CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CÁ NHÂN HIỆU QUẢ

Bạn đã từng stress vì công việc dày đặc, không sắp xếp thời gian hiệu quả, dẫn đến chậm deadline? Đã đến lúc bạn cần suy nghĩ đến việc lập kế hoạch cá nhân, để có thể quản lý thời gian và tối ưu chất lượng công việc. Tham khảo ngay những gợi ý lập kế hoạch cho bản thân cụ thể trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm lập kế hoạch cá nhân

Lập kế hoạch cá nhân hiểu một cách đơn giản, chính là bạn lên ý tưởng sắp xếp các công việc ngắn hạn, dài hạn trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch này thường ở dạng bảng biểu, mẫu có sẵn có kèm thời gian, đầu việc để bạn điền vào.

2. Vì sao phải cần lập kế hoạch cá nhân?

Trong cuộc sống,việc lập kế hoạch cá nhân sẽ mang lại cho chúng ta những lợi ích như:

  • Vạch ra nhiệm vụ chi tiết, định hướng mục tiêu cần đạt được.
  • Giúp giám sát tiến độ, quản lý thời gian hiệu quả.
  • Nhắc nhở bản thân, tạo động lực để hoàn thành kế hoạch.
  • Đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn, không chậm trễ.
  • Tối ưu hóa thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
  • Giảm thiểu các sai sót, rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện. 

3. Cách lập kế hoạch cá nhân chi tiết

Sau đây sẽ là các bước để lập một bản kế hoạch cá nhân hay lập kế hoạch cuộc đời qua từng giai đoạn, mốc thời gian:

3.1 Đặt ra mục tiêu cụ thể

Một kế hoạch hoàn thiện không thể thiếu đi mục tiêu chi tiết và rõ ràng. Để xác định mục tiêu chính xác và phù hợp với bản kế hoạch của bản thân, bạn có thể thử tham khảo mô hình SMART với các yếu tố:

S – Specific: Cụ thể: Nhằm giúp bạn tìm ra đúng hướng để đạt được kết quả. 

M – Measurable: Đo lường được: Thông thường sẽ dựa vào các con số cụ thể để đánh giá mức độ hiệu quả khi thực hiện công việc. 

A – Attainable: Tính khả thi: Đây là yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến động lực cố gắng cũng như tạo cơ hội để bạn thử thách bản thân. 

R – Relevant: Tính thực tế: Hãy cân nhắc xem mục tiêu đề ra có gắn liền với định hướng phát triển của bản thân hay không.

T – Time-bound: Thiết lập thời gian: Đặt ra thời hạn hoàn thành sẽ giúp bạn nâng cao ý thức nghiêm túc thực hiện kế hoạch. 

Khi dựa trên mô hình này, bạn có thể vạch ra các phương án hiệu quả và khả thi nhất cũng như hạn chế tối đa những rủi ro hay sai sót. Ngoài ra, để có thể giữ sự tập trung vào mục tiêu đã đặt ra, bạn có thể viết nó lên giấy và dán ở những nơi dễ nhìn thấy nhất như bàn học, bàn làm việc,... 

3.2 Lên list công việc cần làm

Bước tiếp theo, bạn cần hình dung và lập danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện. Một kế hoạch cụ thể theo từng mục với các công việc và yêu cầu chi tiết giúp bạn dễ dàng bám sát và hoàn thành kịp thời. 

Hãy áp dụng nguyên tắc 1-3-5 khi tạo một to-do-list để tối ưu danh sách của bạn:

  • 1: là một nhiệm vụ quan trọng nhất, được đặt lên hàng đầu để giải quyết (cuộc họp, gặp đối tác, ôn tập cho kỳ thi, bài kiểm tra...)
  • 3: là ba công việc ưu tiên thứ 2 (làm bài tập, hoàn thành các việc không gấp về thời gian,...)
  • 5: là năm việc nhỏ nhặt, dễ dàng hàng ngày (việc nhà,...).

null

3.3 Tập trung cao độ vào công việc

Bất cứ việc làm nào cũng cần đòi hỏi sự tập trung cao độ thì mới mang lại hiệu quả cao. Một khi công việc được theo dõi một cách chặt chẽ và thực hiện nghiêm túc sẽ giúp bạn hoàn thành đúng tiến độ. Để duy trì khả năng tập trung tốt nhất, bạn hãy thử làm theo các hướng dẫn sau đây:

  • Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng: các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng…
  • Áp dụng phương pháp Pomodoro: 
  • Liệt kê nhiệm vụ cần thực hiện.
  • Đặt đồng hồ trong 25 phút, tập trung 100% để hoàn thành công việc. 
  • Nghỉ giải lao trong 5 phút. 
  • Lặp lại chu trình này khoảng 4 lần. Sau đó hãy cho bản thân nghỉ ngơi trong 15-30 phút trước khi lặp lại quá trình trên.

Đọc thêm: BẬT MÍ KHUNG GIỜ VÀNG ĐỂ HỌC TẬP ĐẠT HIỆU QUẢ TỐT NHẤT

3.4 Linh hoạt khi thực hiện công việc 

Trên thực tế, bất kỳ kế hoạch nào cũng có thể phát sinh khó khăn, vấn đề bất ngờ. Do đó, bạn cần phải chủ động trong suy nghĩ, tìm hướng giải quyết công việc. Khả năng xử lý linh hoạt này cũng hình thành một phản xạ nhạy bén, giúp bạn ứng biến với các tình huống cấp bách một cách kịp thời.

Để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn có thể áp dụng nguyên tắc IDEAL:

  • Identify – Nhận thức vấn đề: Định hình khó khăn bạn đang gặp phải. 
  • Define – Xác định nguyên nhân: Tìm ra cốt lõi phát sinh vấn đề. 
  • Explore – Tìm kiếm giải pháp khả thi: Sau khi xem xét kỹ lưỡng, hãy chọn ra giải pháp tối ưu nhất. 
  • Action – Xây dựng kế hoạch và thực hiện: Bám sát vào kế hoạch đã chọn và bắt tay vào giải quyết khó khăn. 
  • Look and Learn – Xem xét và học hỏi: Sau khi đã giải quyết xong, bạn nên nhìn lại để theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm. 

3.5 Kiểm tra hiệu suất công việc

Sau khi lập kế hoạch cá nhân, khi  thực hiện, bạn nên dành một ít thời gian để kiểm tra tiến độ công việc, theo dõi kế hoạch một cách kỹ lưỡng. Điều này giúp bạn phát hiện ra những lỗi sai, thiếu sót để từ đó tìm ra giải pháp cải thiện tốt hơn.

Để theo dõi chính xác và thuận tiện hơn, bạn có thể sử dụng các app hỗ trợ lập kế hoạch cá nhân ở mục số 6 trong bài viết.

3.6 Ghi nhận thành quả của bản thân

Với mỗi một công việc được hoàn thành, bạn có thể dùng dấu tick để đánh dấu. Cách này vừa giúp bạn lưu giữ kết quả, vừa mang ý tượng trưng để động viên, khích lệ bạn tiếp tục cố gắng để thực hiện kế hoạch trong những ngày tiếp theo.

Đọc thêm: ĐĂNG KÝ TEST ONLINE MIỄN PHÍ 

5. Các lưu ý khi lập mẫu kế hoạch cá nhân

Có một vài lưu ý khi xác định tạo mẫu lập kế hoạch cá nhân:

  • Kế hoạch không nên quá dài hạn lên đến 5 năm: Kế hoạch cá nhân nên đặt mục tiêu trong 1-2 năm để dễ theo dõi và chỉnh sửa. Nếu bạn đặt mốc thời gian quá xa thì dễ xuất hiện các vấn đề lớn khó kiểm soát. 
  • Chia nhỏ mục tiêu, thực hiện theo từng giai đoạn: Để đảm bảo không bỏ sót công việc và cam kết về chất lượng, bạn không nên ôm đồm quá nhiều mục tiêu cùng lúc mà nên chia ra và hoàn thành theo thứ tự. 
  • Nghiêm túc tuân theo kế hoạch đã đặt ra: Rèn luyện tính kỷ luật khi thực hiện các công việc trong kế hoạch sẽ giúp bạn sớm đạt được mục tiêu đặt ra. 
  • Không đặt mục tiêu vượt xa khả năng hoàn thành: Bạn nên xem xét năng lực và cân nhắc quỹ thời gian để đưa ra mục tiêu phù hợp, không quá xa vời. Nếu không sẽ rất dễ nản chí, mất động lực vì kết quả lại không đi đến đâu. 
  • Cần xem xét các phương án dự phòng cần thiết: Việc bố trí các giải pháp dự phòng giống như “phao cứu sinh” giúp bạn “chữa cháy”, vượt qua thời điểm khó khăn để tiến đến đích thành công. 

