãy làm nổi bật thông tin quan trọng nhất.

Ví dụ:

• Response to your inquiry about product availability (Phản hồi về yêu cầu sản phẩm của bạn)
• Follow-up on meeting schedule (Theo dõi lịch họp)

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

1.2. Lời mở đầu (Opening)

Lời mở đầu trong email phản hồi nên thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn nên sử dụng tên người nhận để tạo cảm giác gần gũi, nhưng cũng cần chú ý đến mức độ trang trọng tùy theo mối quan hệ với người nhận.

Ví dụ:

• Dear Mr. Smith,
• Hi Lisa,

Lưu ý:

• Dùng "Hi" khi gửi email cho đồng nghiệp hoặc người mà bạn quen biết gần gũi.
• Dùng "Dear" cho sếp, khách hàng, hoặc những người có mối quan hệ trang trọng hơn.

1.3. Thân email (Body)

Phần thân email là nơi bạn giải thích lý do bạn gửi email phản hồi và đưa ra những thông tin cần thiết. Bạn cần rõ ràng và chi tiết, nếu email có nhiều vấn đề cần giải quyết, hãy tách chúng thành từng đoạn riêng biệt để dễ dàng theo dõi. Mỗi đoạn văn nên tập trung vào một điểm chính, giúp người nhận dễ dàng hiểu và trả lời nếu cần.

Ví dụ:

• "Thank you for reaching out to us regarding the issue with your order. We are currently reviewing your request and will update you shortly."
• "In response to your inquiry about our services, I am happy to confirm that we offer both online and in-person training options."

1.4. Lời kết (Closing)

Khi kết thúc email phản hồi, bạn nên thể hiện sự cảm ơn và lời chúc tốt đẹp để duy trì mối quan hệ tốt với người nhận. Ngoài ra, đừng quên cung cấp thông tin liên lạc nếu họ cần thêm sự hỗ trợ.

Ví dụ:

• "Thank you for your patience and understanding. Should you have any further questions, feel free to contact us anytime."
• "I appreciate your cooperation and look forward to hearing from you soon."

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

2. Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho các trường hợp

Sau khi đã nắm vững cấu trúc của một email phản hồi, điều quan trọng tiếp theo là biết cách áp dụng vào các tình huống cụ thể. Dưới đây là các cách viết email phản hồi trong những trường hợp phổ biến mà bạn có thể tham khảo và sử dụng ngay.

2.1. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh về thông tin sản phẩm, dịch vụ

Khi khách hàng yêu cầu thêm thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn cần cung cấp một cách rõ ràng và chi tiết những gì họ muốn biết. Một ví dụ điển hình như sau:

Email mẫu:
Dear Ms. Green,

Thank you for reaching out to inquire about our products. I have attached a brochure with detailed information about our latest services. Additionally, I have included links to our product demos that you can explore at your convenience.

Please feel free to reach out if you have any questions or require further information. We look forward to hearing from you.

Best regards,
Tom

Dịch nghĩa:
Kính gửi cô Green,

Cảm ơn bạn đã liên hệ để hỏi về sản phẩm của chúng tôi. Tôi đã đính kèm một brochure với thông tin chi tiết về các dịch vụ mới nhất của chúng tôi. Bên cạnh đó, tôi cũng đã cung cấp các liên kết đến các video demo sản phẩm mà bạn có thể tham khảo khi thuận tiện.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi. Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng,
Tom

Xem thêm: MẪU EMAIL BÁO GIÁ BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN VÀ CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

2.2. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh khi khách hàng yêu cầu về sản phẩm mẫu

Khi khách hàng yêu cầu mẫu sản phẩm, việc gửi các mẫu phù hợp và chi tiết về các sản phẩm đó là rất quan trọng. 

Email mẫu:
Dear Mr. Brown,

Thank you for your interest in our products. I’ve attached a few sample products that I think might be of interest to you. Please review them and let me know if there’s anything else you would like to see.

I look forward to hearing your thoughts on these samples.

Best regards,
Alice

Dịch nghĩa:
Kính gửi ông Brown,

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi. Tôi đã đính kèm một số mẫu sản phẩm mà tôi nghĩ có thể sẽ làm bạn hài lòng. Xin vui lòng xem qua và cho tôi biết nếu bạn cần xem thêm mẫu nào khác.

Rất mong nhận được ý kiến của bạn về các mẫu sản phẩm này.

Trân trọng,
Alice

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

2.3. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh để từ chối một cuộc họp

Đôi khi, bạn cần phải từ chối lời mời tham gia một cuộc họp. Quan trọng là bạn phải từ chối một cách lịch sự và giữ thái độ chuyên nghiệp. Dưới đây là mẫu email từ chối cuộc họp:

Email mẫu:
Dear Mr. Lee,

Thank you for your invitation to the meeting scheduled for next week. Unfortunately, I won’t be able to attend due to a prior commitment. I appreciate the opportunity and hope we can reschedule for another time.

Best regards,
Linda

Dịch nghĩa:
Kính gửi ông Lee,

Cảm ơn bạn đã mời tham gia cuộc họp vào tuần tới. Tuy nhiên, tôi rất tiếc không thể tham dự vì đã có một lịch hẹn khác. Tôi trân trọng cơ hội này và hy vọng chúng ta có thể sắp xếp lại vào một thời gian khác.

Trân trọng,
Linda

Xem thêm: EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

2.4. Phản hồi email tiếng Anh sau khi ứng viên gửi CV apply

Khi nhận được CV từ ứng viên, bạn cần phản hồi một cách chuyên nghiệp và thông báo rõ ràng về quá trình tuyển dụng. Một ví dụ như sau:

Email mẫu:
Dear Mr. Smith,

Thank you for submitting your resume for the position of Marketing Manager at our company. I’ve reviewed your CV and I’m impressed with your qualifications. We would like to invite you for an interview to discuss the position further. Please let me know your availability.

Best regards,
Jessica

Dịch nghĩa:
Kính gửi ông Smith,

Cảm ơn bạn đã gửi CV ứng tuyển cho vị trí Quản lý Marketing tại công ty chúng tôi. Tôi đã xem xét CV của bạn và rất ấn tượng với các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Chúng tôi muốn mời bạn tham gia phỏng vấn để thảo luận thêm về vị trí này. Vui lòng cho tôi biết thời gian bạn có thể tham gia.

Trân trọng,
Jessica

Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

2.5. Phản hồi email tiếng Anh khi trả lời kết quả nộp đơn xin việc của ứng viên

Khi ứng viên không được chọn cho vị trí tuyển dụng, bạn cần gửi một email thông báo kết quả một cách lịch sự và chuyên nghiệp:

Email mẫu:
Dear Mr. Carter,

Thank you for your application to the position of Product Developer. After careful consideration, we regret to inform you that we have chosen to move forward with another candidate. We appreciate the time and effort you invested in the interview process and wish you the best in your future career.

Best regards,
Helen

Dịch nghĩa:
Kính gửi ông Carter,

Cảm ơn bạn đã nộp đơn ứng tuyển vào vị trí Nhà phát triển sản phẩm. Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc thông báo rằng chúng tôi đã quyết định chọn ứng viên khác. Chúng tôi trân trọng sự nỗ lực và thời gian bạn đã dành cho quá trình phỏng vấn và chúc bạn những điều tốt đẹp trong sự nghiệp tương lai.

Trân trọng,
Helen

2.6. Viết email phản hồi khách hàng về đơn hàng

Khi khách hàng đặt hàng, bạn cần xác nhận và cung cấp thông tin chi tiết về trạng thái đơn hàng của họ:

Email mẫu:
Dear Mr. Davis,

Thank you for your recent order of 30 office chairs. Your order is being processed, and we expect to ship it within 48 hours. Should you have any specific preferences regarding packaging, please let us know.

Best regards,
Peter

Dịch nghĩa:
Kính gửi ông Davis,

Cảm ơn bạn đã đặt mua 30 chiếc ghế văn phòng. Đơn hàng của bạn đang được xử lý và chúng tôi dự kiến sẽ gửi hàng trong vòng 48 giờ tới. Nếu bạn có yêu cầu đặc biệt về bao bì, xin vui lòng cho chúng tôi biết.

Trân trọng,
Peter

2.7. Cách viết email trả lời thư mời phỏng vấn

Khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn cần xác nhận thời gian phỏng vấn và thể hiện sự hào hứng:

Email mẫu:
Dear Ms. Parker,

Thank you for the opportunity to interview for the position of Social Media Manager. I am available for the interview at 3 PM on Tuesday, as requested. Please let me know if there is anything else I should bring to the interview.

Best regards,
Mark

Dịch nghĩa:
Kính gửi cô Parker,

Cảm ơn bạn đã cho tôi cơ hội tham gia phỏng vấn vị trí Giám đốc truyền thông xã hội. Tôi có thể tham gia phỏng vấn vào lúc 3 giờ chiều thứ Ba như đã yêu cầu. Vui lòng cho tôi biết nếu có gì thêm tôi cần mang đến buổi phỏng vấn.

Trân trọng,
Mark

Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI EMAIL THƯ MỜI PHỎNG VẤN TIẾNG ANH CỰC CHUYÊN NGHIỆP

2.8. Viết email bằng tiếng Anh phản hồi thư mời nhận việc

Khi bạn nhận được thư mời nhận việc, bạn cần thể hiện sự hào hứng và xác nhận chi tiết về công việc:

Email mẫu:
Dear Mr. Thomas,

I am writing to formally accept the offer for the position of Sales Manager at your company. I am excited to join your team and look forward to contributing to the success of the company. I will start on May 1st as agreed.

Thank you again for this opportunity.

Sincerely,
Emily

Dịch nghĩa:
Kính gửi ông Thomas,

Tôi viết thư này để chính thức chấp nhận lời mời nhận vị trí Quản lý Kinh doanh tại công ty của bạn. Tôi rất hào hứng gia nhập đội ngũ và mong muốn đóng góp vào sự thành công của công ty. Tôi sẽ bắt đầu vào ngày 1 tháng 5 như đã thỏa thuận.

