Cách viết email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh cho mọi tình huống

Bạn đang cần viết email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh để giải quyết vấn đề tài chính với đối tác hoặc nhà cung cấp? Viết một email chuyên nghiệp, lịch sự và rõ ràng không chỉ giúp bạn đạt được mục đích mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Trong bài viết này, Langmaster sẽ hướng dẫn bạn cách viết email yêu cầu hoàn tiền cho mọi tình huống một cách hiệu quả.

1. Cách viết email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Viết email yêu cầu hoàn tiền cần tuân theo một cấu trúc logic gồm: tiêu đề, mở đầu, nội dung chính và phần kết. Dưới đây là chi tiết từng phần, kèm theo ví dụ cụ thể để bạn áp dụng ngay.

1.1. Tiêu đề email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Tiêu đề yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh nên ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh chính xác nội dung email.

Ví dụ:

• Request for Refund – Order #A123456
  (Yêu cầu hoàn tiền – Đơn hàng số A123456)
• Refund Request Regarding Recent Purchase
  (Yêu cầu hoàn tiền liên quan đến đơn mua gần đây)

Gợi ý: Tránh dùng tiêu đề quá mơ hồ như “Hello” hoặc “Need help” vì dễ bị bỏ qua hoặc rơi vào spam.

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

1.2. Lời mở đầu email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Đây là phần bạn giới thiệu lý do viết email một cách lịch sự, không nên đi thẳng vào vấn đề một cách quá cộc lốc.

Câu mẫu:

• Dear Customer Service,
  (Kính gửi bộ phận chăm sóc khách hàng,)
• I am writing to request a refund for a product I recently purchased.
  (Tôi viết email này để yêu cầu hoàn tiền cho một sản phẩm tôi đã mua gần đây.)
• I hope this message finds you well.
  (Tôi hy vọng bạn nhận được email này trong lúc mọi việc đều ổn.)

Xem thêm: Cách viết email reminder bằng tiếng Anh 

1.3. Nội dung email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Trong phần này, bạn cần cung cấp thông tin đơn hàng, lý do hoàn tiền và đề nghị cụ thể. Nên trình bày ngắn gọn, súc tích, không lan man.

Câu mẫu:

• I purchased the item on April 10, 2025, order number A123456.
  (Tôi đã mua sản phẩm vào ngày 10 tháng 4 năm 2025, mã đơn hàng A123456.)
• Unfortunately, the product arrived damaged and does not work properly.
  (Thật không may, sản phẩm bị hỏng khi đến và không hoạt động đúng cách.)
• According to your refund policy, I would like to request a full refund.
  (Theo chính sách hoàn tiền của quý công ty, tôi muốn yêu cầu hoàn tiền toàn bộ.)
• I have attached photos of the defective item for your reference.
  (Tôi đã đính kèm hình ảnh sản phẩm bị lỗi để quý công ty tham khảo.)

Xem thêm: 

• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh và các mẫu email tham khảo
• Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chân thành nhất

1.4. Kết thúc email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Phần này thể hiện thái độ lịch sự, mong muốn được hỗ trợ và cung cấp thêm thông tin liên hệ nếu cần.

Câu mẫu:

• Please let me know if you need any further information.
  (Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin nào.)
• I look forward to your response and hope this issue can be resolved quickly.
  (Tôi mong sớm nhận được phản hồi và hy vọng vấn đề này sẽ được giải quyết nhanh chóng.)
• Thank you for your time and assistance.
  (Cảm ơn bạn đã dành thời gian và hỗ trợ.)
• Best regards,
  (Trân trọng,)

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

2. Từ vựng và các mẫu câu trong email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

2.1. Từ vựng trong email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Dưới đây là danh sách các từ/cụm từ tiếng Anh thường xuyên xuất hiện trong email yêu cầu hoàn tiền:

Lưu ý: Khi viết email, nên chọn từ ngữ trung tính và lịch sự, tránh dùng từ quá cảm xúc hoặc gay gắt.

Xem thêm: EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

2.2. Mẫu câu trong email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Dưới đây là các mẫu câu thông dụng, chia theo từng phần trong cấu trúc email:

 Mở đầu email

• I am writing to request a refund for a recent purchase.
  (Tôi viết email này để yêu cầu hoàn tiền cho một đơn hàng gần đây.)
• I hope this message finds you well.
  (Tôi hy vọng bạn nhận được email này trong lúc mọi việc đều tốt đẹp.)
• I recently purchased [product/service] from your company on [date].
  (Tôi gần đây đã mua [sản phẩm/dịch vụ] từ quý công ty vào ngày [ngày].)

Trình bày lý do hoàn tiền

• Unfortunately, the item I received was defective.
  (Thật không may, sản phẩm tôi nhận được bị lỗi.)
• The product arrived damaged and is not functioning properly.
  (Sản phẩm bị hư hỏng khi đến và không hoạt động đúng cách.)
• The service did not meet my expectations as described.
  (Dịch vụ không đáp ứng kỳ vọng như đã mô tả.)
• I believe I am eligible for a refund according to your return policy.
  (Tôi tin rằng tôi đủ điều kiện được hoàn tiền theo chính sách hoàn trả của quý công ty.)

Xem thêm: Cách viết email từ chối offer tiếng Anh lịch sự và khéo léo nhất

Đề nghị hoàn tiền

• I would like to request a full refund.
  (Tôi muốn yêu cầu hoàn tiền toàn bộ.)
• Please let me know the steps required to complete the refund process.
  (Xin vui lòng cho tôi biết các bước cần thiết để hoàn tất quá trình hoàn tiền.)
• I have attached a copy of the receipt and photos of the damaged item.
  (Tôi đã đính kèm bản sao biên lai và hình ảnh sản phẩm bị hỏng.)

Kết thúc email lịch sự

• Thank you for your assistance and understanding.
  (Cảm ơn bạn đã hỗ trợ và thấu hiểu.)
• I look forward to your prompt response.
  (Tôi mong nhận được phản hồi sớm từ bạn.)
• Please don’t hesitate to contact me if you need further details.
  (Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin.)

Xem thêm: Mẫu email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh chuẩn nhất 

3. Các mẫu email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh

Viết email yêu cầu hoàn tiền cần rõ ràng, lịch sự và cụ thể. Dưới đây là 3 mẫu email cho các tình huống thường gặp:

3.1. Mẫu email hoàn tiền vì sản phẩm bị lỗi

Email bằng tiếng Anh:

Subject: Request for Refund – Damaged Product (Order #LM9987)

Dear Customer Support,

I am writing to request a refund for an item I purchased from your online store on April 5th, 2025. My order number is LM9987.

Unfortunately, the product arrived damaged and does not work properly. I have attached photos of the damaged item and a copy of the purchase receipt for your reference.

According to your return policy, I would like to request a full refund. Please let me know the steps to proceed with this request.

Thank you for your time and assistance.

Sincerely,
Tran Minh

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Yêu cầu hoàn tiền – Sản phẩm bị lỗi (Đơn hàng #LM9987)

Kính gửi bộ phận chăm sóc khách hàng,

Tôi viết email này để yêu cầu hoàn tiền cho một sản phẩm tôi đã mua từ cửa hàng online của quý công ty vào ngày 5 tháng 4 năm 2025. Mã đơn hàng của tôi là LM9987.

Rất tiếc, sản phẩm tôi nhận được bị hỏng và không hoạt động đúng cách. Tôi đã đính kèm hình ảnh sản phẩm bị lỗi và bản sao hóa đơn để quý công ty tham khảo.

Theo chính sách hoàn tiền của quý công ty, tôi mong muốn được hoàn tiền toàn bộ. Xin vui lòng hướng dẫn tôi các bước tiếp theo để thực hiện yêu cầu này.

Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian và hỗ trợ.

Trân trọng,

Trần Minh

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

3.2. Mẫu email hoàn tiền vì dịch vụ không đúng cam kết

Email bằng tiếng Anh:

Subject: Refund Request – Dissatisfaction with Service

Dear [Service Provider's Name],

I recently subscribed to your premium plan on April 1st, 2025, expecting the features as advertised. Unfortunately, many of the key services were not accessible and the support was unresponsive.

I would like to formally request a full refund as the service did not meet expectations nor the description on your website. My account email is minhtran98@gmail.com.

Please confirm the refund process and the estimated timeline.

Thank you for your understanding.

Best regards,
Minh Tran

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Yêu cầu hoàn tiền – Không hài lòng với dịch vụ

Kính gửi [Tên nhà cung cấp dịch vụ],

Gần đây tôi đã đăng ký gói dịch vụ cao cấp của quý công ty vào ngày 1 tháng 4 năm 2025, với kỳ vọng được sử dụng các tính năng như đã quảng cáo. Tuy nhiên, nhiều tính năng chính không thể truy cập và bộ phận hỗ trợ không phản hồi.

Tôi xin yêu cầu hoàn tiền toàn bộ vì dịch vụ không đáp ứng mong đợi cũng như mô tả trên website của quý công ty. Tài khoản email của tôi là minhtran98@gmail.com.

Xin vui lòng xác nhận quy trình hoàn tiền và thời gian xử lý dự kiến.

Cảm ơn quý công ty đã thấu hiểu.

Trân trọng,
Minh Trần

Xem thêm: Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho dân công sở

3.3. Mẫu email yêu cầu hoàn tiền khi hủy gia hạn dịch vụ (subscription)

Email bằng tiếng Anh:

Subject: Request for Subscription Cancellation and Refund

Dear Billing Department,

I noticed that my subscription to your service was automatically renewed on April 15, 2025. I had intended to cancel before this date but missed the deadline by a day.

As I have not used the service since the renewal, I kindly request a refund for this charge. My account is registered under the email minhhoang@abc.com.

Please let me know if a refund is possible and what steps I need to take.

Thank you for your support.

Kind regards,
Hoang Minh

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Yêu cầu hủy gia hạn dịch vụ và hoàn tiền

Kính gửi bộ phận thanh toán,

Tôi nhận thấy rằng gói đăng ký dịch vụ của tôi đã được tự động gia hạn vào ngày 15 tháng 4 năm 2025. Tôi đã có ý định hủy trước ngày này nhưng bị trễ một ngày.

Vì tôi chưa sử dụng dịch vụ kể từ khi gia hạn, tôi mong được hoàn tiền cho khoản phí này. Tài khoản của tôi đăng ký với email minhhoang@abc.com.

Xin vui lòng cho tôi biết liệu tôi có thể được hoàn tiền không và cần thực hiện những bước gì.

Cảm ơn sự hỗ trợ của quý công ty.

Trân trọng,
Hoàng Minh

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi viết email yêu cầu hoàn tiền bằng tiếng Anh trong mọi tình huống. Một email rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng mà còn xây dựng hình ảnh uy tín trong công việc.

Nếu bạn muốn nâng cao khả năng giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp hơn nữa, tham gia ngay khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster, giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp, viết email, xử lý tình huống công sở một cách tự tin và hiệu quả. Đăng ký ngay hôm nay để cải thiện tiếng Anh của bạn và mở rộng cơ hội nghề nghiệp!

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh