Các mẫu email auto reply khi nghỉ phép tiếng Anh chuyên nghiệp

Bạn sắp nghỉ phép và cần một lời phản hồi tự động thật chuyên nghiệp bằng tiếng Anh? Việc tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng quốc tế bắt đầu từ một mẫu email auto reply khi nghỉ phép tiếng Anh chỉn chu và rõ ràng. Trong bài viết này, Langmaster sẽ gợi ý cho bạn các mẫu email auto reply khi nghỉ phép tiếng Anh thông dụng, chuyên nghiệp và dễ áp dụng nhất.

1. Email auto reply là gì?

Email auto reply (hay còn gọi là email trả lời tự động) là một tính năng tự động gửi email phản hồi lại cho người gửi khi bạn không thể trả lời email ngay lập tức. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong trường hợp bạn đi công tác, nghỉ phép, hoặc tạm thời không có mặt tại văn phòng.

Khi thiết lập email auto reply, hệ thống sẽ tự động gửi một thông điệp đã được soạn sẵn đến bất kỳ ai liên hệ với bạn qua email. Mục tiêu chính của email auto reply là:

Thông báo về tình trạng vắng mặt của bạn
Cung cấp thông tin thời gian bạn sẽ trở lại
Hướng dẫn người liên hệ nên làm gì trong thời gian bạn vắng mặt (liên hệ ai, chờ phản hồi, v.v.)

Một email auto reply chuyên nghiệp giúp duy trì tính minh bạch, sự chuyên nghiệp trong giao tiếp và tránh làm gián đoạn công việc của người gửi.

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL XIN NGHỈ PHÉP TIẾNG ANH KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

2. Cấu trúc cơ bản của một email auto reply nghỉ phép bằng tiếng Anh

Để tạo ra một email auto reply nghỉ phép hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau trong cấu trúc nội dung:

2.1. Lời chào (Greeting)

Lời chào đầu tiên nên lịch sự và thân thiện, tạo thiện cảm ngay từ dòng đầu tiên dù email là phản hồi tự động. Bạn có thể sử dụng các cụm từ đơn giản nhưng trang trọng.

Ví dụ:

Thank you for your email.
(Cảm ơn bạn đã gửi email.)
Hello, thank you for reaching out.
(Xin chào, cảm ơn bạn đã liên hệ.)

>> Xem thêm: Cách viết mở đầu email tiếng Anh chuyên nghiệp trong mọi tình huống

2.2. Thông báo bạn đang nghỉ phép (Out-of-office notification)

Thông báo rõ ràng rằng bạn không có mặt tại văn phòng hoặc không thể phản hồi ngay lập tức. Điều này giúp người nhận hiểu lý do tại sao họ chưa nhận được phản hồi cá nhân.

Ví dụ:

I am currently out of the office and will return on [date].
(Tôi hiện không có mặt tại văn phòng và sẽ quay lại vào ngày [ngày].)
I’m currently on leave and have limited access to email.
(Hiện tôi đang nghỉ phép và có hạn chế trong việc kiểm tra email.)

Xem ngay: Hướng dẫn viết email tiếng Anh thương mại và các mẫu email thông dụng

2.3. Thời gian bạn sẽ trở lại làm việc (Return date)

Việc ghi rõ ngày bạn quay lại làm việc giúp người nhận chủ động lên kế hoạch liên hệ lại hoặc chờ phản hồi.

Ví dụ:

I will be back on Monday, June 3rd, 2025.
(Tôi sẽ trở lại làm việc vào thứ Hai, ngày 3 tháng 6 năm 2025.)
I will respond to your message as soon as possible after that date.
(Tôi sẽ phản hồi email của bạn sớm nhất có thể sau thời gian đó.)

2.4. Người thay thế (Optional - Alternative contact)

Nếu có người thay thế trong thời gian bạn nghỉ, hãy cung cấp thông tin liên hệ của họ, để người nhận có thể được hỗ trợ kịp thời. Đây là phần không bắt buộc, nhưng rất hữu ích trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Ví dụ:

If your matter is urgent, please contact Ms. Jane Nguyen at jane@company.com.
(Nếu vấn đề của bạn khẩn cấp, vui lòng liên hệ cô Jane Nguyen qua email jane@company.com.)
For immediate assistance, you may reach out to our support team at support@company.com.
(Để được hỗ trợ ngay lập tức, bạn có thể liên hệ đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi tại support@company.com.)

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI BÁO CÁO CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

2.5. Lời cảm ơn và kết thúc (Thank you and closing)

Kết thúc email bằng lời cảm ơn và lời chào lịch sự, giúp email vẫn giữ được tính chuyên nghiệp và lịch thiệp, dù là phản hồi tự động.

Ví dụ:

Thank you for your understanding.
(Cảm ơn bạn đã thông cảm.)
Best regards,
[Your Name]
(Trân trọng, [Tên của bạn])
Warm wishes,
(Thân ái,)

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

3. Các mẫu email auto reply khi nghỉ phép bằng tiếng Anh

Dưới đây là một số mẫu email auto reply khi nghỉ phép bằng tiếng Anh đa dạng tình huống được áp dụng trong môi trường công sở.

3.1. Mẫu email auto reply nghỉ phép cơ bản

Basic Out-of-Office Auto Reply Email

Subject: Out of Office

Hello,

Thank you for your email. I am currently out of the office and will return on [date]. During this period, I will have limited access to my email.

I will respond to your message as soon as possible upon my return.

Best regards,
[Your Name]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Vắng mặt tại văn phòng

Xin chào,

Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang nghỉ phép và sẽ quay lại vào ngày [ngày]. Trong thời gian này, tôi sẽ hạn chế kiểm tra email.

Tôi sẽ phản hồi email của bạn sớm nhất có thể sau khi trở lại làm việc.

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Các mẫu email auto reply khi nghỉ phép bằng tiếng Anh

Xem ngay: Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất và các lưu ý

3.2. Mẫu email auto reply nghỉ phép chuyên nghiệp

Professional Out-of-Office Auto Reply Email

English:

Subject: Out of Office – [Your Full Name]

Dear [Sender's Name],

I hope this message finds you well. I am currently out of the office on leave from [start date] to [end date] and will not be able to respond during this time.

For urgent matters, please contact [colleague's name] at [email address]. Otherwise, I will reply to your email when I return.

Thank you for your understanding.

Kind regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Vắng mặt tại văn phòng – [Họ và tên của bạn]

Kính gửi [Tên người gửi],

Hy vọng bạn vẫn khỏe. Tôi hiện đang nghỉ phép từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc] và sẽ không thể phản hồi email trong thời gian này.

Nếu có việc gấp, vui lòng liên hệ [tên đồng nghiệp] qua email [địa chỉ email]. Còn nếu không gấp, tôi sẽ phản hồi sau khi quay lại.

Cảm ơn bạn đã thông cảm.

Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Tên công ty]

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

3.3. Mẫu email auto reply dành cho người làm dịch vụ

Auto Reply for Service Providers (Freelancer, Consultant, etc.)

Subject: Thank you for your message

Hi there,

I’m currently away from my desk and will be on leave until [date]. I won’t be able to respond right away, but I’ll get back to you as soon as I return.

If you are an existing client with an urgent issue, please include “URGENT” in your subject line and I’ll try my best to respond.

Thank you for your patience!

Warm regards,
[Your Name]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Cảm ơn bạn đã liên hệ

Xin chào,

Hiện tại tôi đang vắng mặt và sẽ nghỉ phép đến ngày [ngày]. Tôi chưa thể phản hồi ngay lúc này nhưng sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể sau khi trở lại.

Nếu bạn là khách hàng hiện tại và có vấn đề khẩn cấp, vui lòng ghi rõ “URGENT” trong tiêu đề email, tôi sẽ cố gắng phản hồi sớm nhất.

Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn!

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Mẫu email auto reply khi nghỉ phép bằng tiếng Anh

3.4. Mẫu cho kỳ nghỉ dài (du lịch, nghỉ thai sản...)

Auto Reply for Extended Leave (Vacation, Maternity Leave, etc.)

