CÁCH VIẾT THƯ HỎI THĂM KHÁCH HÀNG BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

Mối quan hệ bền vững với khách hàng là nền tảng cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Thường xuyên hỏi thăm tình hình hay ý kiến, trải nghiệm của khách hàng qua email khiến họ cảm thấy được tôn trọng, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng được sự gắn kết với khách hàng. Trong bài viết này, hãy cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster khám phá cách viết thư hỏi thăm khách hàng bằng tiếng Anh kèm mẫu chuyên nghiệp

1. Cấu trúc của email hỏi thăm khách hàng bằng tiếng Anh

Cấu trúc của thư/email hỏi thăm khách hàng tiếng Anh chuyên nghiệp

Phần 1: Tiêu đề ngắn gọn và cô đọng

Tiêu đề nên được viết ngắn gọn, trình bày cô đọng nội dung của thư hỏi thăm khách hàng:

Subject: Checking on you from ABC Company (Tiêu đề: Kiểm tra tình hình từ công ty ABC)
Subject: Quick Follow-Up: Have You Had Time to Review Our [Product/Service]? (Tiêu đề: Theo dõi nhanh: Bạn có thời gian để review [Sản phẩm/ Dịch vụ] của chúng tôi không?)
Subject: Assistance with [Product/ Service] update (Tiêu đề: Hỗ trợ cập nhật với [Sản phẩm/Dịch vụ])

Phần 2: Mở đầu (Introduction) cá nhân hóa

Hãy mở đầu thư/email bằng lời chào được cá nhân hóa với tên khách hàng. Chúng giúp bạn thu hút sự chú ý của khách hàng và tăng tỷ lệ được phản hồi. Chẳng hạn:

Dear (Ms./Mrs./Mr.) [Client’s Name], ((Bà, Ông) [Tên khách hàng] thân mến,)
Hello [Client’s Name], (Chào [Tên khách hàng],)
Hi [Client’s Name], (Chào [Tên khách hàng],)

Sau đó, trình bày ngắn gọn về lý do liên hệ với khách hàng trong 1-2 câu. Nếu 2 bên chưa hiểu rõ về nhau, bạn có thể giới thiệu bản thân, đề cập đến vấn đề và thời điểm gần nhất mà bạn tương tác cùng họ.

I'm following up on our [meeting/discussion] last week about [specific topic]. (Tôi đang theo dõi [cuộc họp/cuộc thảo luận] của chúng ta tuần trước về [chủ đề cụ thể].)
I am writing to follow up on your recent/latest purchase with us and to ensure that everything meets your expectations. (Tôi viết thư này để theo dõi giao dịch mua hàng gần đây/mới nhất của bạn với chúng tôi và để đảm bảo rằng mọi thứ đều đáp ứng mong đợi của bạn.)

Phần 3: Nội dung chính (Main Content) rành mạch

Trong phần nội dung chính của thư, bạn có thể bày tỏ sự biết ơn với khách hàng vì đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ hoặc hợp tác với công ty.

We are truly grateful for the opportunity to work with you and provide you with our product/service. (Chúng tôi thực sự biết ơn vì có cơ hội được làm việc với bạn và cung cấp cho bạn sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.)

Tiếp theo, hỏi thăm họ về những trải nghiệm mà sản phẩm/dịch vụ đó mang lại. Hãy khuyến khích họ đưa ra suy nghĩ, đánh giá về chất lượng để bạn có thể cải thiện.

We highly value your feedback and would greatly appreciate it if you could take a moment to share your thoughts on our product/service. Your share helps us continuously improve and better serve you. (Chúng tôi đánh giá cao phản hồi của bạn và rất trân trọng nó nếu bạn có thể dành chút thời gian để chia sẻ suy nghĩ của mình về sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Ý kiến đóng góp của bạn giúp chúng tôi liên tục cải thiện và phục vụ bạn tốt hơn.)

Phần nội dung chính nên được triển khai sát với lý do mà bạn gửi thư hỏi thăm khách hàng. Điều này giúp giúp khách hàng biết họ có thể trợ giúp hoặc phản hồi email như thế nào.

Phần 4: Kết thúc (Conclusion)

Trong phần kết thúc, hãy thể hiện sự thiện chí và chuyên nghiệp trong quá trình làm việc của bạn thông qua sự cam kết sẵn sàng giúp đỡ khách hàng khi cần.

If there is anything that happens with [product/service/payment], do not hesitate to let us know. Our team are always here to assist you. (Nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với [sản phẩm/dịch vụ/thanh toán], vui lòng cho chúng tôi biết. Nhóm chúng tôi luôn ở đây để hỗ trợ bạn.)

Đừng quên kết thư bằng cách lời chào tạm biệt:

Best regards, (Trân trọng,)
Sincerely, (Trân trọng,)
Thank you, (Cảm ơn,)

Xem thêm:

=> EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

=> 20+ MẪU THƯ TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI HAY VÀ CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

2. Những câu chào hỏi khách hàng bằng tiếng Anh hay dùng trong email

2.1. Những câu chào hỏi khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

I hope this letter/email finds you well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe.)
I hope all is well (with you). (Tôi hy vọng mọi thứ đều ổn (với bạn).)
I hope things are going well for you. (Tôi hy vọng mọi việc đang diễn ra tốt đẹp với bạn.)
I’m writing to/ I want to reach out to ask how you've been doing lately. (Tôi viết thư này để hỏi thăm xem dạo gần đây bạn thế nào.)
Just checking in to see when you’ll [action you want customers to take] at/on [time]. (Chỉ kiểm tra xem khi nào bạn sẽ [hành động bạn muốn khách hàng thực hiện] vào [thời gian]).

2.2. Mẫu câu khuyến khích khách hàng phản hồi

Could you please take a moment to share your [experience/thought/feeling] about [product/service] with us? (Bạn có thể vui lòng dành chút thời gian để chia sẻ [trải nghiệm/suy nghĩ/cảm nhận] của bạn về [sản phẩm/dịch vụ] với chúng tôi không?)
Do not hesitate to share as much or as little as you feel comfortable doing so. (Đừng ngần ngại chia sẻ nhiều hay ít tùy theo mức độ bạn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy.)
Let me know if you’re free to talk about [specific topic] at/on [time]. (Hãy cho tôi biết nếu bạn rảnh để nói về [chủ đề cụ thể] vào/vào [thời gian].)
I wanted you to know that I'm here for you and welcome all your thoughts and feelings about [the problem]. (Tôi muốn bạn biết rằng tôi ở đây vì bạn và hoan nghênh mọi suy nghĩ cũng như cảm xúc của bạn về [vấn đề].)

Mẫu câu khuyến khích khách hàng phản hồi

2.3. Mẫu câu đưa ra sự giúp đỡ với khách hàng

If there's anything I can do to [solve the problem of the customer], please don't hesitate to let me know. (Nếu có bất cứ điều gì mà tôi có thể làm [để giải quyết vấn đề của khách hàng], vui lòng cho tôi biết.)
I have some experience with [relevant problem], and I'd be happy to share information that might be helpful to you. (Tôi có một số kinh nghiệm với [vấn đề liên quan] và tôi rất vui được chia sẻ thông tin có thể hữu ích cho bạn.)
If you have any questions or concerns regarding [problem], please do not hesitate to contact us. (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về [vấn đề], vui lòng liên hệ với chúng tôi.)
In case you want to hear more about [product/service], kindly let me know. (Trong trường hợp bạn muốn biết thêm về [sản phẩm/dịch vụ], vui lòng cho tôi biết.)

Xem thêm:

=> NHỮNG TỪ VỰNG, MẪU CÂU THUYẾT PHỤC BẰNG TIẾNG ANH THÔNG DỤNG NHẤT

=> CÁCH VIẾT THƯ MỜI TIẾNG ANH: TỪ VỰNG, MẪU CÂU VÀ MẪU THƯ

3. Mẫu thư/email hỏi thăm khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

3.1. Thư hỏi thăm khách hàng về trải nghiệm sử dụng sản phẩm

Mẫu thư hỏi thăm khách hàng về trải nghiệm sử dụng phần mềm

Subject: Follow-Up: Ensuring Your Success with Personnel Manager Software

Dear Ms. Rachel Green,

I hope this email finds you well. I’m writing to check in and make sure you have been able to successfully use our newest version of Personnel Manager Software.

Could you please take a moment to share your experience with this new version with us? We would appreciate any input you may provide us. Your satisfaction is our priority, we truly value your business and are committed to your success.

If you encounter any challenges or have any questions, please don't hesitate to reach out. We're here to support you.

Looking forward to hearing from you soon.

Best regards,

David Crane

Dịch:

Tiêu đề: Theo dõi: Đảm bảo thành công của bạn với Phần mềm quản lý nhân sự

Kính gửi Rachel Green,

Hy vọng bạn vẫn khỏe. Tôi viết thư này để kiểm tra và đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng thành công phiên bản Phần mềm Quản lý Nhân sự mới nhất của chúng tôi.

Bạn có thể vui lòng dành chút thời gian để chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi không? Chúng tôi sẽ đánh giá cao bất kỳ phản hồi nào bạn có thể cung cấp. Sự hài lòng của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi, chúng tôi thực sự coi trọng doanh nghiệp của bạn và cam kết mang lại thành công cho bạn.

Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn.

Rất mong nhận được phản hồi sớm từ bạn.

Trân trọng,

David Crane

3.2. Email hỏi thăm khách hàng sau buổi trải nghiệm dịch vụ

Mẫu email này phù hợp với những dịch vụ có cung cấp buổi trải nghiệm thử như phòng tập, trung tâm giáo dục. Bạn có thể hỏi khách hàng về cảm xúc, suy nghĩ và khuyến khích họ đăng ký sử dụng dịch vụ.

Bài mẫu:

Subject line: How was your English trial lesson?

Dear Phoebe,

I trust this email finds you well. I wanted to check in and see how your English trial lesson with Joey went. Did you enjoy your class, or did it leave you feeling overwhelmed?

In all seriousness, we hope you're feeling positive and eager for more. We would also greatly appreciate your feedback and any suggestions on how we can assist you in achieving your language learning goals.

