Cách viết thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh và bài mẫu chi tiết

Khi không thể tham gia phỏng vấn đúng hẹn, một thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh viết đúng chuẩn sẽ giúp bạn giữ được ấn tượng chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng. Trong bài viết này, Langmaster sẽ hướng dẫn bạn cách viết email dời lịch phỏng vấn tiếng Anh ngắn gọn, lịch sự cùng các mẫu thư thực tế dễ áp dụng trong mọi tình huống.

1. Các trường hợp cần viết thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh

Trong quá trình xin việc, không phải lúc nào bạn cũng có thể tham gia đúng lịch phỏng vấn ban đầu. Một số lý do phổ biến khiến bạn cần viết thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh bao gồm:

Trùng lịch với cuộc hẹn quan trọng khác (thi cử, khám bệnh, họp công ty,...)
Bị ốm hoặc vấn đề sức khỏe cá nhân
Sự cố bất ngờ: tai nạn, phương tiện giao thông trục trặc, gia đình có việc gấp
Lịch phỏng vấn quá gấp, không đủ thời gian chuẩn bị

Việc gửi thư/email để xin đổi lịch là hành động cần thiết và thể hiện thái độ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng nội dung email phải lịch sự, chân thành và rõ ràng – để nhà tuyển dụng thấy được sự tôn trọng của bạn đối với cơ hội này.

Các trường hợp cần viết thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết email từ chối offer tiếng Anh lịch sự và khéo léo nhất

2. Cấu trúc một thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Để viết một email xin dời lịch phỏng vấn hiệu quả, bạn nên tuân theo cấu trúc rõ ràng với 3 phần chính sau:

2.1. Lời chào mở đầu thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dù là email trang trọng hay thân mật, một lời chào phù hợp luôn là cách mở đầu bắt buộc. Nếu bạn biết tên người nhận, hãy sử dụng đúng danh xưng để thể hiện sự tôn trọng:

Ví dụ lời chào phù hợp:

Dear Mr. Anderson,
Dear Ms. Taylor,
Dear [Hiring Manager's Name],
Nếu không biết tên cụ thể: Dear Hiring Team, / Dear Recruitment Manager, / Dear [Company Name] HR Department,

Hãy tránh mở đầu email bằng “Hi” hoặc “Hello” nếu bạn chưa thân quen hoặc trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Cấu trúc một thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Xem thêm: Cách viết mở đầu email tiếng Anh chuyên nghiệp trong mọi tình huống

2.2. Phần nội dung thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh

Giới thiệu ngắn gọn và xác nhận thông tin cuộc hẹn

Ngay sau lời chào, hãy giới thiệu ngắn gọn về bạn và nhắc lại thời gian cuộc hẹn ban đầu để người nhận dễ dàng nhận biết bạn là ai và liên hệ đến lịch phỏng vấn cụ thể nào.

Ví dụ:

My name is Linh Nguyen and I recently applied for the Sales Executive position at your company. I was scheduled for an interview on Monday, June 3rd at 10:00 AM.
Tôi là Linh Nguyễn, ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh tại quý công ty. Tôi đã được hẹn phỏng vấn vào thứ Hai, ngày 3 tháng 6 lúc 10 giờ sáng.)

Trình bày lý do xin dời lịch – ngắn gọn và chuyên nghiệp

Không cần giải thích quá chi tiết, hãy trình bày lý do một cách trung thực, rõ ràng, nhưng khéo léo. Tránh vòng vo hoặc kể lể dài dòng. Nhà tuyển dụng quan tâm đến tính chủ động và chuyên nghiệp trong cách bạn xử lý tình huống.

Ví dụ lý do hợp lý:

Unfortunately, due to an urgent family matter, I won’t be able to attend the interview at the scheduled time.
(Rất tiếc, do có việc gia đình đột xuất, tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn đúng như lịch đã định.)
I have a prior work obligation that conflicts with the current interview schedule, and I would like to kindly request a reschedule.
(Tôi có một cam kết công việc trước đó trùng với lịch phỏng vấn hiện tại và xin phép được đổi lịch.)
I have recently tested positive for the flu and, out of consideration for everyone's health, I believe it's best to postpone the meeting.
(Tôi vừa nhận kết quả dương tính với cúm, và để đảm bảo sức khỏe cho mọi người, tôi cho rằng việc hoãn lại cuộc hẹn là cần thiết.)

Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

Đề xuất thời gian thay thế & thể hiện mong muốn tiếp tục phỏng vấn

Sau khi xin lỗi vì sự bất tiện, đừng quên đề xuất một vài khung thời gian thay thế cụ thể để thể hiện sự chủ động và thiện chí tiếp tục.

Ví dụ đề xuất thời gian mới:

Would it be possible to reschedule the interview to any time on Wednesday afternoon or Friday morning?
(Liệu có thể sắp xếp buổi phỏng vấn vào chiều thứ Tư hoặc sáng thứ Sáu không ạ?)
I’m available on [ngày] and [ngày], anytime between [giờ] and [giờ]. Please let me know what works best for you.
(Tôi có thể tham gia phỏng vấn vào ngày [x], khoảng thời gian từ [x] đến [x]. Rất mong nhận được lịch phù hợp từ quý công ty.)
I remain enthusiastic about the opportunity and hope we can reschedule the interview at a time convenient for you.
(Tôi vẫn rất quan tâm đến cơ hội này và hy vọng chúng ta có thể sắp xếp lại cuộc hẹn vào thời gian thuận tiện.)

Lời xin lỗi nhẹ nhàng, thể hiện sự tôn trọng

Việc xin lỗi và cảm ơn vì sự thông cảm là điều nên có trong mọi email xin dời lịch hẹn – thể hiện bạn hiểu rõ sự bất tiện đã gây ra và trân trọng cơ hội phỏng vấn.

Ví dụ:

I apologize for any inconvenience caused and thank you for your kind understanding.
(Tôi xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra và cảm ơn sự thông cảm từ quý công ty.)
I appreciate your time and consideration, and I look forward to meeting you soon.
(Tôi trân trọng thời gian và sự cân nhắc của quý công ty, mong sớm được gặp lại.)

nội dung thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết email reminder bằng tiếng Anh

2.3. Kết thư và ký tên thư xin rời lịch phỏng vấn tiếng Anh

Kết thúc email bằng lời cảm ơn cuối cùng, chữ ký và thông tin liên hệ rõ ràng là yếu tố không thể thiếu.

Cách kết thư chuyên nghiệp:

Thank you once again for your understanding. I look forward to your reply.
(Cảm ơn quý công ty một lần nữa vì sự thông cảm. Mong sớm nhận được phản hồi.)
Best regards, / Sincerely,
[Họ tên đầy đủ]
[Số điện thoại – nếu cần]
[Email cá nhân]

Kết thư và ký tên thư xin rời lịch phỏng vấn tiếng Anh

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

3. Các mẫu email xin đổi lịch phỏng vấn tiếng Anh

Dưới đây là những mẫu email xin đổi lịch phỏng vấn tiếng Anh cho các tình huống thường gặp, giúp bạn thể hiện phong thái chuyên nghiệp mà vẫn giữ được cơ hội ứng tuyển.

3.1. Mẫu email xin đổi lịch phỏng vấn với lý do khẩn cấp

Email tiếng Anh:

Subject: Request to Reschedule Interview – Nguyen Van A

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for giving me the opportunity to interview for the Marketing Executive position at ABC Company. I truly appreciate your time and consideration.

Unfortunately, due to an unexpected family emergency, I will be unable to attend the interview scheduled for 10:00 AM on Thursday, June 6th. I sincerely apologize for the inconvenience and would be grateful if we could reschedule.

I am available on Friday afternoon or any time next Monday. Please let me know if any of these options work for you.

Thank you for your understanding. I remain enthusiastic about the opportunity and look forward to speaking with you soon.

Best regards,
Nguyen Van A
0901 234 567

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Yêu cầu đổi lịch phỏng vấn – Nguyễn Văn A

Kính gửi ông Smith,

Cảm ơn ông đã cho tôi cơ hội tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing tại Công ty ABC. Tôi rất trân trọng thời gian và sự quan tâm của ông.

Tuy nhiên, do có việc gia đình khẩn cấp phát sinh ngoài ý muốn, tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn đã được lên lịch vào lúc 10h sáng, thứ Năm, ngày 6 tháng 6. Tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong được dời lịch phỏng vấn sang một thời điểm khác.

