HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ, CHI TIẾT

Thiết kế một mẫu lập kế hoạch công việc chính là giải pháp cần thiết để các cá nhân, đoàn thể doanh nghiệp có thể sắp xếp mọi thứ, tối ưu mọi nguồn lực và mang đến năng suất cao nhất. Hãy cùng Langmaster khám phá cách lập kế hoạch công việc hiệu quả nhất qua bài viết sau đây nhé!

1. Vì sao cần có mẫu lập kế hoạch công việc?

Mẫu lập kế hoạch thường bao gồm 3 loại cơ bản: mẫu lập kế hoạch công việc hàng ngày, theo tuần và mẫu lập kế hoạch công việc tháng. Việc lập chi tiết, đầy đủ từng nhiệm vụ cần phải làm theo ngày, tuần, tháng sẽ giúp chúng ta dễ dàng quản lý tiến độ, đồng thời đảm bảo việc điều chỉnh kịp thời, tránh sự bỏ sót.

Thêm nữa, mẫu lập kế hoạch cho công việc được xem là bước đầu tiên thiết lập mục tiêu, định hướng giải quyết. Nếu không có mẫu lập kế hoạch công việc chi tiết, bạn có thể mông lung vì không biết mình cần phải làm gì, thứ tự như thế nào và nên bắt đầu từ đâu, từ đó kết quả chắc chắn sẽ không được như mong đợi. 

2. 4 bước khi lập kế hoạch công việc

2.1 Xác định mục tiêu

Trước khi thực hiện công việc, bạn cần xác định được mục tiêu, những yêu cầu cần đạt để định hướng bản kế hoạch một cách tốt nhất. Có thể tham khảo mô hình SMART sau đây nhằm đưa ra mục tiêu chính xác, phù hợp nhất: 

• SPECIFIC (cụ thể): Kế hoạch càng cụ thể, càng dễ dàng hoàn thành. 
• MEASURABLE (đo lường được): Đảm bảo đo lường được mục tiêu để có thể dễ dàng theo dõi tiến trình. 
• ACHIEVABLE (có thể đạt được): Mục tiêu phải nằm trong khả năng thực hiện, có giới hạn thời gian nhất định, đảm bảo tài chính và các nguồn lực khác.
• REALISTIC (tính thực tế): Đảm bảo rằng mục tiêu đặt ra phù hợp với tầm nhìn và định hướng chung mà cá nhân, tổ chức muốn hướng tới.
• TIMELY (thời gian hoàn thành): Đưa ra các deadline cụ thể để hoàn thành mục tiêu.

2.2 Tìm kiếm ý tưởng thực hiện

Brainstorm là một trong những phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong việc trao đổi và đưa ra những ý tưởng mới. Điều này giúp mọi cá nhân đều có cơ hội tham gia đóng góp ý kiến, cùng nhau xây dựng một bản kế hoạch tốt nhất. 

Sau đây là 3 điều bạn có thể tham khảo nhằm định hướng cho các thành viên cách brainstorm hiệu quả:

• Đầu tiên, cung cấp một vài ý tưởng chính để họ phát triển. 
• Thứ hai, bổ sung một định dạng tiêu chuẩn để sử dụng trong việc lên ý tưởng. Ví dụ, giả sử cho thêm yêu cầu về thời gian, không gian, ngân sách,... giúp mọi người dễ định hình hơn cách thức thực hiện. 
• Thứ ba, giới hạn thời gian suy nghĩ của các thành viên. Sau đó cho họ viết ra chi tiết các ý tưởng đã có trong đầu.  

Xem thêm: 

=> NẮM GỌN BÍ KÍP LẬP KẾ HOẠCH HỌC TẬP HIỆU QUẢ

=> CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CÁ NHÂN HIỆU QUẢ

2.3 Tiến hành phân chia công việc 

2.3.1 Nguyên tắc khi giao việc:

Để phân chia công việc hiệu quả và hợp lý, người giao việc cần nắm rõ một vài nguyên tắc sau đây:

• Phân chia đúng việc cho đúng người, phù hợp năng lực.
• Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
• Đề cao tính công bằng.
• Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên.
• Yêu cầu người thực hiện phản hồi và báo cáo công việc.

