MẪU THƯ ĐẶT HÀNG BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT VÀ MẪU CÂU CHI TIẾT NHẤT

Khi luyện kỹ năng viết tiếng Anh chuyên ngành chủ đề tiếng Anh thương mại (Business English), việc trang bị cho bản thân những kiến thức về mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh là vô cùng cần thiết, đặc biệt là đối với những người đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trong bài viết ngày hôm nay, cùng Langmaster tìm hiểu cách viết thư đặt hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất nhé!

I. Đơn đặt hàng là gì? Thư đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng (Purchase order) là một tài liệu hoặc biểu mẫu mà khách hàng sử dụng để gửi thông tin đặt mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ một doanh nghiệp hoặc cửa hàng, thường chứa các thông tin như tên sản phẩm, số lượng, giá cả, thông tin thanh toán, và thông tin liên hệ của khách hàng. Đối với các doanh nghiệp, đơn đặt hàng là một phần quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại và hỗ trợ quản lý hàng tồn kho.

Thư đặt hàng (Order letter) là một loại thư yêu cầu cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, thường đi kèm đơn đặt hàng. Chức năng chính của bức thư này là cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể về hàng hóa hoặc dịch vụ mà người gửi đang muốn mua. Đây là một công cụ quan trọng để ghi chú lại các chi tiết của giao dịch thương mại đã thực hiện, thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh để thiết lập và xác nhận các đơn đặt hàng giữa người mua và người bán.

XEM THÊM: GỢI Ý CÁCH VIẾT VÀ 4 MẪU THƯ NHẮC NHỞ THANH TOÁN BẰNG TIẾNG ANH

II. Cách viết đơn đặt hàng và thư đặt hàng tiếng Anh

1. Đơn đặt hàng

Trong đơn đặt hàng, bên cạnh các yếu tố như địa chỉ, ngày, và lời chào, người mua cần phải làm rõ những điểm quan trọng về sản phẩm mà họ đang đặt mua. Điều này bao gồm:

Tên sản phẩm: Xác định tên chính xác của sản phẩm mà người mua muốn mua.
Số lượng sản phẩm: Chỉ định số lượng cụ thể của sản phẩm mà người mua muốn đặt mua.
Miêu tả và quy cách của sản phẩm: Cung cấp mô tả chi tiết và quy cách kỹ thuật của sản phẩm để đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ từ phía người bán.
Mã sản phẩm: Xác định mã số hoặc mã vạch đặc biệt của sản phẩm, giúp người bán nhận biết chính xác sản phẩm cần mua.
Giá của sản phẩm: Chỉ định giá cụ thể của từng đơn vị sản phẩm hoặc tổng giá trị của đơn hàng.
Mã số của đơn đặt hàng: Ghi rõ mã số đơn đặt hàng để dễ dàng theo dõi và xác định đơn hàng trong quá trình xử lý và giao hàng.

Thông tin về sản phẩm thường được trình bày trong một bảng và được đánh dấu rõ ràng để tạo sự dễ hiểu cho người nhận đơn đặt hàng. Những thông tin này thường được thảo luận kỹ lưỡng trong thư chào hàng (offer letter) trước đó giữa bên mua và bán để đảm bảo sự đồng thuận và minh bạch trong quá trình mua bán.

2. Thư đặt hàng

Ngoài việc gửi một đơn đặt hàng, việc kèm theo một mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng bằng tiếng Anh đóng vai trò quan trọng trong việc nhắc nhở về các điều kiện quan trọng và thiết yếu đã được thỏa thuận trước đó giữa hai bên.

Khi viết email đặt hàng bằng tiếng Anh đi kèm, hãy bao gồm các phần cơ bản, như tên và địa chỉ của người gửi/nhận. Đồng thời, những phần chính dưới đây cũng cần được đề cập một cách chi tiết:

Câu mở đầu (Opening): Một câu mở đầu tôn trọng và cảm ơn cho thư chào hàng đã được nhận trước đó. Điều này giúp làm rõ rằng thư đang đi kèm là một đơn đặt hàng chính thức.
Điều khoản thanh toán (Payment): Đặc tả chi tiết về các điều khoản thanh toán đã được đồng thuận giữa hai bên.
Khoản chiết khấu đã được thỏa thuận trước (Discount): Chỉ ra mức chiết khấu nếu có và điều kiện để hưởng chiết khấu đó.
Thời gian giao hàng (Delivery): Xác định thời gian dự kiến cho quá trình giao hàng.
Phương thức giao hàng (Methods of delivery): Đưa ra yêu cầu cụ thể về cách hàng hóa sẽ được giao và nhận.
Quy cách đóng gói (Packing): Mô tả các yêu cầu về cách hàng hóa sẽ được đóng gói để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Câu kết (Closing): Một câu kết lịch sự và biểu hiện sự mong đợi của người mua đối với quá trình giao dịch.

Cả đơn đặt hàng và thư gửi kèm đơn đặt hàng đều cần phải được viết một cách chính xác, rõ ràng, trang trọng và dễ hiểu. Khi học cách viết email đặt hàng bằng tiếng Anh, hãy trau dồi cả các thuật ngữ kinh doanh và thương mại phù hợp để truyền đạt thông tin một cách chính xác và chuyên nghiệp.

Xem thêm:

=> HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG BẰNG TIẾNG ANH CHI TIẾT NHẤT

=> MEMO LÀ GÌ ? CÁCH VIẾT MỘT BẢN MEMO HOÀN CHỈNH BẰNG TIẾNG ANH

III. Mẫu câu đặt hàng bằng tiếng Anh

1. Câu mở đầu (Opening)

We would like to express our sincere gratitude for your recent offer letter. We are pleased to confirm our order for the following items. (Chúng tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn chân thành của chúng tôi về thư mời gần đây của bạn. Chúng tôi vui mừng xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi cho các mặt hàng sau.)
Thank you for your prompt response to our inquiry. We would like to proceed with placing an order for… (Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng cho yêu cầu của chúng tôi. Chúng tôi muốn tiến hành đặt hàng cho…)
Following our recent discussions, we are excited to submit our order for… (Sau các cuộc thảo luận gần đây của chúng ta, chúng tôi rất vui mừng được gửi đơn đặt hàng cho…)

2. Điều khoản thanh toán (Payment)

As agreed upon in our previous discussions, the payment terms for this order will be… (Như đã thỏa thuận trong các cuộc thảo luận trước đây của chúng ta, điều khoản thanh toán cho đơn đặt hàng này sẽ là…)
The payment for this order is due on [specified date]. We kindly request that you process the payment via [specified payment method]. (Việc thanh toán cho đơn đặt hàng này sẽ đến hạn vào [ngày chỉ định]. Chúng tôi vui lòng yêu cầu bạn xử lý thanh toán qua [phương thức thanh toán được chỉ định].)
Please be advised that the invoice for this order is expected to be settled by [specified date]. Payment can be made through [specified payment method]. (Xin lưu ý rằng hóa đơn cho đơn đặt hàng này dự kiến sẽ được thanh toán trước [ngày chỉ định]. Thanh toán có thể được thực hiện thông qua [phương thức thanh toán được chỉ định].)
We would like to inform you of a slight adjustment in the payment terms for this order. The new terms are as follows… (Chúng tôi muốn thông báo cho bạn về một sự điều chỉnh nhỏ trong các điều khoản thanh toán cho đơn hàng này. Các điều khoản mới như sau…)

Xem thêm:

=> 5 KHÓA HỌC TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI UY TÍN, CHẤT LƯỢNG TẠI HÀ NỘI

=> 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

3. Khoản chiết khấu đã được thỏa thuận trước (Discount)

Expressing our gratitude, we would like to acknowledge the generous ...% trade discount and ...% quantity discount that you have extended to us. Your flexibility in providing these discounts is truly appreciated. (Để bày tỏ lòng biết ơn, chúng tôi xin ghi nhận mức chiết khấu thương mại ...% và ...% chiết khấu theo số lượng hào phóng mà bạn đã dành cho chúng tôi. Chúng tôi thực sự đánh giá cao sự linh hoạt của bạn trong việc cung cấp các khoản giảm giá này.)
In conclusion, we want to affirm that the offered ...% discount meets our satisfaction. We value the positive relationship we are building with your company and look forward to continued collaboration. (Tóm lại, chúng tôi muốn khẳng định rằng mức giảm giá ...% được đưa ra đáp ứng sự hài lòng của chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao mối quan hệ tích cực mà chúng tôi đang xây dựng với công ty của bạn và mong muốn được tiếp tục hợp tác.)

4. Thời gian giao hàng (Delivery)

We expect the delivery of the ordered items to be completed by [specified date]. (Chúng tôi dự tính việc giao các mặt hàng đã đặt hàng sẽ được hoàn thành trước [ngày chỉ định].)
Should there be any adjustments to the delivery schedule, we kindly request prompt notification to allow for necessary arrangements on our end. (Nếu có bất kỳ điều chỉnh nào về lịch giao hàng, chúng tôi vui lòng yêu cầu thông báo kịp thời để chúng tôi có những sắp xếp cần thiết.)
Upon delivery, we kindly request a confirmation of receipt from your end to ensure a smooth and efficient process. (Khi giao hàng, chúng tôi vui lòng yêu cầu bạn xác nhận đã nhận hàng để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.)

5. Phương thức giao hàng (Methods of delivery)

Our preferred method of delivery for this order is [specified method], ensuring a secure and timely arrival of the goods. (Phương thức giao hàng ưu tiên của chúng tôi cho đơn đặt hàng này là [phương thức được chỉ định], đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn và kịp thời.)
We are open to flexible delivery options. Please feel free to propose alternative methods that best suit both parties' needs. (Chúng tôi sẵn sàng đón nhận các lựa chọn giao hàng linh hoạt. Vui lòng đề xuất các phương pháp thay thế phù hợp nhất với nhu cầu của cả hai bên.)
If there are other delivery methods you find more efficient, we welcome suggestions for a mutually agreeable arrangement. (Nếu có các phương thức giao hàng khác mà bạn thấy hiệu quả hơn, chúng tôi hoan nghênh các đề xuất để có một thỏa thuận được cả hai bên đồng ý.)

Xem thêm:

=> NGƯỜI ĐI LÀM BẬN RỘN NÊN TỰ HỌC TIẾNG ANH HAY TỚI TRUNG TÂM?

=> 5 CÁCH THÔNG THẠO TIẾNG ANH THƯƠNG MẠI CHO NHÀ QUẢN LÝ

6. Quy cách đóng gói (Packaging)

It is crucial that the items are packaged securely to prevent any damage during transit. Please ensure adequate protective measures are taken. (Điều quan trọng là hàng hóa phải được đóng gói an toàn để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Hãy đảm bảo thực hiện các biện pháp bảo vệ đầy đủ.)
Given the delicate nature of the products, we emphasize the importance of meticulous packaging to maintain product integrity. (Do tính chất dễ vỡ của sản phẩm, chúng tôi nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đóng gói tỉ mỉ để duy trì tính nguyên vẹn của sản phẩm.)
For fragile items, please use bubble wrap or foam cushioning to prevent breakage. Clearly label packages containing delicate goods for proper handling. (Đối với những mặt hàng dễ vỡ, vui lòng sử dụng bọc bong bóng hoặc đệm xốp để tránh bị vỡ. Dán nhãn rõ ràng cho các gói hàng chứa hàng hóa dễ vỡ để xử lý đúng cách.)
Differentiate packaging methods based on the product type; for example, use moisture-resistant packaging for electronics and secure boxes for bulk items. (Phân biệt các phương pháp đóng gói dựa trên loại sản phẩm; ví dụ: sử dụng bao bì chống ẩm cho đồ điện tử và hộp an toàn cho các mặt hàng số lượng lớn.)

7. Câu kết (Closing)

We appreciate your attention to this order and look forward to the successful fulfillment of our requirements. Thank you for your continued partnership. (Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với đơn đặt hàng này và mong muốn thực hiện thành công các yêu cầu của chúng tôi. Cảm ơn bạn đã tiếp tục hợp tác.)
We look forward to future collaborations and are confident that this order is just the (Chúng tôi mong muốn được hợp tác trong tương lai và tin tưởng rằng đơn hàng này chỉ là bước khởi đầu cho mối quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi.)
Wishing you continued success, and we appreciate your dedication to ensuring the satisfaction of your clients. We eagerly await the successful delivery of our order. (Chúc bạn tiếp tục thành công và chúng tôi đánh giá cao sự cống hiến của bạn để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Chúng tôi háo hức chờ đợi việc giao hàng thành công cho đơn hàng của chúng tôi.)

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

IV. Mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh

1. Mẫu thư đặt hàng 1

[Your Name]

[Your Address]

[City, Zip Code]

[Email Address]

[Phone Number]

[Date]

[Vendor/Supplier Name]

[Company Name]

[Address]

[City, Zip Code]

Dear [Vendor/Supplier Name],

We appreciate your quotation No.TS/789 dated 20 December 2022 for the supply of computer peripherals. We are pleased to place an order for the following items, enclosed as Order No.CP92:

Item Name 1 - Quantity: 500 units
Item Name 2 - Quantity: 300 units
Item Name 3 - Quantity: 200 units

The specifications align with Catalogue No.TS-2023, and we expect delivery to be completed by the end of February 2023. Please note that we reserve the right to reject any deliveries made after this deadline.

The agreed pricing terms are CIF Danang Port, and we will settle payments according to the mutually agreed-upon monthly invoicing cycle.

In appreciation of our ongoing partnership, we are pleased to accept the 8% discount offered for this order. We hope Tech Solutions Co., Ltd. will continue to extend favorable terms for our future collaborations.

To ensure safe transport, please arrange for custom packaging with 50 units per sturdy carton.

Your prompt acknowledgment of this order will be highly appreciated. We look forward to the timely delivery of the products.

Yours sincerely,

[Your name]

Bản dịch:

[Tên của bạn]

[Địa chỉ của bạn]

[Thành phố, Mã Zip]

[Địa chỉ email]

[Số điện thoại]

[Ngày]

[Tên nhà cung cấp/nhà cung cấp]

[Tên công ty]

[Địa chỉ]

[Thành phố, Mã Zip]

Kính gửi [Tên nhà cung cấp/nhà cung cấp],

Chúng tôi trân trọng bản báo giá số TS/789 ngày 20 tháng 12 năm 2022 của bạn về việc cung cấp thiết bị ngoại vi máy tính. Chúng tôi rất vui được đặt hàng các mặt hàng sau đây, kèm theo Đơn hàng số CP92:

Tên mặt hàng 1 - Số lượng: 500 chiếc

Tên mặt hàng 2 - Số lượng: 300 chiếc

Tên mặt hàng 3 - Số lượng: 200 chiếc

Các thông số kỹ thuật phù hợp với Danh mục số TS-2023 và chúng tôi dự kiến việc giao hàng sẽ hoàn thành vào cuối tháng 2 năm 2023. Xin lưu ý rằng chúng tôi có quyền từ chối mọi giao hàng được thực hiện sau thời hạn này.

Các điều khoản về giá đã được thỏa thuận là CIF Cảng Đà Nẵng và chúng tôi sẽ giải quyết các khoản thanh toán theo chu kỳ lập hoá đơn hàng tháng đã được hai bên thống nhất.

Để đánh giá cao mối quan hệ hợp tác đang diễn ra của chúng ta, chúng tôi vui lòng chấp nhận mức chiết khấu 8% được đưa ra cho đơn hàng này. Chúng tôi hy vọng Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ sẽ tiếp tục dành những điều khoản có lợi cho những lần hợp tác trong tương lai của chúng ta.

Để đảm bảo vận chuyển an toàn, vui lòng sắp xếp đóng gói tùy chỉnh với 50 đơn vị mỗi thùng carton chắc chắn.

Sự thừa nhận nhanh chóng của bạn về đơn đặt hàng này sẽ được đánh giá cao. Chúng tôi mong muốn được giao sản phẩm kịp thời.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

2. Mẫu thư đặt hàng 2

[Your Name]

[Your Address]

[City, Zip Code]

[Email Address]

[Phone Number]

[Date]

[Vendor/Supplier Name]

[Company Name]

[Address]

[City, Zip Code]

Dear Sirs,

We appreciate your offer No.OF/256 dated 30 December for LB2500 laser printers and are pleased to submit our order No.PO/310 for 400 LB2500 laser printers as per the catalog and price list enclosed with your offer. Furthermore, we would like to confirm the following details:

Each printer must be delivered in custom export packaging, with one printer per carton, as agreed upon in our previous meeting.

Delivery is expected to be completed by the end of February, and we reserve the right to refuse the goods if delivery is delayed beyond that date.

Payment is to be made in Pound sterling, by an irrevocable letter of credit to be opened at Ireland Bank, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped.

We have decided to accept the 5% trade discount you offered, with documents against payment for this order. However, we kindly request a review of these terms for subsequent orders.

We trust that this order will meet our expectations and eagerly await your confirmation.

Yours sincerely,

[Your name]

Bản dịch:

[Tên của bạn]

[Địa chỉ của bạn]

[Thành phố, Mã Zip]

[Địa chỉ email]

[Số điện thoại]

[Ngày]

[Tên nhà cung cấp/nhà cung cấp]

[Tên công ty]

[Địa chỉ]

[Thành phố, Mã Zip]

Kính gửi Ngài,

Chúng tôi đánh giá cao đề nghị số OF/256 của bạn ngày 30 tháng 12 cho máy in laser LB2500 và vui lòng gửi đơn đặt hàng số PO/310 của chúng tôi cho 400 máy in laser LB2500 theo danh mục và bảng giá kèm theo đề nghị của bạn. Hơn nữa, chúng tôi muốn xác nhận các chi tiết sau:

Mỗi máy in phải được giao trong bao bì xuất khẩu tùy chỉnh, với một máy in trên mỗi thùng carton, như đã thỏa thuận trong cuộc họp trước của chúng ta.

Việc giao hàng dự kiến sẽ hoàn thành vào cuối tháng 2 và chúng tôi có quyền từ chối nhận hàng nếu việc giao hàng bị trì hoãn sau ngày đó.

Việc thanh toán sẽ được thực hiện bằng đồng Bảng Anh, bằng một thư tín dụng không thể hủy ngang được mở tại Ngân hàng Ireland, có lợi cho người bán đối với tổng giá trị hàng hóa sẽ được vận chuyển.

Chúng tôi đã quyết định chấp nhận khoản chiết khấu thương mại 5% mà bạn đưa ra cùng với các chứng từ phản đối việc thanh toán cho đơn đặt hàng này. Tuy nhiên, chúng tôi vui lòng yêu cầu xem xét lại các điều khoản này cho các đơn đặt hàng tiếp theo.

Chúng tôi tin tưởng rằng đơn đặt hàng này sẽ đáp ứng được mong đợi của chúng tôi và háo hức chờ đợi xác nhận của bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết về cách viết thư đặt hàng cũng như giới thiệu mẫu thư đặt hàng bằng tiếng Anh. Hy vọng những kiến thức về mẫu thư trả lời đơn đặt hàng bằng tiếng Anh trên sẽ giúp ích cho công việc của bạn. Bên cạnh đó, đừng quên đăng ký làm bài test trình độ tiếng Anh miễn phí tại đây để biết được khả năng của mình nhé. Langmaster chúc bạn thành công!