null

Xem thêm:

=> MÁCH BẠN 8 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH SIÊU HIỆU QUẢ!

=> 3 BƯỚC LẬP MẪU KẾ HOẠCH HỌC TẬP BẰNG TIẾNG ANH

6. Một số app lập kế hoạch cá nhân tiện ích 

Ngoài sổ tay, giấy bút, nhiều người đã tối ưu hóa việc thiết lập và quản lý kế hoạch cá nhân bằng cách cài đặt và sử dụng các ứng dụng công nghệ tiện ích. Hiện nay có rất nhiều app hỗ trợ việc lập kế hoạch cá nhân miễn phí, tuy nhiên để tránh mất thời gian tìm kiếm bạn có thể tham khảo qua 5 app sau đây nhé!

6.1 App lập kế hoạch cá nhân Any.do

Any.do là một trong những phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch cá nhân, có thể cài đặt dễ dàng trên các thiết bị Android, iOS và nhiều nền tảng khác. Link tải

Ứng dụng có chức năng tương tự như một người trợ lý với đa dạng các ưu điểm như: 

  • Ghi nhớ tất cả các công việc cần làm trong ngày và sắp xếp khoa học.
  • Thiết kế đẹp mắt, giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
  • Liệt kê danh sách các công việc cụ thể cần làm, tự động đánh dấu trạng thái cho mỗi công việc.
  • Tùy chỉnh nhắc nhở công việc tùy theo người dùng.
  • Quản lý dễ dàng hơn nhờ khả năng thiết lập các thư mục công việc riêng biệt. 
  • Khả năng đồng bộ các ghi chú tiện ích trên nhiều thiết bị khác nhau.

6.2 Evernote

Evernote là một lựa chọn rất tốt dành cho nhu cầu lập kế hoạch cá nhân của tất cả mọi người. Tương tự như Any.do, đây cũng là một ứng dụng có thể cài đặt dễ dàng trên các thiết bị IOS, Android hay PC. Link tải

Ưu điểm của Evernote bao gồm: 

  • Ghi lại ý tưởng sáng tạo khi có cảm hứng và tập hợp đầy đủ các ghi chú, lịch trình trong ngày. 
  • Tính năng Smart Search hỗ trợ quản lý thời gian và công việc hiệu quả.
  • Thêm nội dung vào ghi chú tùy thích như: âm thanh, ảnh, văn bản, PDF,...
  • Đồng bộ hóa giữa thiết bị di động và máy tính, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, kể cả khi offline.
  • Tính năng giao nhiệm vụ qua địa chỉ email.
  • Thiết kế giao diện đẹp mắt, khoa học, giúp tạo thói quen lập kế hoạch cá nhân cho người dùng.

6.3 Trello

Trello được đánh giá là phần mềm rất tiện ích và độc đáo, phù hợp cho nhu cầu lập kế hoạch cá nhân và hỗ trợ làm việc nhóm. Ứng dụng miễn phí này hoạt động tốt trên Android, iOS và nhiều nền tảng web. Link tải

Các tính năng nổi bật của Trello có thể kể đến:

  • Tạo và chia sẻ danh sách công việc dễ dàng với đồng nghiệp.
  • Sắp xếp công việc khoa học theo bảng.
  • Hỗ trợ tùy chỉnh quy trình làm việc cho từng dự án.
  • Thêm danh sách kiểm tra việc cần làm.
  • Cho phép đính kèm tệp, tải ảnh và video tùy ý. 
  • Cửa sổ thêm nhanh giúp bạn thuận tiện tạo thẻ mới.
  • Có thể làm việc trên nhiều bảng cùng một lúc.
  • Không giới hạn gửi lời mời tham gia làm việc chung trong dự án.

6.4 Due

Due là người bạn tuyệt vời dành cho những ai hay quên, để sót việc. Với ứng dụng này, bạn sẽ không cần phải loay hoay ghi nhớ tất cả công việc nhờ vào tính năng theo dõi và nhắc nhở liên tục cho đến khi hoàn thành xong nhiệm vụ. Link tải

Một số tính năng khác của Due:

  • Ghi nhớ đầy đủ những công việc cần làm trong ngày.
  • Khả năng cài đặt nhắc nhở công việc tiện ích.
  • Tính năng đếm lùi, chính xác đến từng giây, phù hợp với những công việc yêu cầu độ chính xác cao về thời gian. 
  • Thiết lập nhắc nhở lặp lại hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
  • Hoạt động kể cả khi mất kết nối Internet.

6.5 Acheckin

ACheckin là phần mềm quản lý kế hoạch hữu ích nhờ khả năng đánh giá hiệu quả công việc chính xác theo từng ngày. Link tải

Những tính năng đáng chú ý của ACheckin:

  • Tính năng thống kê danh sách và trạng thái các dự án được triển khai.
  • Đánh giá phân bổ thời gian thực hiện mỗi dự án.
  • Khả năng tạo và thêm nhân viên vào dự án.
  • Hỗ trợ quản lý kế hoạch thông qua đầu mục. 

ĐĂNG KÝ NGAY:

=> Khóa học tiếng Anh giao tiếp OFFLINE

=> Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1

=> Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM

7. Một số mẫu lập kế hoạch cá nhân đáng tham khảo

Bạn có thể sử dụng các gợi ý về mẫu lập kế hoạch cá nhân sau đây để đáp ứng nhu cầu công việc, học tập của mình: 

null

null

null

null

null

null

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những gợi ý cụ thể về cách lập kế hoạch cá nhân cho công việc. Hy vọng các bạn có thể áp dụng những kiến thức hữu ích trên và xây dựng cho mình các kế hoạch hiệu quả và thông minh nhé! 

Nội Dung Hot

HỌC TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

  • Mô hình học 4CE: Class - Club - Conference - Community - E-learning độc quyền của Langmaster
  • Đội ngũ giảng viên tối thiểu 7.5 IELTS hoặc 900 TOEIC cam kết đạt chuẩn về chuyên môn và năng lực giảng dạy.
  • Ứng dụng phương pháp Lập trình tư duy (NLP), TPR (Phản xạ toàn thân), ELC (Học thông qua trải nghiệm).
  • Môi trường học tập tích cực, cởi mở và năng động giúp học viên được thỏa sức “đắm mình” vào tiếng Anh và liên tục luyện tập giao tiếp."

Chi tiết

Khoá học trực tuyến
1 kèm 1

  • Học trực tiếp 1 thầy 1 trò suốt cả buổi học.
  • Giao tiếp liên tục, sửa lỗi kịp thời, bù đắp lỗ hổng ngay lập tức.
  • Lộ trình được thiết kế riêng cho từng học viên khác nhau.
  • Dựa trên mục tiêu, đặc thù từng ngành việc của học viên.
  • Học mọi lúc mọi nơi, thời gian linh động.

Chi tiết

KHOÁ HỌC TRỰC TUYẾN

KHOÁ HỌC TRỰC TUYẾN

  • Mô hình học trực tuyến, cùng học tập - cùng tiến bộ
  • Giao tiếp liên tục giữa thầy và trò, bạn cùng lớp với nhau giúp sửa lỗi, bù lỗ hổng kiến thức kịp thời
  • Đội ngũ giảng viên chất lượng cao, có nhiều năm kinh nghiệm
  • Lộ trình học thiết kế theo đúng quy chuẩn của Châu Âu
  • Không đổi - ghép lớp suốt quá trình học

Chi tiết


Bài viết khác

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ
(Hơn 500.000 học viên đã trải nghiệm và giao tiếp tiếng Anh thành công cùng Langmaster. Và giờ, đến lượt bạn...)