CÁCH TRẢ LỜI EMAIL THƯ MỜI PHỎNG VẤN TIẾNG ANH CỰC CHUYÊN NGHIỆP

Bạn vừa nhận được thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh và không biết nên trả lời như thế nào để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng? Đừng quá lo lắng, hãy cùng tìm hiểu cách trả lời email thư mời phỏng vấn tiếng Anh đảm bảo chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh qua bài viết chi tiết bên dưới đây ngay nhé!

I. Bố cục chung của mail phản hồi/trả lời thư mời pv

Một email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh sẽ bao gồm những nội dung quan trọng sau đây: 

1. Tiêu đề thư

Tiêu đề thư là phần quan trọng không kém nội dung thư vì đây là điều đầu tiên mà người nhận nhìn thấy, quyết định đến việc họ có muốn mở thư đọc hay không. Một email không có tiêu đề cũng thường rất dễ bị đẩy vào mục spam (thư rác), và nhà tuyển dụng vì vậy có thể sẽ lạc mất thư trả lời phỏng vấn của bạn. 

Chính vì thế, khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh, ứng viên nên chú trọng đến việc đặt một tiêu đề ngắn gọn, súc tích, và truyền đạt chính xác những gì sắp trình bày. Bạn có thể viết tiêu đề email xác nhận phỏng vấn tiếng Anh theo cú pháp: [Tên vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên bạn]. Ví dụ: 

Mẫu tiêu đề: Interview Confirmation SEO Trainee – Nguyen Van A

2. Lời chào mở đầu

Trước khi vào nội dung chính cần phải có lời chào hỏi ở đầu thư. Thông thường, trong email mời tham dự phỏng vấn, bên tuyển dụng sẽ ký tên kèm theo chức danh. Bạn nên lưu ý điểm này để chào hỏi trực tiếp trong email trả lời. Điều đó sẽ giúp bạn gây ấn tượng, cho thấy bạn thật sự quan tâm đến mọi thông tin tuyển dụng.

• Nếu biết rõ tên, chức danh của nhà tuyển dụng, hãy gửi lời chào theo mẫu sau: Dear Mr/ Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty].
• Nếu chưa biết chính xác thông tin nhà tuyển dụng, có thể viết lời chào nói chung như sau: Dear Hiring Team/To whom it may concern (Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/Kính gửi đội ngũ…)

3. Lời cảm ơn nhà tuyển dụng

Tiếp theo, ứng viên nên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng, thể hiện thái độ trân trọng công sức và thời gian họ đã dành cho việc cân nhắc và tuyển chọn. Đây cũng là một trong những tác phong chuyên nghiệp mà bất kỳ ứng viên nào cũng cần có, do đó khi trả lời email thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn không nên bỏ qua phần này. 

Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu cảm ơn nhà tuyển dụng như sau:

• Thank you for your consideration and interview invitation to me. (Cảm ơn anh/chị và Quý Công ty vì đã cân nhắc và mời em đến buổi phỏng vấn.)

• I would like to express my gratitude towards the interview opportunity from XYZ Company. (Tôi muốn thể hiện sự biết ơn với cơ hội được phỏng vấn ở Công ty XYZ.)

• I would like to thank you for considering my application for the position of… (Cảm ơn bạn đã cân nhắc thư ứng tuyển của tôi dành cho vị trí…)

• Thank you for the opportunity… (Cảm ơn đã trao cho tôi cơ hội để…)

Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI MAIL XÁC NHẬN PHỎNG VẤN GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

4. Xác nhận/Từ chối phỏng vấn

Đây là phần nội dung chính trong email trả lời thư mời email phỏng vấn tiếng Anh. Ứng viên có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn. Tuy nhiên, dù là ở trường hợp nào, bạn cũng cần thể hiện thái độ thiện chí và tính chuyên nghiệp khi viết thư trả lời nhà tuyển dụng. Có thể tham khảo một vài mẫu câu gợi ý sau đây: 

a. Chấp nhận/xác nhận phỏng vấn:

• I would like to confirm that I will join the scheduled interview at… (Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn theo lịch…)

• I am writing to confirm that I could attend the interview… (Tôi xác nhận rằng tôi có thể tham dự buổi phỏng vấn…)
• It is my pleasure to attend the interview at… (Tôi rất vinh dự được tham dự buổi phỏng vấn vào…)

b. Từ chối phỏng vấn:

• After careful consideration, I am afraid that I am currently not suitable with the … position at XYZ Company. (Sau khi cân nhắc cẩn thận, tôi e rằng hiện tại tôi chưa thật sự phù hợp với vị trí… ở công ty XYZ.)
• Unfortunately, I am unable to participate in the interview as I have decided to accept another offer that I believe is a better fit for me at this time. (Thật không may, tôi không thể tham gia cuộc phỏng vấn vì tôi đã quyết định nhận một lời đề nghị khác mà tôi tin là phù hợp hơn với mình vào lúc này.)

c. Yêu cầu hoặc thắc mắc khác (nếu có):

Sau nội dung chính của thư, bạn có thể bổ sung một số thông tin về yêu cầu hoặc thắc mắc khác (hẹn lại lịch phỏng vấn, hỏi cụ thể về địa điểm, thời gian…) 

• I would like to ask if we could start 5 minutes later than the scheduled time due to my previous meeting… (Tôi muốn hỏi rằng liệu chúng ta có thể bắt đầu muộn hơn 5 phút so với lịch trình không vì tôi có một cuộc hẹn trước đó…)
• I have a concern about whether Ms. Nhung is going to be my interviewer. (Tôi có một thắc mắc rằng liệu chị Nhung có phải người sẽ phỏng vấn tôi hay không.)

5. Lời chào kết thư và ký tên

Cuối cùng, ứng viên nên để lại một lời cảm ơn thay cho lời chào kết thư, ký tên để thể hiện sự chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo mẫu kết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh sau đây:

• Once again, thank you so much for your invitation. I am looking forward to our interview next week. (Một lần nữa, cảm ơn bạn rất nhiều vì lời mời. Tôi rất trông đợi buổi phỏng vấn vào tuần tới.) 

• I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong phản hồi từ bạn).

• Yours faithfully, (nếu mở đầu email dùng Dear Sir/Madam)
• Yours sincerely, (nếu mở đầu email bằng Dear Mr/Ms…)

II. Các mẫu email phản hồi bằng tiếng Anh cực hay

1. Mẫu email Xác nhận/ Đồng ý phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mẫu 1:

Dear Ms. Trang,

Thank you for the invitation to interview for the Sales Manager role at Cupid Company. I am available this Friday at 3:30 pm, and I confirm the meeting with you to discuss this position more on that day.

Please let me know if you need any information prior Thursday afternoon at your office.

Sincerely,

Ha Nam

Phone: 0966.133.XXX

Mẫu 2:

Dear Mr.John – Manager Marketing of XYZ Company,

I am very pleased to receive the interview invitation this morning. 

Thank you very much for giving me the opportunity to join the interview to recruit new accountants for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Monday, August 11, 2023.

However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so I would like to know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I look forward to receiving an early response from your company so that I can be best prepared!

Best regards,

Hoa Lan

2. Mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear Ms Hoa,

Thank you for your invitation to interview for the position of Sales Manager at U&I Company. I appreciate the opportunity and time you took to review my application.

After careful consideration, I have decided to withdraw my application for this position. I have accepted another opportunity that better aligns with my long-term career goals.

I would like to express my gratitude for considering me as a candidate. I wish you and the team at U&I Company continued success in your endeavors.

Best regards,

Le Thuy

3. Mẫu thư xin dời lịch hoặc đổi lịch bằng tiếng Anh 

To: tramanh.hrteam@gmail.com

Subject: Request to reschedule the interview

Dear Ms.Anh,

This email is intended to inform you that I will not be able to attend the interview for the Content Manager role scheduled for Monday, September 22, 2023. Please accept my sincere apologies for the inconvenience.

I was looking forward to attending the interview. Unfortunately, my sinus disease has recurred and my health is not good enough to go out these days. Therefore, I request you to kindly reschedule my interview to next week. I am totally available on Monday, Tuesday, Wednesday. 

I am looking forward to an opportunity to discuss the job in detail with you. Thank you for considering my request.

Yours sincerely,

Ha Mai

4. Mẫu viết mail hỏi kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear Miss Lara,

Thank you for calling me for an interview on August 23rd for the position of Data Analyst at your company. I hope my performance at the interview satisfied you. I was informed that the interview’s outcome will be announced by August 25th. Since I have not received any response from your good office, I was wondering if you would kindly let me know about it. I would greatly appreciate that.

I will wait for a response for another 2 days, after which I will be forced to look for another job opportunity. I would like to convey that if I have the opportunity to work for your company, I will devote myself to the growth of the company. Thank you!

Best regards, 

Sarah J

5. Mẫu email thư cảm ơn phỏng vấn tiếng Anh

Subject: “THANK YOU LETTER AFTER THE INTERVIEW – Nguyen Van An”

Respectfully to : Department of Human Resources of XYZ Company

My name is Nguyen Van An. I have attended your company’s interview for applying for the Sales Manager role. 

Thanks to the interview, I have a deep understanding of my strengths as well as weaknesses to overcome. At the same time, I also have a chance to feel the professionalism and friendliness in your company’s working style. 

I would be grateful that the company has spent much time with me in the interview. Wishing the company shall achieve many more successes in the future.

Signature

III. Lưu ý khi trả lời email thư mời phỏng vấn tiếng Anh

Khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn cần chú ý một vài điểm sau đây: 

• Bạn nên trả lời thư xác nhận phỏng vấn tiếng Anh càng sớm càng tốt, tốt nhất là ngay sau khi nhận được email và tuyệt đối không nên để nhà tuyển dụng đợi thư phản hồi quá lâu. 
• Sử dụng ngữ pháp đơn giản, không nhất thiết phải là các câu hoa mỹ, phức tạp. Ngoài ra, kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng email phản hồi của mình không mắc lỗi sai ngớ ngẩn nào.
• Email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh đảm bảo đầy đủ các phần, thông tin, bố cục rõ ràng. Đừng quên dành lời cảm ơn sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng, có thiện cảm với bạn hơn.
• Lời lẽ lịch sự, chuyên nghiệp: Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ trong email trả lời thư mời phỏng vấn gửi đến nhà tuyển dụng. Tránh viết sai chính tả, thiếu ý hay câu cụt. Nên viết câu mạch lạc, rõ ràng và đúng ngữ pháp.
• Yêu cầu thông tin bổ sung: Nếu thư mời phỏng vấn cung cấp thiếu thông tin cần thiết (có thể là địa điểm, hình thức phỏng vấn cụ thể, hoặc tài liệu cần chuẩn bị…) bạn hãy lịch sự hỏi thêm thông tin trong thư phản hồi. 

Trên đây là bài viết tổng hợp cách trả lời email thư mời phỏng vấn tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, đầy đủ nhất. Hy vọng với những chia sẻ ở trên, các bạn sẽ có thể nắm được bố cục chuẩn của một email trả lời thư mời phỏng vấn và tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng nhé!