2.3.2 Quy tắc ủy quyền nhiệm vụ

Nhà chiến lược kinh doanh và nghề nghiệp Jenny Blake đã đưa ra lời khuyên hữu ích với các quy tắc giúp tìm ra nhiệm vụ phù hợp để ủy quyền: 

• Tiny (Việc nhỏ): Nhiệm vụ nhỏ là các việc vặt tốn thời gian ngắn để hoàn thành, có mức độ gia tăng. Ví dụ như: lên lịch họp, đặt chuyến bay cho các chuyến công tác,...
• Tedious (Tẻ nhạt): Các nhiệm vụ nhàm chán là những công việc không đòi hỏi nhiều chất xám hay kỹ năng, mang tính lặp lại. Ví dụ: Sao chép và dán thông tin khách hàng tiềm năng từ công cụ tự động hóa tiếp thị vào CRM. 
• Time-consuming (Tốn thời gian): Các công việc tốn nhiều thời gian rất phù hợp để chia nhỏ thành các nhiệm vụ con và giao cho người khác. 
• Teachable (Có thể đào tạo được): Những nhiệm vụ mà không yêu cầu nhiều kiến ​​thức chuyên môn sẽ rất phù hợp để giao cho nhân sự khác phụ trách.
• Terrible at (Không đủ chuyên môn): Ví dụ nếu bạn không có kỹ năng thiết kế đồ họa, vậy thì tốt hơn hết nên giao nhiệm vụ đó cho một người đủ chuyên môn thiết kế banner cho các bài đăng trên blog, website…
• Time-sensitive (Nhạy cảm về thời gian): Nếu bạn thực sự không đủ thời gian để xoay sở, hãy chia việc cho các thành viên khác trong nhóm cùng hỗ trợ.

2.3.3 Lưu ý khi phân công công việc

• Đảm bảo rằng khi giao việc, các thành viên có đủ các công cụ và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ: Bạn cần có hướng dẫn đào tạo cách sử dụng một công cụ hỗ trợ nào đó dành cho người mới bắt đầu làm quen. 
• Có thể lên checklist công việc và cho mọi người lựa chọn nhiệm vụ phù hợp với năng lực của mình nếu muốn khích lệ tính tự chủ, sáng tạo.
• Đặt deadline cho từng hạng mục công việc: Đưa ra mốc thời gian cuối cùng để hoàn tất công việc nhằm đảm bảo mọi người sẽ nghiêm túc thực hiện, giúp dự án kết thúc một cách trọn vẹn. 

2.4 Lên kế hoạch dự phòng 

Kế hoạch dự phòng sẽ cực kỳ hữu ích khi đối phó với bất kỳ tình huống phát sinh nào trong quá trình thực hiện. Trước khi lập kế hoạch cụ thể, hãy thử trao đổi cùng nhau để có cái nhìn bao quát nhất về các nguy cơ, rủi ro nào có thể xảy ra. Lưu ý, nếu xuất hiện vấn đề, kế hoạch cần có sự linh hoạt, thay đổi. Tuy nhiên, cần cân nhắc và hạn chế tần suất thay đổi vì có thể ảnh hưởng đến các đầu việc khác.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh

3. Những lưu ý khi lập kế hoạch công việc

Để hoàn thành tốt các công việc mà không xảy ra sai sót nào, khi lập bản kế hoạch bạn cần lưu ý một vài điều sau đây: 

3.1 Kế hoạch công việc cần rõ ràng và có tính thực tế

Trong bất kỳ dự án nào, người lập ra kế hoạch công việc phải xem xét tình hình thực tế, đặt ra mục tiêu không quá cao nhằm đảm bảo kết quả khả thi, không làm mất động lực trong quá trình thực hiện. 

3.2 Không ôm đồm quá nhiều việc trong cùng một thời gian

Khi lập kế hoạch công việc, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ sắp xếp các công việc trong những khung giờ phù hợp, có sự giãn cách để tránh trường hợp công việc dồn dập, ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả cuối cùng. 

3.3 Theo dõi tình trạng, giám sát tiến độ thường xuyên

Khi tạo kế hoạch cho một dự án thông thường sẽ có nhiều người tham gia. Do đó, để có thể nắm bắt được tiến trình hoàn thành, bạn nên thêm một ô thông tin trong biểu mẫu giúp theo dõi, đánh giá công việc. Điều này còn giúp người ở phía sau biết được mình nên làm gì tiếp theo và giải quyết như thế nào.

Ngoài ra, để hỗ trợ công việc giám sát, theo dõi tiến độ thực hiện của kế hoạch, doanh nghiệp có thể sử dụng một số ứng dụng lập kế hoạch công việc tiện ích như:

3.3.1 Trello

Trello là phần mềm lập kế hoạch và nhắc nhở công việc hoạt động trên cả máy tính và thiết bị di động. Một số ưu điểm của Trello có thể kể đến: 

• Hỗ trợ tạo ra rất nhiều dự án để triển khai cùng một lúc. 
• Nhà quản trị có thể: Lên chi tiết danh sách công việc cần làm, giao việc cho nhân sự, tiếp nhận báo cáo hàng ngày, nhắc nhở deadline,…
• Chia sẻ list công việc đến người khác bằng cách gửi lời mời tham gia.
• Thêm danh sách công việc vào các dự án dựa vào thẻ công việc.
• Hỗ trợ đính kèm nhiều tệp lớn với nhiều kích thước khác nhau.
• Nhận thông báo nhanh chóng đối với bất kỳ hoạt động mới nào của thành viên tham gia dự án.

Link tải

3.3.2 Acheckin

Đây là ứng dụng được đánh giá cao bởi những tính năng nổi bật như:

• Mọi dữ liệu về các dự án đều được đồng bộ hóa ở mức cao nhất và đảm bảo tất cả các thành viên đều dễ dàng truy cập được. 
• Nhà quản trị cũng có thể bám sát được tiến độ của công việc qua deadline các task, nhờ đó đánh giá tính hiệu quả và có các giải pháp xử lý tiếp theo.
• Hỗ trợ hiệu quả cho việc lập và quản lý công việc dưới dạng dự án.
• Phân chia công việc hợp lý kèm thông báo nhắc nhở đến từng thành viên trong nhóm.

Link tải

3.3.3 Asana

Asana được ưa chuộng là bởi giao diện hiện đại và chuyên nghiệp. Với mỗi kế hoạch, Asana cho phép người dùng dễ dàng lên thời gian cụ thể, chi tiết công việc và thời hạn hoàn thành để toàn bộ các cá nhân tham gia theo dõi.

Những tính năng hữu ích mà Asana mang đến như:

• Hỗ trợ người dùng trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng,…
• Có thể đồng bộ hóa dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác.
• Mọi thành viên tham gia chung một kế hoạch có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc liên tục.

Asana có điểm hạn chế nhỏ là chỉ hỗ trợ miễn phí với các dự án lập kế hoạch dưới 15 người tham gia. Nếu vượt quá con số thành viên này, người dùng cần trả thêm phí để có thể sử dụng các tính năng. Link tải

3.3.4 Due

Ứng dụng Due cho phép bạn lên lịch trình và phân bố thời gian trong ngày cho các công việc một cách hợp lý. Giao diện được thiết kế khoa học, dễ thao tác và có riêng một công cụ giúp nhắc nhở người dùng các lịch trình đã được cài đặt. Link tải

Một vài ưu điểm nổi bật của Due: 

• Tính năng sắp xếp công việc ưu tiên để nhận thông báo sớm.
• Hỗ trợ quản trị thời gian hợp lý.
• Cài đặt nhanh chóng với hệ điều hành IOS.