Now take a break, relax, and get ready for more learning! We look forward to seeing you bright and early for our official course sessions!

Best regards,

Nicolas Roeg

Dịch:

Tiêu đề: Buổi học thử tiếng Anh của bạn thế nào?

Phoebe thân mến,

Hy vọng bạn vẫn khỏe. Tôi muốn kiểm tra xem buổi học thử tiếng Anh của bạn với Joey diễn ra như thế nào. Bạn có thích lớp học của mình không, hay nó khiến bạn cảm thấy choáng ngợp?

Một cách nghiêm túc, chúng tôi hy vọng bạn đang cảm thấy tích cực và háo hức để tiếp tục. Chúng tôi cũng rất đánh giá cao phản hồi của bạn và mọi đề xuất về cách chúng tôi có thể hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu học ngôn ngữ của mình.

Bây giờ hãy nghỉ ngơi, thư giãn và sẵn sàng cho việc học! Chúng tôi mong được sớm thấy bạn tỏa sáng trong các buổi học chính thức của chúng tôi!

Trân trọng,

Nicolas Roeg

3.3. Email hỏi thăm khách hàng cũ

Subject: Checking on you from ABC Company

Dear Mr. Moore,

I trust you are doing well. It's been quite a long time since I last heard from you. I wanted to politely ask if everything is going alright with you.

We highly value the collaboration with your organization. We are interested in learning about any current or planned projects that may align with our capabilities and expertise.

If we could discuss more about this, it would be great. I can introduce some exciting developments in our business to you over the phone or in person.

You can reply to this email or chat to set up a call or a meeting. I'm looking forward to talking with you.

Yours sincerely,

Alison Chayne

Dịch:

Chủ đề: Kiểm tra bạn từ Công ty ABC

Ông Moore thân mến,

Mong rằng ông vẫn khỏe. Đã khá lâu kể từ lần cuối tôi nghe tin từ ông. Tôi muốn lịch sự hỏi thăm liệu mọi chuyện với ông có ổn không.

Chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác với tổ chức của ông. Chúng tôi muốn tìm hiểu về bất kỳ dự án hiện tại hoặc dự kiến nào có thể phù hợp với khả năng và chuyên môn của chúng tôi.

Nếu chúng ta có thể trò chuyện thì thật tuyệt. Tôi có thể thảo luận với ông về một số phát triển thú vị trong hoạt động kinh doanh của chúng tôi qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.

Ông có thể liên hệ với tôi tại đây để sắp xếp một cuộc gọi hoặc một cuộc họp. Tôi rất mong được trò chuyện cùng ông.

Trân trọng,

Alison Chayne

3.4. Thư chào hỏi khách hàng mới bằng tiếng Anh

Thư chào hỏi khách hàng mới bằng tiếng Anh

Subject: Welcome from ABC Company!

Dear Mr. Bill Wick,

I hope everything is going well with you. On behalf of ABC Company, I would like to extend a warm welcome to you. Thank you for choosing our computer system to meet your needs.

You may be confident that we always put your satisfaction first. Our computer systems are expertly built to provide excellent performance, dependability, and usability. We're sure the features our system has to offer will wow you.

Please know that our team is here to assist you at all times as you get to know your new computer system. We're only a call or email away if you need help.

Again, thank you for choosing ABC Company. We look forward to serving you and ensuring that your experience with our computer system surpasses your expectations.

Best regards,

Roger Moore

Dịch:

Chủ đề: Chào mừng đến từ Công ty ABC!

Bill Wick thân mến,

Tôi hy vọng mọi thứ đều tốt đẹp với bạn. Thay mặt Công ty ABC, tôi xin gửi lời chào nồng nhiệt đến các bạn. Cảm ơn bạn đã lựa chọn hệ thống máy tính của chúng tôi để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Bạn có thể tin tưởng rằng chúng tôi đặt sự hài lòng của bạn lên hàng đầu. Hệ thống máy tính của chúng tôi được xây dựng một cách chuyên nghiệp để mang lại hiệu suất, độ tin cậy và khả năng sử dụng tuyệt vời. Chúng tôi chắc chắn rằng các tính năng mà hệ thống của chúng tôi cung cấp sẽ làm bạn ngạc nhiên.

Xin lưu ý rằng nhóm của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi bạn làm quen với hệ thống máy tính mới của mình. Chúng tôi chỉ cần gọi điện hoặc gửi email nếu bạn cần trợ giúp.

Một lần nữa xin cảm ơn quý khách đã lựa chọn Công ty ABC. Chúng tôi mong được phục vụ bạn và đảm bảo rằng trải nghiệm của bạn với hệ thống máy tính của chúng tôi vượt qua sự mong đợi của bạn.

Trân trọng,

Roger Moore

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

Kết luận

Như vậy, bạn đã cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster tìm hiểu về các mẫu câu và mẫu thư hỏi thăm khách hàng bằng tiếng Anh. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết phía trên, bạn có thể tự tin viết email/thư chào hỏi khách hàng khi cần. Đừng quên tham khảo các khóa học tiếng Anh giao tiếp tại Langmaster để phục vụ công việc của mình nhé!