Tôi có thể tham gia vào chiều thứ Sáu hoặc bất kỳ thời gian nào vào thứ Hai tuần sau. Mong ông xem xét và phản hồi giúp tôi thời gian phù hợp.

Một lần nữa, xin cảm ơn sự thông cảm của ông. Tôi vẫn rất mong muốn có cơ hội được trao đổi thêm với quý công ty.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
0901 234 567

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

3.2. Mẫu email xin đổi lịch phỏng vấn với lý do sức khỏe

Email tiếng Anh:

Subject: Request for Interview Reschedule – Le Minh Chau

Dear Ms. Anderson,

I hope you are doing well. Thank you again for arranging the interview for the Graphic Designer position at CreativeHub.

Unfortunately, I have fallen ill and am currently not in good enough health to attend the interview scheduled for tomorrow. To respect everyone's well-being, I would like to kindly ask if we could reschedule to a later date.

I am available next Wednesday or Friday morning, and I’m happy to adjust to your availability.

Thank you so much for your understanding.

Sincerely,
Le Minh Chau

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Yêu cầu đổi lịch phỏng vấn – Lê Minh Châu

Kính gửi bà Anderson,

Hy vọng bà vẫn khỏe. Cảm ơn bà một lần nữa vì đã sắp xếp buổi phỏng vấn cho vị trí Thiết kế Đồ họa tại CreativeHub.

Rất tiếc, tôi hiện đang bị ốm và không đủ sức khỏe để tham gia phỏng vấn vào ngày mai. Để đảm bảo sức khỏe cho mọi người, tôi xin phép được dời lịch phỏng vấn sang một thời điểm khác.

Tôi có thể tham gia vào thứ Tư hoặc sáng thứ Sáu tuần sau và sẵn sàng linh hoạt theo lịch của quý công ty.

Chân thành cảm ơn bà vì sự thông cảm.

Trân trọng,
Lê Minh Châu

3.3. Mẫu email xin đổi lịch phỏng vấn với lý do lịch trình công việc

Email tiếng Anh:

Subject: Interview Reschedule Request – Tran Bao Han

Dear Hiring Team,

Thank you for the opportunity to interview for the Business Analyst position at TechPlus. I am grateful for your consideration.

Unfortunately, I have a prior professional commitment that overlaps with the scheduled interview time on Tuesday at 2:00 PM. I apologize for the short notice and any inconvenience caused.

Would it be possible to reschedule for Wednesday morning or Thursday afternoon? I remain very interested in the position and look forward to the chance to speak with you.

Best regards,
Tran Bao Han

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Yêu cầu đổi lịch phỏng vấn – Trần Bảo Hân

Kính gửi bộ phận tuyển dụng,

Cảm ơn quý công ty đã mời tôi tham gia phỏng vấn vị trí Chuyên viên phân tích kinh doanh tại TechPlus. Tôi rất trân trọng cơ hội này.

Tuy nhiên, tôi có một lịch công tác đã được sắp xếp trước đó và trùng với thời gian phỏng vấn vào lúc 14h thứ Ba. Tôi xin lỗi vì đã thông báo trễ và thành thật xin lỗi vì sự bất tiện có thể gây ra.

Liệu quý công ty có thể dời lịch phỏng vấn sang sáng thứ Tư hoặc chiều thứ Năm được không ạ? Tôi vẫn rất quan tâm đến vị trí này và mong sớm có cơ hội trao đổi trực tiếp.

Trân trọng,
Trần Bảo Hân

Viết một thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh không khó, nhưng cần sự cẩn trọng trong từng câu chữ để vừa thể hiện tinh thần chuyên nghiệp, vừa giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Hãy luôn giữ thái độ tích cực, xin lỗi khéo léo và chủ động đề xuất phương án thay thế để chứng minh bạn là một ứng viên có trách nhiệm.

Nếu bạn mong muốn cải thiện khả năng giao tiếp tiếng Anh, đặc biệt là trong môi trường công việc như viết email, phỏng vấn, thuyết trình… thì khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster sẽ là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn. Với lộ trình cá nhân hóa, tương tác trực tiếp cùng giáo viên và phương pháp học ứng dụng thực tế, bạn sẽ nhanh chóng làm chủ kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp bằng tiếng Anh.