4. Những kỹ năng cần có để lập kế hoạch công việc

4.1 Kỹ năng ghi chép

Ghi chép là một kỹ năng quan trọng khi lập mẫu kế hoạch công việc. Bạn cần có cuốn sổ ghi chép hàng ngày, lịch để đánh dấu công việc… Rèn luyện kỹ năng ghi chép sẽ giúp bạn tổ chức, lên kế hoạch công việc một cách hiệu quả. 

Để rèn luyện kỹ năng này hiệu quả, bạn có thể áp dụng Cornell Method - một trong những phương pháp ghi chú phổ biến nhất hiện nay, cụ thể như sau:

Trước tiên, hãy chia trang giấy thành 3 phần:

• Một cột hẹp bên trái: phần gợi ý (chiếm 30% chiều ngang của tờ giấy, nơi bạn ghi vào từ khóa, các câu hỏi khái quát vấn đề, chủ đề chính…)
• Một cột rộng hơn bên tay phải: chiếm 70% chiều ngang của tờ giấy dành cho việc mở rộng và giải thích các nội dung trong phần gợi ý. 
• Một bảng tóm tắt ở dưới cùng (bạn viết tất cả thông tin trong một hoặc hai câu ngắn gọn.)

Xem thêm:

=> MÁCH BẠN 8 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH SIÊU HIỆU QUẢ!

=> 3 BƯỚC LẬP MẪU KẾ HOẠCH HỌC TẬP BẰNG TIẾNG ANH

4.2 Kỹ năng quản lý thời gian

Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng khi bạn muốn lập bất kỳ kế hoạch nào. Hãy xem xét thời gian cần dành cho mỗi nhiệm vụ, dựa theo mức độ ưu tiên. Ngoài ra, cần có sự theo dõi, giám sát thường xuyên để đảm bảo tiến độ công việc đúng kế hoạch. 

Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian không hề khó nếu bạn tham khảo các phương pháp khoa học sau đây:

4.2.1 Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một khung quản lý thời gian sử dụng cách phân loại nhiệm vụ công việc theo hai tính chất: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. 

• Nhiệm vụ khẩn cấp: Gấp rút về mặt thời gian, cần có sự ưu tiên và giải quyết ngay lập tức. Thông thường việc khẩn sẽ yêu cầu tính trách nhiệm cao vì liên quan đến công việc tập thể, thay vì chỉ một cá nhân. 
• Nhiệm vụ quan trọng: Đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu và mang đến giá trị lâu dài cho cá nhân, tập thể. 

Dựa vào định nghĩa trên, ma trận Eisenhower sẽ giúp chúng ta chia các đầu công việc thành 4 loại sau: 

• Khẩn cấp và quan trọng (cần ưu tiên hoàn thành ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (lên kế hoạch từ từ thực hiện).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (hoàn thành nhanh chóng).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (có thể xem xét loại bỏ).

4.2.2 4D: Do – Delete – Delegate – Defer

Phương pháp 4D có điểm tương đồng với ma trận Eisenhower, giúp bạn xác định được công việc nào có mức độ quan trọng cần bỏ thời gian ra để hoàn thành. 

• Với những việc phải đưa ra quyết định giải quyết nhanh chóng, bạn hãy xếp vào (Do – Làm), hoặc ủy quyền cho người khác (Delegate – Uỷ thác) khi cần. 
• Đối với những việc không quan trọng lắm, bạn có thể lựa chọn (Defer – Trì hoãn). Thậm chí bạn cũng có thể loại bỏ (Delete – Xóa bỏ) các nhiệm vụ thừa thãi, tốn thời gian để tối ưu năng suất, tập trung vào phần quan trọng hơn. 

Bài viết trên đã cung cấp những thông tin xoay quanh việc lập kế hoạch công việc sao cho hiệu quả và mang đến kết quả cao nhất. Hy vọng sau khi tham khảo cách lập kế hoạch công việc bạn có thể áp dụng cho công việc hiện tại của mình.