Subject: Extended Leave – Out of Office

Hello,

I am currently on an extended leave from [start date] to [expected return date], and will not be available during this period.

If your inquiry is urgent, please contact [alternative contact name] at [email/phone number]. Otherwise, I will respond when I return.

I appreciate your understanding.

Best wishes,
[Your Name]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Nghỉ phép dài hạn – Vắng mặt tại văn phòng

Xin chào,

Tôi đang trong kỳ nghỉ dài từ ngày [ngày bắt đầu] đến [ngày dự kiến trở lại] và sẽ không thể trả lời email trong thời gian này.

Nếu bạn cần hỗ trợ gấp, vui lòng liên hệ [tên người thay thế] qua [email/số điện thoại]. Nếu không gấp, tôi sẽ phản hồi sau khi quay lại.

Cảm ơn bạn đã thông cảm.

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Xem thêm: Email gửi đối tác bằng tiếng Anh: cách viết kèm mẫu chuyên nghiệp

3.5. Mẫu email tự động thông báo nghỉ phép bằng tiếng Anh

Friendly and Flexible Out-of-Office Auto Reply Email

Subject: Out of Office – [Your First Name]

Hi there,

I’m currently out of the office for a short break and will return on [date]. During this time, I will not be checking emails regularly.

Thank you for your email – I’ll get back to you as soon as I can after I return.

Wishing you a great day!

Cheers,
[Your Name]

Dịch nghĩa tiếng Việt:

Chủ đề: Vắng mặt – [Tên của bạn]

Xin chào,

Hiện tại tôi đang nghỉ ngắn hạn và sẽ quay lại vào ngày [ngày]. Trong thời gian này, tôi không kiểm tra email thường xuyên.

Cảm ơn bạn đã gửi email – tôi sẽ liên hệ lại ngay khi có thể sau khi trở lại.

Chúc bạn một ngày tuyệt vời!

Thân ái,
[Tên của bạn]

4. Những lưu ý khi viết email auto reply bằng tiếng Anh

Email auto reply không chỉ là lời thông báo đơn giản mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp quốc tế. Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý để viết một email auto reply bằng tiếng Anh chuẩn – rõ – hiệu quả:

Giữ văn phong chuyên nghiệp, lịch sự: Dù bạn đang nghỉ phép, hãy đảm bảo email vẫn mang tính chất trang trọng, đúng chuẩn giao tiếp công sở. Tránh dùng từ ngữ quá suồng sã hoặc thiếu chuyên nghiệp.
Thông báo rõ ràng thời gian vắng mặt: Bạn cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc kỳ nghỉ để người nhận biết khi nào họ có thể kỳ vọng được phản hồi.
Cung cấp thông tin người liên hệ thay thế (nếu có): Nếu có đồng nghiệp xử lý thay công việc, hãy ghi rõ tên, chức danh và thông tin liên hệ của họ. Điều này giúp đảm bảo không làm gián đoạn công việc của người gửi.
Tránh chia sẻ thông tin cá nhân không cần thiết: Không nên đề cập quá chi tiết về lý do nghỉ (du lịch, cá nhân, lý do sức khỏe...) nếu không cần thiết. Chỉ cần thông báo bạn đang vắng mặt và khi nào trở lại là đủ.
Chỉnh sửa tên, ngày tháng và nội dung phù hợp trước khi cài đặt: Nhiều người quên cập nhật ngày tháng hoặc thông tin liên hệ, dẫn đến email auto reply lỗi thời, thiếu chuyên nghiệp. Hãy kiểm tra kỹ trước khi kích hoạt.

Xem thêm: 8 Lưu ý khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không thể bỏ qua

Một mẫu email auto reply khi nghỉ phép tiếng Anh được viết tốt không chỉ giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Dù bạn là nhân viên văn phòng, freelancer hay chủ doanh nghiệp, việc chuẩn bị sẵn những mẫu phản hồi tự động bằng tiếng Anh là kỹ năng không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Nếu bạn muốn tự tin giao tiếp bằng tiếng Anh trong mọi tình huống công việc – từ viết email, gọi điện, thuyết trình đến phản hồi khách hàng – hãy tham khảo ngay khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH