Hiện nay, nhu cầu đi công tác nước ngoài gặp mặt và đàm phán trực tiếp với đối tác ngày càng tăng. Để chuẩn bị cho chuyến đi, bạn cần tìm hiểu và nộp hồ sơ xin visa, bao gồm cả thư mời công tác bằng tiếng Anh. Vậy mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh là gì, cách viết như thế nào? Hãy cùng tiếng Anh giao tiếp Langmaster tìm câu trả lời trong bài viết sau.

I. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài là gì?

Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài do công ty nước ngoài gửi tới người đi công tác

Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài là mẫu thư do đối tác có trụ sở tại nước ngoài gửi cho doanh nhân mời đến quốc gia họ vì mục đích công việc. Tùy theo vị trí của đối tác, bạn cần có mẫu thư mời đáp ứng những nguyên tắc riêng.

Ở Hoa Kỳ và một số quốc gia, thư mời công tác bằng tiếng Anh là bằng chứng giúp bạn đủ điều kiện xin visa. Trong thư mô tả mục đích của của chuyến công tác (như đàm phán hợp đồng, tham gia hội nghị kinh doanh, tham gia cuộc họp), thời gian và đôi khi là hành trình công tác cụ thể.

Xem thêm:

=> BÍ QUYẾT THÀNH THẠO TIẾNG ANH GIAO TIẾP CÔNG SỞ DỄ DÀNG, HIỆU QUẢ

=> 500+ CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM THEO TÌNH HUỐNG

II. Cách viết thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh

1. Đối với người được mời

Người được mời (doanh nhân) cần phải điền đầy đủ các thông tin như:

Họ và tên đầy đủ
Ngày, tháng, năm sinh
Đại diện công ty, chức vụ
Địa chỉ và số điện thoại
Mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời. Lịch sử kinh doanh giữa 2 bên
Mục đích chuyến công tác: tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đàm phán hoặc đào tạo
Thời gian công tác
Thông tin về chỗ ở và sắp xếp tài chính, chẳng hạn như liệu công ty chủ quản có cung cấp chỗ ở hay không nếu khách tự sắp xếp và liệu công ty chủ nhà có chi trả chỗ ở, bữa ăn hoặc chi phí hàng ngày hay không.
Ngày, tháng, năm xuất cảnh

2. Đối với người mời

Đồng thời, người mời (Công ty đối tác) cần điền một số thông tin như sau:

Tên công ty đối tác
Tên và chức vụ của người viết thư mời
Địa chỉ và số điện thoại của công ty
Địa chỉ email
Tóm tắt lĩnh vực hoạt động của công ty

Xem thêm:

=> MẪU THƯ ĐẶT HÀNG BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH VIẾT VÀ MẪU CÂU CHI TIẾT NHẤT

=> 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

3. Lưu ý khi viết thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh

Lưu ý khi viết thư mời đi công tác bằng tiếng Anh

Giọng văn trang trọng: Duy trì giọng điệu trang trọng xuyên suốt bức thư và đảm bảo sự rõ ràng trong từng phần. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh biệt ngữ hoặc thuật ngữ phức tạp.
Nội dung chi tiết: Những tuyên bố chung chung hoặc mơ hồ có thể dẫn đến sự nghi ngờ. Hãy nêu cụ thể mục đích của chuyến thăm, mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời cũng như các chi tiết quan trọng khác.
Cung cấp các tài liệu đính kèm có liên quan: Để thư mời thêm thuyết phục, hãy cung cấp các tài liệu liên quan như bản sao hộ chiếu, bằng chứng cư trú, bảng sao kê ngân hàng (nếu bạn đang hỗ trợ tài chính) hoặc thậm chí cả hành trình công tác của bạn.
Kiểm tra lỗi ngữ pháp: Luôn đọc lại bức thư mời công tác nước ngoài trước khi gửi. Sai sót thực tế có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc bị từ chối cấp visa.

III. Gợi ý mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh hay nhất

Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh hay nhất

Mẫu 1. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài chi tiết

Letter of Invitation

Dear The U.S. Consulate General Officer,

I am writing this letter to confirm that Faca Company, located at 123 Main Street, Anytown, CA 12345, will be hosting Ms. Hien Nguyen, who is an employee of Allure Alchemy Company, during her upcoming business trip to the United States.

The purpose of the trip is to attend important business meetings for 2024. It will occur from February 1st, 2024 to February 6th, 2024. During this time, Ms. Hien Nguyen will be visiting various individuals, including Mr. Mitchell Grey, Mr. Ethan Marshall and Mrs. Mia Harper.

We confirm that Ms. Hien Nguyen is an employee of Allure Alchemy and holds the position of business manager. Her passport number is ______, and she is a national of Vietnamese. We assure you that Ms. Hien Nguyen has strong ties to her home country and will return after the trip.

Ms. Hien Nguyen will stay at The Peninsula Hotels during her visit. We will cover all her expenses, including travel, accommodations, meals, and daily expenses. We have attached the relevant financial documents to this letter.

We assure you that Ms. Hien Nguyen will abide by all the USA rules and regulations during her stay, and we take full responsibility for her actions while she is here.

Thank you for considering this visa application.

Sincerely,

[Chữ ký tay]

Chloe Grace

Business Manager

Faca Company, 123 Main Street, Anytown, CA 12345, USA

1-XXX-YYY-ZZZZ

Mẫu 2. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài bằng tiếng Anh ngắn gọn

Letter of Invitation

Dear Officer,

Please inform that Mr. Quang Pham Van, a Sales Manager for StellarShip Logistics Corporation is invited for a business visit to our company - TransGlobal Express, located at 68 Main Street, Anytown, CA 12345, the United States.

Mr. Quang Pham Van will be going to Germany for business meetings. He will be meeting with Mr. Peter Mueller, the CEO, and Ms. Anna Schmidt, the Head of Marketing.

Mr. Quang Pham Van plans to travel to the United States on February 15, 2024, and stay there until February 20, 2024.

Based on our experience, we feel confident that Mr. Quang Pham Van will maintain a high degree of integrity while in the United States. With this in mind, our company will assume full financial responsibility for his trip and insure his round-trip transportation to and from the United States, as well as all local expenses.

Mr. Quang Pham Van will provide no technical services and has no intention to immigrate to the United States.

Should you need any additional information, please contact me at 1-XXX-YYY-ZZZZ or mitchellgrey.mcg@transglobal.com.

Sincerely,

Chữ ký tay

Mitchell Grey

Sales Manager

TransGlobal Express, 68 Main Street, Anytown, CA 12345, USA

1-XXX-YYY-ZZZZ

Mẫu 3. Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài hay

Letter of Invitation

Dear Officer,

This letter is to confirm that we - Nature's Preserve Co. in Los Angeles, California, would like to extend our formal invitation to Ms. Anh Duong to visit our company.

Ms. Anh Duong plans to visit the United States to participate in a series of business meetings during the period from June 15, 2024 to June 25, 2024 for 10 days. Ms. Anh Duong's personal information for this visa request is below:

First Name: Anh

Last Name: Duong

Sex: Female

Date of Birth: June 15, 1997

Nationality: Vietnamese

Current Occupation: Deputy Marketing Manager

Passport No: ______

Issue date: ______ Expire date: ______

Nature's Preserve Co. is a leading agricultural conglomerate specializing in cultivating and distributing premium crops with a focus on sustainability. Our commitment to eco-friendly practices ensures the delivery of high-quality, responsibly sourced agricultural products to global markets.

Ms. Anh Duong will be staying at the Sunset Grand Hotel Hotel located at 123 Ocean View Avenue, Santa Monica, CA 90401, USA. The entire expense for this trip, including airfare, hotel, and insurance will be covered by Nature's Preserve Co.

Nature's Preserve Co. would appreciate it if you could issue a business visa for Ms. Anh Duong's upcoming trip to the United States. Please do not hesitate to contact us at 1-XXX-XXX-XXXX should you have any questions regarding this visa request.

Best regards,

Chữ ký tay

Isabella Faith

CEO

Nature's Preserve Co., Los Angeles, California

1-XXX-XXX-XXXX

TÌM HIỂU THÊM:

Trên đây là cách viết và một số mẫu thư mời đi công tác bằng tiếng Anh chi tiết nhất được tiếng Anh giao tiếp Langmaster tổng hợp. Đừng quên tham gia khóa học tiếng Anh giao tiếp tại Langmaster để nói tiếng Anh lưu loát, thuyết phục hiệu quả trên bàn đàm phán bạn nhé!