OKR LÀ GÌ? TẤT TẦN TẬT KIẾN THỨC CẦN BIẾT VỀ OKR

OKR là một trong những phương pháp quản trị theo mục tiêu trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Vậy khái niệm OKR là gì và có tính ứng dụng như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những kiến thức cơ bản xoay quanh thuật ngữ OKR – Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả then chốt.

1. OKR là gì?

1.1 Khái niệm

OKR (viết tắt của Objective Key Results) là một phương pháp quản lý theo mục tiêu, có thể liên kết nội bộ tổ chức và các cá nhân trong công ty nhằm đảm bảo rằng tất cả thành viên đang theo đúng hướng mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, OKR còn đảm bảo quá trình hợp tác giữa các cá nhân được diễn ra một cách nhất quán.

1.2 Cấu trúc OKR

OKR được hình thành dựa vào hai yếu tố chính: Objective (Mục tiêu) và Key Result (Kết quả then chốt). Cụ thể: 

• Objective (Mục tiêu) – “Tôi muốn đi đâu?”
  Mục tiêu được thiết lập với vai trò thúc đẩy quá trình vận hành và phát triển công việc. Mục tiêu thường sẽ được xác định trong một khoảng thời gian nhất định để cổ vũ tinh thần làm việc của mỗi cá nhân.
• Key Result (Kết quả then chốt) – “Tôi đến đó bằng cách nào?”
  Kết quả then chốt được dùng để đo lường mức độ thành công của mục tiêu đã đặt ra, cũng như cho biết chuẩn mực đạt được mục tiêu. Quy trình này được áp dụng liên tục trong quá trình làm việc.

1.3 Nguyên lý hoạt động

OKR được đưa ra rõ ràng, minh bạch ở mức cao hơn so với năng lực của nhân viên với mục đích thúc đẩy tinh thần làm việc của họ. Tuy nhiên, phương pháp OKR không được dùng để đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên. 

Kết quả then chốt của OKR đóng vai trò là cầu nối giữa thực tế và tham vọng, nhưng lại không dễ tìm được sự chính xác. Do đó vẫn cần gắn với cột mốc cụ thể nào đó để có thể định lượng và thực hiện đo lường được.

2. Lợi ích của phương pháp OKR

Dựa vào định nghĩa, OKR đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực như:

• Liên kết nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ: Mục tiêu chung được đề ra cho toàn thể nhân viên trong công ty, với cùng một định hướng. Điều này giúp liên kết nội bộ chặt chẽ, đồng nhất về hướng làm việc vì mục tiêu cuối cùng.
• Tập trung vào các vấn đề cốt lõi: Khi đã xác định chính xác mục tiêu, nhân viên trong các phòng ban sẽ cùng tập trung và chủ động ưu tiên giải quyết các vấn đề quan trọng. Từ đó, họ có thể xây dựng nên chiến lược làm việc của bản thân và đáp ứng nguyện vọng của doanh nghiệp.
• Nhân viên được trao quyền: Khi đã hiểu rõ được mục tiêu và những việc cần làm, ban lãnh đạo có thể cho phép nhân viên tự theo dõi và đánh giá quá trình làm việc. Điều này giúp củng cố tinh thần trách nhiệm trong công việc.
• Tăng tính minh bạch trong nội bộ: OKR được thiết lập một cách minh bạch cho tập thể nhân viên, các phòng ban trong công ty, cho phép mọi người theo dõi được quá trình cũng như kết quả làm việc. Từ đó các cá nhân có thể kết hợp với những bộ phận khác, xử lý công việc với tính hiệu quả cao hơn.
• Đo lường được tiến độ hoàn thành: Nhờ có tính minh bạch trong nội bộ, ban quản lý có thể theo dõi được tiến độ công việc, cũng như đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng. Từ đó, giúp thúc đẩy tiến độ công việc nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả tốt nhất.
• Nâng cao hiệu suất lao động, đạt thành tựu cao: OKR luôn đặt ra ở mức cao hơn năng lực, chính vì vậy mọi người có thể phát huy tối đa khả năng, giúp năng suất làm việc tăng cao và đạt được kết quả ngoài mong đợi.

3. Lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR

3.1 Đối với Mục tiêu (Objective)

Khi mới bắt đầu đưa chiến lược OKR vào công ty, doanh nghiệp không nên đặt mục tiêu quá cao. Vì điều này có thể gây sức ép trong công việc và khó khăn trong quá trình làm việc của tập thể. 

