Cách viết email tiếng Anh Xuất nhập khẩu chuyên nghiệp kèm mẫu thực tế

Trong ngành Xuất nhập khẩu, email là công cụ giao tiếp chủ yếu với đối tác quốc tế. Việc viết email bằng tiếng Anh đòi hỏi sự chuẩn xác cả về ngôn ngữ chuyên ngành lẫn cách trình bày chuyên nghiệp. Đặc biệt với người mới đảm nhận vai trò liên quan đến mua hàng, logistics hay đối ngoại, kỹ năng này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách viết email tiếng Anh xuất nhập khẩu qua cấu trúc email, từ vựng và mẫu thực tế.

1. Tầm quan trọng của kỹ năng viết email trong ngành Xuất nhập khẩu

Có thể nói email tiếng Anh là phương tiện chính giúp doanh nghiệp duy trì trao đổi liên tục với đối tác nước ngoài, đồng thời đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt minh bạch, chính xác và có thể tra soát lại khi cần. Dưới đây là những vai trò quan trọng của kỹ năng viết email tiếng Anh trong ngành xuất nhập khẩu:

• Trao đổi thông tin thương mại chính thức: Bao gồm báo giá (quotation), đơn đặt hàng (purchase order), hợp đồng (contract), lịch giao hàng (delivery schedule), chứng từ vận chuyển (shipping documents)… Email là phương tiện để gửi, xác nhận và lưu trữ toàn bộ các thỏa thuận này.
• Giải quyết tình huống phát sinh: Khi có lỗi đơn hàng, hàng hỏng, giao chậm, hoặc sai sót chứng từ, email là kênh để khiếu nại, yêu cầu điều chỉnh và đảm bảo trách nhiệm hai bên được thể hiện bằng văn bản.
• Thống nhất các điều kiện giao dịch: Như điều khoản thanh toán, Incoterms, hình thức vận chuyển, yêu cầu đóng gói... đều cần được xác nhận bằng email để làm căn cứ pháp lý nếu có tranh chấp.
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Email được trình bày rõ ràng, dùng ngôn ngữ chuẩn mực sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và năng lực của bạn trong mắt đối tác, từ đó góp phần nâng cao hình ảnh công ty bạn đại diện.
• Đáp ứng yêu cầu tuyển dụng trong ngành: Hầu hết các vị trí xuất nhập khẩu, logistics, sales quốc tế đều yêu cầu ứng viên có khả năng viết email tiếng Anh tốt, vì đây là công việc diễn ra hằng ngày.

Vì vậy, việc học cách viết email tiếng Anh trong ngành xuất nhập khẩu không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc hiện tại mà còn là một kỹ năng quan trọng để phát triển lâu dài trong lĩnh vực thương mại quốc tế.

>> Xem thêm: KHÓA HỌC TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH XUẤT NHẬP KHẨU UY TÍN NHẤT

2. Cấu trúc cơ bản của một email tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Tiêu đề (Subject Line): Tiêu đề email đóng vai trò như “biển hiệu” của nội dung bạn muốn truyền tải. Tiêu đề cần:

• Ngắn gọn, đúng trọng tâm
• Gợi ý rõ ràng về mục đích email
• Tránh dùng chữ IN HOA toàn bộ hoặc câu quá chung chung

Ví dụ:

• Request for Quotation – Product ABC
• Order Confirmation – PO#1023
• Delay in Shipment – Order #445

2. Lời chào (Greeting): Lời chào thể hiện sự tôn trọng và thiết lập tông lịch sự cho toàn bộ email. Tùy vào đối tượng nhận thư, bạn có thể dùng:

• Dear Mr. Brown, (khi biết tên người nhận)
• Dear Sales Team, (gửi bộ phận)
• To whom it may concern, (khi không rõ người nhận cụ thể)

Lưu ý: Dấu phẩy (,) luôn được dùng sau lời chào trong email tiếng Anh.

3. Mở đầu (Introduction): Phần mở đầu email tiếng Anh cần nêu ngắn gọn lý do viết email, giúp người đọc hiểu nhanh nội dung chính. Với người mới bắt đầu, nên dùng các mẫu câu đơn giản, dễ áp dụng như:

• I am writing to request a quotation for…
• We would like to place an order for…
• This email is regarding your shipment on May 10…

Không cần viết dài dòng, chỉ cần 1–2 câu súc tích là đủ.

>> Xem thêm: 8 Lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không thể bỏ qua

4. Nội dung chính (Main Content): Đây là phần chiếm nhiều dung lượng nhất của email. Nội dung cần:

• Trình bày theo từng ý cụ thể, tránh viết thành đoạn quá dài
• Dùng câu đơn, chủ ngữ rõ ràng
• Có thể dùng danh sách đánh số (numbered list) nếu email liệt kê nhiều yêu cầu

Ví dụ:

Please find below the details of our order:

• Product: Office Chair Model A123
• Quantity: 500 units
• Delivery time: Before August 15

5. Kết thúc (Closing): Phần kết thúc email nên thể hiện sự kỳ vọng phản hồi hoặc hành động tiếp theo từ người nhận. Đồng thời bày tỏ thái độ hợp tác, lịch sự. Một số mẫu câu thường dùng:

• Looking forward to your prompt response.
• Please let us know if you need any further information.
• We hope to receive your confirmation soon.

6. Chữ ký (Signature): Chữ ký là phần giúp người nhận biết được bạn là ai, đến từ đâu, và cách liên hệ lại. Một chữ ký chuẩn nên bao gồm:

• Họ tên đầy đủ
• Chức vụ | Tên công ty
• Số điện thoại | Email liên hệ
• (Tùy chọn) địa chỉ công ty, website

Ví dụ:

Nguyen Van A
Sales Executive | ABC Logistics Co., Ltd.
Email: van.a@abclogistics.vn | Tel: +84 24 1234 5678 

>> Xem thêm: 

• Những câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh Xuất nhập khẩu và hướng dẫn trả lời
• Phỏng vấn tiếng Anh ngành kế toán: Câu hỏi và cách trả lời hay nhất!

3. Từ vựng và mẫu câu tiếng Anh chuyên ngành Xuất nhập khẩu

3.1. Bảng từ vựng chuyên ngành

>> Xem thêm: 700 Từ vựng tiếng Anh xuất nhập khẩu và thuật ngữ chuyên ngành

3.2. Mẫu câu thông dụng trong email công việc

A. Yêu cầu báo giá / đề nghị thông tin

1. Could you please provide us with a quotation for the following items?
   → Bạn có thể vui lòng cung cấp báo giá cho các mặt hàng sau không?
2. We are interested in your products and would like to request more details.
   → Chúng tôi quan tâm đến sản phẩm của quý công ty và muốn yêu cầu thêm thông tin chi tiết.
3. Please send us your latest price list and catalog.
   → Vui lòng gửi cho chúng tôi bảng giá và catalogue mới nhất của quý công ty.
4. Do you offer any discounts for bulk orders?
   → Quý công ty có chính sách chiết khấu cho đơn hàng số lượng lớn không?
5. We would appreciate your prompt response to this inquiry.
   → Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi sớm từ quý công ty về yêu cầu này.

B. Xác nhận đơn hàng / giao dịch

1. We would like to confirm our order for 1,000 units of Product A.
   → Chúng tôi xin xác nhận đơn hàng gồm 1.000 sản phẩm A.
2. Please find attached our official purchase order.
   → Đính kèm email là đơn đặt hàng chính thức của chúng tôi.
3. We agree with the terms mentioned in your quotation.
   → Chúng tôi đồng ý với các điều khoản nêu trong báo giá của quý công ty.
4. The expected delivery date is acceptable to us.
   → Ngày giao hàng dự kiến là phù hợp với chúng tôi.
5. Kindly confirm the order receipt and estimated shipping date.
   → Vui lòng xác nhận đã nhận được đơn hàng và cung cấp ngày giao hàng dự kiến.

C. Khiếu nại / xử lý sự cố

1. We received the shipment, but several items were damaged.
   → Chúng tôi đã nhận được hàng, tuy nhiên một số sản phẩm bị hư hỏng.
2. There is a discrepancy between the invoice and the actual delivery.
   → Có sự sai lệch giữa hóa đơn và hàng hóa thực tế được giao.
3. We request compensation for the damaged goods.
   → Chúng tôi đề nghị được bồi thường cho hàng hóa bị hư hỏng.
4. Please investigate this issue and advise us on the next steps.
   → Vui lòng kiểm tra sự việc và thông báo cho chúng tôi hướng xử lý tiếp theo.
5. We hope this matter can be resolved promptly and professionally.
   → Chúng tôi hy vọng vấn đề này sẽ được giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp.

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn viết email tiếng Anh thương mại và các mẫu email thông dụng
• 5+ Khóa học tiếng Anh thương mại uy tín, chất lượng nhất hiện nay

D. Thể hiện sự lịch sự và kết thúc thư

1. We look forward to hearing from you soon.
   → Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.
2. Should you need any further information, please do not hesitate to contact us.
   → Nếu quý công ty cần thêm thông tin, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
3. Thank you for your continued support and cooperation.
   → Cảm ơn sự hợp tác và hỗ trợ liên tục của quý công ty.
4. Please confirm receipt of this email at your earliest convenience.
   → Vui lòng xác nhận đã nhận được email này sớm nhất có thể.
5. We appreciate your attention to this matter.
   → Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của quý công ty tới vấn đề này.

4. 6 Mẫu email tiếng Anh thông dụng trong Xuất nhập khẩu

4.1. Email Hỏi Báo Giá – Request for Quotation

Subject: Request for Quotation – Product Code: ABC-100

Dear Sales Team,

We are currently sourcing [office chairs / your products] for our upcoming order and found your products listed on your website.

Could you please provide us with a quotation for the following items:

• Product Code: ABC-100
• Quantity: 500 units
• Delivery: CIF Haiphong Port
• Payment terms: 30% deposit, 70% upon delivery

Kindly include the unit price, total cost, delivery time, and any applicable discounts.

We look forward to your response.

Best regards,
Nguyen Van A
Procurement Executive – ABC Co., Ltd.

Bản dịch tiếng Việt:

Kính gửi bộ phận kinh doanh,

Hiện tại chúng tôi đang tìm nguồn cung cấp [ghế văn phòng / sản phẩm của quý công ty] cho đơn hàng sắp tới và thấy thông tin sản phẩm của quý công ty trên website.

Xin vui lòng cung cấp báo giá cho các sản phẩm sau:

• Mã sản phẩm: ABC-100
• Số lượng: 500 chiếc
• Giao hàng: CIF cảng Hải Phòng
• Điều kiện thanh toán: 30% đặt cọc, 70% khi giao hàng

Vui lòng báo giá đơn vị, tổng giá trị đơn hàng, thời gian giao hàng và chính sách chiết khấu (nếu có).

Rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Nhân viên mua hàng – Công ty TNHH ABC

>> Xem thêm: MẪU EMAIL BÁO GIÁ BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN VÀ CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

4.2. Email Xác Nhận Đơn Hàng – Order Confirmation

Subject: Order Confirmation – PO#2024-115

Email Content (English):

Dear Mr. Lee,

We are writing to confirm our order as per the quotation dated May 5, 2025.

Please find below the order details:

• Purchase Order Number: PO#2024-115
• Product: Ceramic Mugs
• Quantity: 1,200 pcs
• Delivery: FOB Shanghai Port by June 30, 2025

Please confirm receipt of this order and advise the expected shipment date.

Best regards,
Tran Thi Mai
Import Department – GIA Trading Co., Ltd.

Bản dịch tiếng Việt:

Kính gửi ông Lee,

Chúng tôi gửi email này để xác nhận đơn hàng dựa theo báo giá ngày 5/5/2025.

Chi tiết đơn hàng như sau:

• Số đơn hàng: PO#2024-115
• Sản phẩm: Cốc sứ
• Số lượng: 1.200 chiếc
• Giao hàng: FOB cảng Thượng Hải trước ngày 30/6/2025

Vui lòng xác nhận đã nhận được đơn hàng và thông báo ngày giao hàng dự kiến.

Trân trọng,
Trần Thị Mai
Phòng Nhập khẩu – Công ty TNHH Thương mại GIA

4.3. Email Yêu Cầu Giao Hàng – Shipping Instruction

Subject: Shipping Instruction for Order #A9876

Dear Logistics Team,

We would like to provide shipping instructions for Order #A9876 as follows:

• Shipping method: Sea freight
• Port of loading: Shenzhen Port
• Port of discharge: Hai Phong Port
• Preferred carrier: MAERSK

Please arrange the shipment no later than June 20, 2025.
Kindly send us the draft Bill of Lading and Packing List for approval before the final issue.

Best regards,
Hoang Minh
Logistics Coordinator – VinaTech Export

Bản dịch tiếng Việt:

Kính gửi bộ phận vận chuyển,

Chúng tôi xin gửi hướng dẫn giao hàng cho Đơn hàng #A9876 như sau:

• Hình thức vận chuyển: Đường biển
• Cảng xuất hàng: Cảng Thâm Quyến
• Cảng đến: Cảng Hải Phòng
• Hãng tàu ưu tiên: MAERSK

Vui lòng sắp xếp lô hàng và đảm bảo hàng rời cảng trước ngày 20/6/2025.

Vui lòng gửi bản nháp vận đơn và bảng kê đóng gói để chúng tôi duyệt trước khi phát hành chính thức.

Trân trọng,
Hoàng Minh
Điều phối vận chuyển – VinaTech Export

4.4. Email Khiếu Nại Hàng Lỗi hoặc Giao Thiếu – Complaint

Subject: Complaint – Damaged Goods in Order #CX5002

Dear Customer Service,

We received Order #CX5002 today, and unfortunately, 150 units of Product B arrived damaged.

Attached are photos of the damaged cartons for your reference.

We kindly request a replacement or credit note for the affected items.
Please advise on how to proceed with the claim process.

Sincerely,
Le Anh Tuan
Quality Control Officer – GlobalMart Vietnam

Bản dịch tiếng Việt:

Kính gửi bộ phận Chăm sóc khách hàng,

Hôm nay chúng tôi đã nhận được đơn hàng #CX5002. Tuy nhiên, có 150 sản phẩm loại B bị hư hỏng khi giao hàng.

Chúng tôi đính kèm ảnh thùng hàng bị lỗi để quý công ty tham khảo.

Kính đề nghị quý công ty thay thế sản phẩm hoặc xuất phiếu tín dụng cho số lượng bị ảnh hưởng.

Vui lòng hướng dẫn chúng tôi quy trình xử lý khiếu nại.

Trân trọng,
Lê Anh Tuấn
Nhân viên kiểm soát chất lượng – GlobalMart Vietnam

>> Xem thêm:

• Cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh: dàn ý và các mẫu thư
• Cách xử lý phàn nàn từ khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, hiệu quả

4.5. Email Nhắc Thanh Toán – Payment Reminder

Subject: Payment Reminder – Invoice #INV-2298

Dear Accounting Department,

This is a kind reminder regarding Invoice #INV-2298, which was due on May 15, 2025.

The outstanding amount of USD 7,200 is still unpaid.

Please arrange the payment as soon as possible to avoid any late fees or disruption to future deliveries.

Should you need the invoice copy again, kindly let us know.

Best regards,
Pham Minh Chau
Finance Team – Oceanic Import Co.

Bản dịch tiếng Việt:

Kính gửi Phòng Kế toán,

Đây là email nhắc nhở về hóa đơn #INV-2298 đã đến hạn thanh toán ngày 15/5/2025.

Số tiền còn nợ là 7.200 USD hiện vẫn chưa được thanh toán.

Kính mong quý công ty sớm hoàn tất thanh toán để tránh phí trễ hạn và gián đoạn giao hàng trong tương lai.

Nếu cần chúng tôi gửi lại hóa đơn, vui lòng phản hồi.

Trân trọng,
Phạm Minh Châu
Bộ phận Tài chính – Oceanic Import Co.

>> Xem thêm: Gợi ý cách viết và 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

4.6. Email Đề Nghị Điều Chỉnh Hợp Đồng – Contract Amendment

Subject: Proposal for Contract Amendment – Contract #CT-0325

Dear Mr. Tanaka,

Due to recent changes in our delivery schedule, we propose an amendment to Clause 4.2 of Contract #CT-0325.

Please find attached the revised draft for your review and comments.

We aim to finalize this amendment by next week to ensure the production timeline remains unaffected.

Looking forward to your feedback.

Best regards,
Doan Ngoc Ha
Legal Officer – Starlink Export Ltd.

Bản dịch tiếng Việt:

Kính gửi ông Tanaka,

Do có sự thay đổi gần đây trong lịch giao hàng, chúng tôi đề xuất điều chỉnh Khoản 4.2 của Hợp đồng #CT-0325.

Vui lòng xem bản dự thảo điều chỉnh đính kèm và cho ý kiến phản hồi.

Chúng tôi mong muốn hoàn tất việc chỉnh sửa này trong tuần tới để không ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.

Rất mong nhận được phản hồi từ ông.

Trân trọng,
Đoàn Ngọc Hà
Nhân viên pháp lý – Starlink Export Ltd.

5. Lưu ý khi viết email Xuất nhập khẩu bằng tiếng Anh

Khi viết email tiếng Anh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, người mới học thường mắc phải một số lỗi phổ biến làm giảm tính chuyên nghiệp hoặc gây hiểu lầm cho đối tác. Dưới đây là những lỗi cần đặc biệt tránh:

• Dịch máy sai ngữ cảnh: Việc lạm dụng công cụ dịch tự động thường khiến câu văn mất tự nhiên, sai cấu trúc hoặc lệch nghĩa so với ngữ cảnh thương mại. Hãy ưu tiên học các mẫu câu chuyên ngành và tra cứu từ điển chuyên dụng.
• Không dùng đúng thì của động từ: Sử dụng sai thì (như dùng hiện tại thay vì quá khứ hoặc hiện tại hoàn thành) khiến câu văn thiếu rõ ràng về thời gian, dễ gây hiểu lầm trong giao dịch, đặc biệt khi đề cập đến thời điểm giao hàng, thanh toán hoặc nhận hàng.
• Câu quá dài, thiếu dấu câu: Viết nhiều ý trong cùng một câu mà không có dấu ngắt phù hợp khiến nội dung trở nên rối rắm, khó tiếp nhận. Trong email thương mại, nên sử dụng câu ngắn, tách rõ từng ý bằng dấu câu.
• Dùng từ không phù hợp trong môi trường kinh doanh: Việc sử dụng từ ngữ suồng sã, cảm tính hoặc mang tính đời thường như “ASAP”, “Hey” hay “wanna” làm giảm tính chuyên nghiệp của email. Thay vào đó, cần lựa chọn cách diễn đạt trang trọng, đúng chuẩn giao tiếp thương mại quốc tế.

Ngành xuất nhập khẩu đòi hỏi người đi làm thường xuyên giao tiếp với đối tác nước ngoài để đàm phán giá cả, trao đổi điều kiện vận chuyển, xử lý sự cố hàng hóa và phối hợp chứng từ. Trong môi trường làm việc quốc tế, việc sử dụng tiếng Anh linh hoạt, chính xác và đúng ngữ cảnh là yêu cầu bắt buộc nếu bạn muốn đảm nhiệm tốt vai trò của mình và nâng cao năng lực chuyên môn.

Vì vậy, nếu như bạn làm trong ngành Xuất nhập khẩu và mong muốn nâng cao trình độ tiếng Anh thì có thể tham khảo Khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Được thiết kế chuyên biệt cho người đi làm ngành Xuất nhập khẩu, nội dung khóa học bám sát các tình huống thực tế như: thương lượng hợp đồng, trao đổi tiến độ giao hàng, gọi điện phối hợp với forwarder, làm việc với hãng tàu, xử lý chậm trễ tại cảng hoặc hải quan… Học viên sẽ được hướng dẫn bởi giáo viên có kinh nghiệm giảng dạy cho người đi làm, tập trung luyện phản xạ, từ vựng chuyên ngành và cách diễn đạt chuẩn mực trong môi trường thương mại quốc tế. Đây là giải pháp học tiếng Anh hiệu quả, linh hoạt, phù hợp với lịch trình bận rộn nhưng vẫn đảm bảo tính ứng dụng cao trong công việc hàng ngày.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHÓA HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp Online
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp Online 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh

Nắm vững cách viết email tiếng Anh xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả với đối tác quốc tế, xử lý công việc trôi chảy và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân. Với nền tảng từ vựng, cấu trúc và mẫu câu đã được cung cấp trong bài viết trên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào thực tế một cách tự tin. Hãy luyện tập đều đặn để biến kỹ năng này trở thành lợi thế trong sự nghiệp của bạn.