Một lần nữa cảm ơn bạn đã trao cho tôi cơ hội này.

Trân trọng,
Emily

2.9. Viết email phản hồi khi khách hàng phàn nàn

Khi khách hàng phàn nàn về một dịch vụ hoặc sản phẩm, bạn cần phản hồi một cách nhanh chóng và giải quyết vấn đề họ đang gặp phải:

Email mẫu:
Dear Mr. Taylor,

I sincerely apologize for the delay in delivering your order. I understand how inconvenient this must be. I’ve tracked your order and it is now expected to arrive within the next 48 hours. If you don’t receive it by then, please contact me immediately.

Thank you for your patience and understanding.

Best regards,
Andrew

Dịch nghĩa:
Kính gửi ông Taylor,

Tôi xin lỗi sâu sắc vì sự chậm trễ trong việc giao đơn hàng của bạn. Tôi hiểu tình huống này rất bất tiện cho bạn. Tôi đã theo dõi đơn hàng và dự kiến nó sẽ đến trong vòng 48 giờ tới. Nếu bạn không nhận được hàng trong thời gian đó, xin vui lòng liên hệ với tôi ngay.

Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và thông cảm.

Trân trọng,
Andrew

3. Các lưu ý khi viết email phản hồi bằng tiếng Anh

Khi bạn đã chọn được mẫu email phản hồi phù hợp, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần nhớ để đảm bảo email của mình vừa chuyên nghiệp lại vừa hiệu quả. Dưới đây là những điểm quan trọng mà bạn nên lưu ý khi viết email phản hồi bằng tiếng Anh:

3.1. Phản hồi nhanh chóng và kịp thời

Một trong những yếu tố quan trọng khi viết email phản hồi là phản hồi trong thời gian hợp lý. Đặc biệt là đối với các yêu cầu gấp hoặc vấn đề cần giải quyết ngay lập tức. Việc trả lời nhanh sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.

3.2. Chủ đề rõ ràng và thông tin đầy đủ

Dòng chủ đề của email phải ngắn gọn nhưng vẫn phải thể hiện rõ nội dung chính của email. Một chủ đề súc tích giúp người nhận dễ dàng nhận diện email và quyết định xem có cần ưu tiên đọc ngay hay không. Trong phần nội dung của email, bạn cần trả lời đầy đủ các câu hỏi hoặc yêu cầu mà người nhận đã đưa ra. Nếu có nhiều thông tin, hãy chia thành các đoạn văn ngắn, dễ đọc và sắp xếp thông tin một cách logic.

Ví dụ:

• "Follow-up on Your Recent Inquiry" (Theo dõi yêu cầu gần đây của bạn)
  
  
• "Details Regarding Your Order Status" (Thông tin về tình trạng đơn hàng của bạn)

3.3. Lựa chọn ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp

Khi viết email phản hồi, ngôn từ bạn sử dụng cần phải lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh dùng các từ ngữ tiêu cực, gây hiểu lầm hoặc thiếu tôn trọng. Sử dụng câu chủ động và văn phong đơn giản để giúp người nhận dễ dàng hiểu được ý của bạn. Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mà bạn đang giao tiếp sẽ giúp xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp.

Ví dụ:

• "We appreciate your feedback and are happy to assist you." (Chúng tôi trân trọng phản hồi của bạn và sẵn sàng hỗ trợ bạn.)
  
  
• "Thank you for your patience as we work to resolve this matter." (Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn trong khi chúng tôi giải quyết vấn đề này.)

3.4. Thể hiện sự đồng cảm khi cần thiết

Nếu người nhận email gặp phải vấn đề hoặc tình huống khó khăn, hãy thể hiện sự đồng cảm và sự quan tâm. Việc thể hiện cảm giác thấu hiểu sẽ giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng và nhẹ nhõm hơn.

Ví dụ:

• "We understand that this situation is frustrating and we are doing everything we can to resolve it quickly." (Chúng tôi hiểu rằng tình huống này thật sự gây khó chịu và chúng tôi đang nỗ lực hết mình để giải quyết nhanh chóng.)
  
  
• "We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused." (Chúng tôi thành thật xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện nào có thể đã gây ra.)

3.5. Kiểm tra lại email trước khi gửi

Trước khi gửi email, hãy dành thời gian đọc lại để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và cú pháp. Một email không có lỗi sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với người nhận. Hãy chắc chắn rằng thông điệp bạn muốn truyền đạt rõ ràng và không gây hiểu lầm.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững các cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh và mẫu email để giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc. Tuy nhiên, để thành thạo tiếng Anh giao tiếp và viết email một cách chuyên nghiệp, việc trau dồi kỹ năng tiếng Anh mỗi ngày là điều không thể thiếu. Đừng ngần ngại tham gia khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster – nơi bạn sẽ được trang bị các kỹ năng giao tiếp tự tin và chuyên nghiệp, giúp bạn nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh trong mọi tình huống. Đăng ký ngay hôm nay và bắt đầu hành trình nâng cao trình độ tiếng Anh của bạn!

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh