DEADLINE LÀ GÌ? CÁCH THOÁT KHỎI NỖI ÁM ẢNH DEADLINE

Mặc dù thuật ngữ “deadline” được sử dụng rộng rãi nhưng nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu deadline là gì hay còn nhầm lẫn với một từ tương tự khác là “dateline”. Vậy sử dụng dateline hay deadline thì chính xác, Langmaster sẽ giúp bạn phân biệt hai khái niệm này và gợi ý cách chạy deadline hiệu quả.

I. Deadline là gì? Khái niệm và ví dụ.

Theo nghĩa của từ, "deadline" được ghép từ hai từ "dead" (tức là chết, không hoạt động) và "line" (ranh giới, đường kẻ). Khi kết hợp lại, "deadline" có ý nghĩa là mốc thời gian cuối cùng mà các công việc hoặc nhiệm vụ phải hoàn thành. Nói một cách dễ hiểu, “deadline” có nghĩa là “hạn cuối”.

Ví dụ: Trong lĩnh vực xuất bản sách, một nhà xuất bản đặt một deadline cho tác giả về việc gửi bản thảo cuối cùng vào ngày 1 tháng 9 để có thể in sách và phát hành vào tháng 12. Điều này giúp đảm bảo rằng sách được hoàn thành và sẵn sàng để xuất bản đúng thời gian. Trong trường hợp này, ngày 1 tháng 9 được gọi là deadline cho việc gửi bản thảo cuối cùng.

Tổ chức sự kiện cũng có thể bao gồm deadline cho việc đăng ký tham gia. Ví dụ, deadline đăng ký tham gia hội thảo được đặt trước ngày diễn ra sự kiện để giúp ban tổ chức chuẩn bị cơ sở vật chất phù hợp với số lượng người tham dự.

Deadline thường được xác định trước và có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như công việc, dự án, học tập,..... Nó có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ, CHI TIẾT

II. Deadline có công dụng như thế nào?

Vậy deadline có vai trò gì mà khiến nó trở nên thông dụng như vậy? Dưới đây là một số vai trò của việc đặt deadline:

1. Xác định mục tiêu và tạo động lực

Deadline giúp bạn xác định mục tiêu cụ thể và có động lực để hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đề ra. Khi bạn biết rằng bạn có một deadline, bạn sẽ cảm thấy thúc đẩy để làm việc chăm chỉ hơn.

2. Quản lý thời gian hiệu quả

Đặt deadline cho các công việc của mình giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nó giúp bạn phân chia thời gian hợp lý để hoàn thành tất cả nhiệm vụ. Bạn có thể lên kế hoạch và tổ chức công việc của mình sao cho phù hợp với vốn thời gian có sẵn.

3. Tăng năng suất và sự cam kết

Deadline thúc đẩy sự tập trung và nỗ lực để hoàn thành công việc. Khi bạn biết rằng bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ làm việc chăm chỉ hơn và tập trung hơn. Nhờ đó mà năng suất được tăng lên và giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Ngoài ra, khi bạn có deadline cho một nhiệm vụ, bạn tạo ra một cam kết và đảm bảo rằng công việc sẽ được hoàn thành đúng hạn. Điều này giúp hạn chế tình trạng trì hoãn và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành kịp thời.

4. Định hướng và đo lường tiến độ

Deadline cung cấp một mục tiêu rõ ràng để định hướng và đo lường tiến độ của công việc. Bạn có thể theo dõi tiến trình và biết được liệu bạn đang đi đúng hướng và hoàn thành công việc đúng thời hạn hay không. Việc điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết vì vậy mà cũng thuận tiện hơn rất nhiều.

III. Dateline hay Deadline? Phân biệt 2 khái niệm

Cách viết và phát âm tương đồng khiến nhiều người nhầm lẫn khi sử dụng “deadline” và “dateline”. Vậy dateline là gì, cùng Langmaster phân biệt 2 thuật ngữ này nhé!

Dateline chỉ mốc thời gian một sự kiện, sự việc được diễn ra. Dateline được sử dụng nhiều trong việc lập kế hoạch hay đánh dấu các mốc thời gian của một sự kiện. Ví dụ, ngày diễn ra cuộc họp tổng kết cuối năm của công ty là ngày 15 tháng 12, ta có thể nói rằng dateline của cuộc họp tổng kết cuối năm là 15/12.

Như vậy, “dateline” cung cấp thông tin về thời điểm cụ thể tổ chức một sự kiện, sự việc chứ không mang nghĩa hạn cuối hoàn thành công việc như “deadline”. Có thể thấy rằng mặc dù đều liên quan đến thời gian nhưng “dateline” và “deadline” mang nghĩa hoàn toàn khác nhau và có mục đích sử dụng khác nhau. Bạn nhớ xác định xem thông tin mình muốn diễn đạt là “hạn cuối hoàn thành” hay “thời điểm tổ chức” để lựa chọn chính xác giữa 2 thuật ngữ này nhé!

IV. Top 5 lỗi thường gặp khi lập deadline

Để đặt được deadline khoa học và phù hợp với quỹ thời gian, nguồn lực của bản thân đòi hỏi phải xem xét nhiều yếu tố. Langmaster liệt kê ra TOP 5 lỗi phổ biến nhất khi lập deadline để các bạn có thể rút kinh nghiệm nhé! 

1. Đặt deadline quá ngắn

Một lỗi thường gặp là đặt deadline quá gấp gáp, không đủ thời gian để hoàn thành công việc một cách hợp lý. Điều này có thể dẫn đến căng thẳng, stress và hiệu suất làm việc không cao.

2. Thiếu tính linh hoạt

Đặt deadline quá cứng nhắc mà không có sự linh hoạt để điều chỉnh khi có thay đổi hoặc khó khăn cũng là một lỗi chúng ta thường gặp. Điều này gây ra áp lực không cần thiết và khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng hạn.

3. Không xem xét tính phức tạp

Đôi khi, một công việc phức tạp hoặc nhiều hơn mức bình thường có thể yêu cầu thời gian và nguồn lực nhiều hơn. Nếu không xem xét đúng mức độ phức tạp, đặt deadline không thích hợp có thể gây ra việc hoàn thành không đúng hạn.

4. Thiếu tính thực tế

Lập deadline mà không xem xét các rào cản, khó khăn có thể xảy ra trong quá trình làm việc sẽ dẫn đến việc không thể hoàn thành công việc đúng hạn. Cần đảm bảo rằng deadline là thực tế và có thể đạt được dựa trên tình huống cụ thể.

5. Không tính đến thứ tự ưu tiên

Không đánh giá đúng mức độ quan trọng và không phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên dẫn đến việc đặt deadline không hợp lý. Việc này có thể dẫn đến việc hoàn thành các công việc không đúng thứ tự cần thiết hoặc không đạt được mục tiêu chính.

V. Cách chạy deadline hiệu quả

Việc quá nhiều deadline dồn dập khiến nhiều bạn trẻ rơi vào tình trạng quá tải, ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần và thể chất. Để thoát khỏi nỗi ác mộng bị “deadline dí”, bạn cần có một phương pháp làm việc khoa học và phù hợp với bản thân. Sau đây là phương pháp chạy deadline hiệu quả do Langmaster gợi ý:

Bước 1: Tạo kế hoạch và lịch trình

Sau khi xác lập được deadline hợp lý, không mắc những lỗi thường gặp như Langmaster đã phân tích, điều tiếp theo bạn cần làm là xây dựng một kế hoạch chi tiết cho lịch trình thực hiện công việc. Phân chia công việc thành các giai đoạn nhỏ hơn và xác định các mốc thời gian cho từng giai đoạn để đảm bảo tiến độ chung.

Xem thêm: CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CÁ NHÂN HIỆU QUẢ

Bước 2: Sử dụng phương pháp quản lý thời gian

Quản lý thời gian là yếu tố mấu chốt giúp bạn thoát khỏi tình trạng quá tải công việc. Trong quá trình thực hiện công việc, bạn cần giữ được sự tập trung để đảm bảo năng suất, đồng thời sắp xếp quỹ thời gian hợp lý. Một số gợi ý về phương pháp quản lý thời gian đó là:

Áp dụng các phương pháp quản lý thời gian như kỹ thuật Pomodoro (phân chia công việc thành các khối thời gian ngắn, điểm danh sau mỗi khối), sử dụng mô hình Eisenhower (ưu tiên công việc theo độ quan trọng và khẩn cấp), hay sử dụng phương pháp To-do list để tăng hiệu suất và giữ được sự tập trung.

Xem thêm: 9+ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC, CUỘC SỐNG

Bước 3:Theo dõi tiến độ và điều chỉnh

Sự điều chỉnh trong quá thực hiện là việc sẽ thường xuyên xảy ra. Vì vậy, nếu gặp những sự thay đổi hay khó khăn, đừng lo lắng mà hãy tìm cách điều chỉnh hợp lý lại kế hoạch của mình nhé!

Đừng quên theo dõi tiến độ thực hiện công việc so với kế hoạch và deadline ban đầu. Điều này giúp bạn không chệch khỏi hướng đi đã đề ra.

Bước 4: Tạo thói quen và tuân thủ

Bạn cần duy trì sự cam kết với công việc xuyên suốt quá trình “chạy deadline”. Để làm được điều này, sự kỷ luật và tạo lập thói quen là yếu tố cần thiết.

Vì vậy, bạn hãy cố gắng hình thành thói quen hoàn thành công việc theo deadline. Tuân thủ lịch trình và cam kết với các deadline để đảm bảo sự hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.

Bước 5: Đánh giá và học từ kinh nghiệm

Sau khi hoàn thành công việc đúng hạn, chúng ta thường nghỉ ngơi hoặc chuyển sang công việc khác. Tuy nhiên, bạn không nên bỏ sót bước cuối trong phương pháp chạy deadline hiệu quả đó là đánh giá và rút kinh nghiệm nhé! Học từ kinh nghiệm này để cải thiện quy trình và đặt ra các deadline tốt hơn trong tương lai.

Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và phương pháp này, bạn có thể chạy deadline một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình.

Xem thêm: 40 THÓI QUEN sẽ giúp bạn THÀNH CÔNG [Học tiếng Anh giao tiếp cho người mới bắt đầu]

Kết luận

Thông qua bài viết này, Langmaster mong rằng các bạn đã biết được deadline là gì và cách chạy deadline hiệu quả. “Chạy deadline” là công việc không hề đơn giản nhưng Langmaster tin rằng nếu bạn lập deadline khoa học và áp dụng các phương pháp mà trung tâm vừa gợi ý, chắc chắn deadline sẽ không còn là nỗi ác mộng với bạn nữa!