Để đảm bảo sự thành công, người xây dựng chiến lược bắt buộc phải hiểu rõ được thế mạnh và năng lực hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó mới có thể linh hoạt đặt ra mục tiêu phù hợp và không sao chép bất kỳ mục tiêu nào từ đối thủ. 

3.2 Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

Khi đã xác định được mục tiêu, ban lãnh đạo cần triển khai và truyền tải thông tin đến nội bộ công ty một cách chi tiết nhằm hạn chế việc nhân viên chưa nắm rõ, hoặc không biết cách thực hiện, dẫn đến việc hiệu suất không được như kỳ vọng. 

Dù đã phân công công việc minh bạch, doanh nghiệp cũng cần phải có những buổi họp nội bộ hàng tuần hoặc hàng tháng nhằm nắm được tiến độ công việc, kịp thời điều chỉnh, góp ý và nhanh chóng đưa ra giải pháp để khắc phục tình hình. 

Xem thêm: 

=> BẬT MÍ CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO PHÒNG MARKETING HIỆU QUẢ  

=> CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ KINH DOANH ĐỊNH HƯỚNG DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN ĐÚNG ĐẮN

4. Các bước xây dựng và triển khai OKR

4.1 Xác định Objective và Key Result

Cần đề ra từ 3 - 5 mục tiêu với tiêu chí rõ ràng và cụ thể, tránh trường hợp mục tiêu chung chung không thể vạch ra chiến lược. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải tạo áp lực trong mục tiêu đặt ra để có thể phát huy tối đa năng lực của nhân viên. 

Khi đặt ra Key Result, cần chú ý đến khả năng đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tế. Xây dựng Key Result qua các bước thực hiện để đạt được giá trị cốt lõi khi ứng dụng phương pháp OKR.

4.2 Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Sử dụng các phần mềm sẵn có để hỗ trợ quản lý, theo dõi và điều chỉnh quá trình làm việc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc mà hãy nắm vững những quy trình và mục tiêu công việc, để không thực hiện lan man, sai trọng tâm dẫn đến lệch định hướng ban đầu.

4.3 Họp với ban lãnh đạo cấp trung và phác thảo mục tiêu

Việc triển khai chiến lược OKR cho các bộ phận cũng như cả công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp để thu thập ý kiến. Đồng thời cũng giúp phổ biến cách áp dụng phương pháp OKR vào công việc sao cho hiệu quả, chỉ ra mặt hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại.

4.4 Phổ biến chiến lược OKR đến toàn doanh nghiệp

Sau khi đã quyết định kế hoạch cuối cùng, cần phải phổ biến chiến lược OKR với toàn bộ công ty và phân tích một cách cụ thể, rõ ràng về mục đích và kết quả sẽ đạt được sau khi tiến hành. Từ đó, nhân viên công ty có thể nắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và sắp thực hiện. 

4.5 Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân

Trưởng bộ phận có trách nhiệm triển khai công việc cho nhân viên và cùng nhau tiến hành phân tích, chia sẻ suy nghĩ của mỗi người để đi đến thống nhất nhiệm vụ sao cho phù hợp với từng cá nhân. 

Những cuộc họp với mong muốn lắng nghe ý kiến của nhân viên thể hiện được tinh thần dân chủ, sự tôn trọng của cấp lãnh đạo với cấp dưới. Từ đó, giúp các bên hiểu nhau và gắn kết hơn để cùng nhau đạt được kết quả cao nhất.

4.6 Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi đã triển khai chiến lược OKR cho nhân viên, các trưởng phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến của tập thể và gửi về cho ban lãnh đạo. Khi các cấp quản lý đã có sự thống nhất về thời gian thực hiện, OKR sẽ được triển khai trong cuộc họp toàn công ty và đưa ra hướng đi cụ thể vì mục tiêu đã đặt ra.

4.7 Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Sử dụng các phần mềm sẵn có để thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của mỗi cá nhân. Khoảng thời gian đầu, mọi thứ chắc chắn sẽ còn rất mới mẻ và cần các cấp quản lý thường xuyên giám sát, điều chỉnh trong quá trình làm việc. 

Việc theo dõi và quản lý nhằm giúp mỗi nhân viên có trách nhiệm hơn, chủ động và tự giác trong công việc. Khi đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo thì năng suất tổng thể sẽ được nâng cao. 

4.8 Cách đánh giá chiến lược OKR

Kết quả sẽ được chấm dựa trên Key Result, điểm trung bình được dùng làm thang đo cho Objective. Tuy nhiên, vì đây không phải là công cụ tối ưu để phân tích công việc nên hệ thống chấm điểm OKR sẽ không được sử dụng trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc. 

Trên thang điểm 0 - 1.0, OKR sẽ được phân chia như sau: 0 điểm là không thực hiện được bất kỳ phần nào của mục tiêu, sau đó tăng dần đến 0.6 - 0.7 là mức an toàn để nhận định kế hoạch đang đi đúng hướng và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.

5. Các lỗi thường gặp khi áp dụng chiến lược OKR

Một số lỗi phổ biến khi sử dụng phương pháp OKR trong doanh nghiệp: 

5.1 Dùng OKR để lập danh sách công việc

OKR được lập ra với mục đích đo lường giá trị của doanh nghiệp chứ không phải dành cho những công việc hằng ngày. Có thể nói, OKR mang đến những giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp và đây là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ về nội dung công việc và giá trị của công ty.

5.2 Đặt ra quá nhiều OKR

Khi doanh nghiệp đặt nhiều mục tiêu dồn dập trong một thời gian ngắn sẽ không có sự ưu tiên cho công việc, dẫn đến lan man và gây mất tập trung vào các giá trị thiết thực của công ty. Từ đó có thể không mang đến kết quả đúng như dự định. 

5.3 Không có sự điều chỉnh OKR

OKR đã được phổ biến rõ ràng, cụ thể trong nội bộ công ty và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Việc này sẽ giúp mọi người có thể dễ dàng theo dõi và cân chỉnh sao cho phù hợp hơn với quá trình làm việc. 

Ngoài ra, OKR còn được xem như một công cụ hỗ trợ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp. Vì vậy việc xem xét và điều chỉnh giữa các phòng ban kịp thời là điều cần thiết để đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra.

5.4 Xem OKR như bản kế hoạch

OKR cần được đánh giá và thực hiện như một nét văn hóa của doanh nghiệp thì mới có thể xây dựng nền tảng vững chắc. Mỗi cá nhân cần phải thường xuyên cập nhật các nội dung kịp thời để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.

6. Những câu hỏi thường gặp về OKR

6.1 Sự khác biệt giữa OKR và KPI

OKR và KPI có điểm khác biệt nhỏ rất quan trọng. OKR là cầu nối đứng giữa mục tiêu kỳ vọng và kết quả thực tế. Nó cho phép bạn ra khỏi vùng an toàn, chấp nhận thách thức và đương đầu. Nếu có tham vọng lớn, OKR chính là kim chỉ nam giúp bạn đạt được thành công trong tương lai. 

Trong khi đó, KPI chỉ đơn thuần là thuật ngữ được dùng để đo lường hiệu suất làm việc. KPI thì chỉ quan tâm đến kết quả, còn OKR tập trung hướng đến mục tiêu và con đường hoàn thành mục tiêu đó.

6.2 Strategic OKR và Tactical Objective có điểm gì khác biệt? 

Strategic OKR (Chiến lược mục tiêu tổng thể) là những gì mà một doanh nghiệp mong muốn có thể đạt được, thường trong khoảng thời gian là 1 năm. Còn Tactical Objective (Chiến lược mục tiêu cụ thể) là mục tiêu riêng, nhỏ hơn của mỗi phòng ban, thường được lên trong khoảng thời gian theo quý. Cụ thể:

• Strategic OKR của doanh nghiệp: Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp trong năm tới.
• Tactical Objective của phòng Marketing: Tăng hiệu quả của một số chiến lược Marketing trong quý tới (cụ thể là giảm chi phí cho AdWords xuống dưới $200.000).

6.3 Sự khác biệt giữa Objective và Goal

Trong OKR thường sẽ tách “Goal” ra thành “Objective” và “Key Result”. Goal thì thường gắn liền với số liệu (như tăng doanh thu lên 10% trong vòng 1 năm), Objective thì không. 

6.4 Sự khác biệt giữa OKR và MBO?

MBO là Management by Objective (Quản trị theo mục tiêu). Cả OKR và MBO đều lấy việc xây dựng mục tiêu làm trọng tâm trong quản trị. Có thể coi OKR chính là phiên bản mở rộng của MBO.

Điểm khác biệt:

• MBO chỉ quan tâm đến việc nhân viên đã hoàn thành mục tiêu đề ra hay chưa. 
• OKR tập trung vào việc nhân viên đã đạt được mục tiêu mình đã đề ra hay chưa sau khi áp dụng Initiative (ý tưởng) vào Key Result (quá trình thực hiện mục tiêu). OKR sẽ mở rộng cụ thể hơn MBO.

6.5 Sự khác biệt giữa OKR và mục tiêu theo tiêu chí SMART

Sự khác biệt giữa OKR và SMART nằm ở cách diễn giải cho câu hỏi “Mục tiêu cần được xây dựng như thế nào?”.

Với mục tiêu theo tiêu chí SMART, các tiêu chí cần đáp ứng như: Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có tính liên quan và Thời gian hoàn thành. Hạn chế của SMART là: “Mục tiêu có thể đạt được” nên nhân viên có thể không dám vượt qua vùng an toàn của bản thân. Trong khi đó, OKR mang tính bứt phá hơn. 

6.6 Sự khác biệt giữa OKR và Balanced Scorecard (BSC)?

OKR là phương pháp quản trị chiến lược lấy việc xây dựng mục tiêu làm gốc. Trong khi đó, BSC lại là phương pháp thiết lập chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể áp dụng cả hai phương pháp trên trong quản lý.

6.7 Mất bao lâu để triển khai OKR trong doanh nghiệp?

Một chương trình OKR thường sẽ mất khá nhiều thời gian để doanh nghiệp có thể xây dựng và định hướng đường lối một cách xác đáng. Ba tháng đầu tiên sau khi triển khai OKR thường sẽ có khó khăn để đưa mục tiêu vào thực tiễn. 

Thời điểm này thường phù hợp để sự điều chỉnh ở phạm vi phòng ban. Sau đó, doanh nghiệp sẽ có tổng hợp review và chỉnh sửa cho phù hợp. OKR là một quá trình diễn ra xuyên suốt và không giới hạn thời gian. Quá trình xem xét và sửa đổi các nội dung trong chương trình là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

6.8 Số lượng OKR lý tưởng một doanh nghiệp nên đặt ra là bao nhiêu?

3 – 5 OKR là con số thích hợp để doanh nghiệp có thể định hướng trong khoảng thời gian từ 5 – 7 năm. Đối với phạm vi phòng ban, số lượng 3 – 5 OKR/quý là một con số phù hợp.

6.9 Số lượng Key Result cho mỗi Objective nên là bao nhiêu?

Mỗi Objective, bạn không nên đặt quá 5 Key Result. Cụ thể con số như thế nào sẽ tùy vào từng Objective mà doanh nghiệp đưa ra số lượng Key Result thích hợp.

7. Áp dụng OKR vào việc học tiếng Anh

Không chỉ mang tính ứng dụng trong kinh doanh, OKR còn là một phương pháp có thể áp dụng cho người học tiếng Anh. Ví dụ:

• Objective (Mục tiêu): Nắm vững cấu trúc 12 thì trong tiếng Anh trong ngày 8/9/2023
• Các Key Results để đạt được mục tiêu đề ra: 

+ Tổng hợp đầy đủ tên và lên lịch học 12 thì.

+ Chọn 1 trang web chất lượng, với đầy đủ kiến thức và bài tập hướng dẫn để hiểu rõ và thành thạo các thì.

+ Thực hiện việc ôn tập 2 thì/ngày.

Ưu điểm của phương pháp OKR trong việc học là giúp chúng ta tập trung hoàn toàn vào vấn đề học tập (ví dụ: học 12 thì), tránh sự xao nhãng. Đồng thời vạch ra các đầu mục phù hợp để tối ưu hóa thời gian và hiệu quả đạt được mục tiêu. 

Langmaster hiện là trung tâm tiếng Anh uy tín, tổng hợp đầy đủ kiến thức về phát âm, từ vựng, ngữ pháp cùng tài liệu nghe, nói, đọc, viết tiếng Anh HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ dành cho người tự học tiếng Anh. Nếu bạn quan tâm đến các khóa học tại Langmaster thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn ngay nhé! 

TÌM HIỂU THÊM:

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp OFFLINE
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm

Trên đây là tổng hợp chi tiết các kiến thức hữu ích liên quan đến OKR. Hy vọng qua bài viết này, độc giả sẽ hiểu được chính xác OKR là gì và có vai trò quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp trong phát triển và hoàn thành các mục tiêu.