Cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh chuẩn

Thư thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng với ứng viên. Đặc biệt với môi trường quốc tế, việc sử dụng tiếng Anh đúng ngữ cảnh càng trở nên thiết yếu. Trong bài viết này, Langmaster sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn dễ dàng viết một email thông báo kết quả phỏng vấn tiếng Anh chuẩn nhất!

1. Tầm quan trọng của việc gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dù ứng viên có được tuyển chọn hay không, việc gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn là điều nên làm để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Đặc biệt trong các doanh nghiệp toàn cầu, việc viết thư thông báo bằng tiếng Anh là tiêu chuẩn bắt buộc nhằm đảm bảo tính quốc tế hóa trong giao tiếp.

Một email thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh cần rõ ràng, tích cực và chứa đầy đủ thông tin cần thiết. Điều này giúp ứng viên nắm được kết quả nhanh chóng, đồng thời tạo ấn tượng tích cực về cách làm việc chuyên nghiệp của công ty.

Tầm quan trọng của việc gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh

Xem thêm: 3 BƯỚC VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP CHO NEWBIE

2. Cách viết email thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh

Một email thông báo kết quả phỏng vấn chuẩn cần có bố cục rõ ràng, ngắn gọn nhưng đầy đủ ý. Dưới đây là các phần không thể thiếu trong một email trúng tuyển bằng tiếng Anh:

2.1. Tiêu đề mail

Tiêu đề email nên thể hiện rõ mục đích để ứng viên dễ nhận biết. Một số mẫu tiêu đề hiệu quả:

Job Offer – [Company Name]
(Thư mời nhận việc – [Tên công ty])
Congratulations! You’re Hired for [Job Title]
(Chúc mừng! Bạn đã được tuyển cho vị trí [Tên công việc])
Offer Letter – [Job Title] at [Company Name]
(Thư mời nhận việc – Vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty])

Cách viết email thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh

Xem thêm: Cách viết mở đầu email tiếng Anh chuyên nghiệp trong mọi tình huống

2.2. Lời chào đến ứng viên trúng tuyển

Lời chào nên thể hiện sự thân thiện, nhưng vẫn giữ tính trang trọng.

Ví dụ:

Dear [Candidate's Name],
(Gửi [Tên ứng viên],)
We hope this message finds you well.
(Chúng tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành.)

2.3. Nội dung email thông báo trúng tuyển

Phần nội dung nên đề cập đầy đủ các thông tin sau:

Ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn thành công.
Tên vị trí tuyển dụng.
Thời gian bắt đầu làm việc (nếu có).
Các bước tiếp theo: ký hợp đồng, đào tạo, cung cấp giấy tờ...

Ví dụ:

We are pleased to inform you that you have successfully passed the interview process for the position of [Job Title] at [Company Name].
(Chúng tôi vui mừng thông báo rằng bạn đã vượt qua vòng phỏng vấn cho vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty].)

We were impressed with your skills and believe you will be a valuable addition to our team.
(Chúng tôi đánh giá cao kỹ năng của bạn và tin rằng bạn sẽ là một thành viên có giá trị trong đội ngũ của chúng tôi.)

Please find attached your official offer letter including further details. We would appreciate your response by [Deadline Date].
(Vui lòng xem thư mời nhận việc đính kèm để biết thêm chi tiết. Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn trước ngày [Hạn chót].)

Xem thêm: Cấu trúc 1 email tiếng Anh chuyên nghiệp, chính xác dành cho người đi làm

2.4. Kết email

Kết thư cần thể hiện sự chuyên nghiệp và chào đón ứng viên gia nhập công ty.

Ví dụ:

Should you have any questions, feel free to contact us.
(Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.)
We look forward to welcoming you on board.
(Chúng tôi mong chờ được chào đón bạn gia nhập công ty.)
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Email Address]
[Phone Number]

Kết email thông báo trúng tuyển tiếng Anh

Xem thêm: Cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp, ý nghĩa và phổ biến nhất

3. Mẫu email thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Dưới đây là các mẫu email thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh được sử dụng phổ biến, phù hợp với nhiều tình huống và cấp độ ứng viên.

3.1. Email thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh - Mẫu số 1

Subject: Job Offer – [Job Title] at [Company Name]

Dear [Candidate's Name],

We are pleased to inform you that you have successfully completed the interview process and have been selected for the position of [Job Title] at [Company Name].

We were very impressed by your qualifications and enthusiasm, and we believe you will make a great addition to our team.

Please find attached the official offer letter outlining the details of your employment. Kindly review and confirm your acceptance by [Deadline Date].

If you have any questions, feel free to reach out to us via email or phone.

We look forward to welcoming you on board.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Company Name]

Dịch nghĩa:

Gửi [Tên ứng viên],

Chúng tôi vui mừng thông báo rằng bạn đã vượt qua quá trình phỏng vấn và được chọn cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].

Chúng tôi rất ấn tượng với năng lực và sự nhiệt huyết của bạn, và tin rằng bạn sẽ là một thành viên tuyệt vời trong đội ngũ của chúng tôi.

Vui lòng xem thư mời nhận việc đính kèm, trong đó có đầy đủ thông tin chi tiết về công việc. Hãy xác nhận phản hồi của bạn trước [Hạn chót].

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ với chúng tôi qua email hoặc điện thoại.

Chúng tôi mong sớm được chào đón bạn gia nhập.

Mẫu email thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

3.2. Email thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh - Mẫu số 2

Subject: Congratulations! You’re Hired – [Job Title]

Dear [Candidate's Name],

Thank you once again for taking the time to meet with our team.

We are excited to offer you the position of [Job Title] at [Company Name], as we believe your experience and attitude are a perfect fit for our company culture.

The next step will be signing the offer letter and completing onboarding documents. Please review the attached file and confirm your acceptance by [Date].

We are thrilled to have you join our team and contribute to our shared success.

Warm regards,
[Your Name]
[Position]
[Company Name]

Dịch nghĩa:

Gửi [Tên ứng viên],

Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn với đội ngũ của chúng tôi.

Chúng tôi rất vui mừng được mời bạn đảm nhận vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty], vì chúng tôi tin rằng kinh nghiệm và thái độ của bạn rất phù hợp với văn hóa của công ty.

Bước tiếp theo là ký thư mời nhận việc và hoàn tất hồ sơ gia nhập. Vui lòng xem tệp đính kèm và xác nhận phản hồi trước [Ngày].

Chúng tôi rất háo hức được chào đón bạn gia nhập đội ngũ và cùng nhau phát triển.

Xem thêm: Cách viết email từ chối offer tiếng Anh lịch sự và khéo léo nhất

3.3. Email thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh - Mẫu số 3

Subject: Offer Confirmation – [Job Title] at [Company Name]

Dear [Candidate's Name],

We are delighted to inform you that you have been selected for the position of [Job Title]. We appreciate the time and effort you invested throughout the interview process.

Our HR team will reach out to you shortly with your official offer and next steps for onboarding.

Please keep an eye on your inbox in the coming days.

Congratulations once again!

Best,
[Your Name]
[Position]

Dịch nghĩa:

Gửi [Tên ứng viên],

Chúng tôi rất vui khi thông báo rằng bạn đã được chọn cho vị trí [Tên công việc]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian và nỗ lực trong suốt quá trình phỏng vấn.

Bộ phận nhân sự của chúng tôi sẽ sớm liên hệ với bạn để gửi thư mời chính thức và hướng dẫn các bước tiếp theo.

Vui lòng kiểm tra hộp thư trong vài ngày tới.

Một lần nữa xin chúc mừng!

Thư thông báo trúng tuyển bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Xem thêm: CHINH PHỤC HR VỚI EMAIL ỨNG TUYỂN BẰNG TIẾNG ANH CỰC XỊN

3.4. Email thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh - Mẫu số 4

Subject: You’re In – Welcome to [Company Name]!

Hi [Candidate's Name],

Great news – we loved speaking with you and would like to officially offer you the [Job Title] role at [Company Name]!

Expect to receive your offer letter and onboarding steps by tomorrow.

We’re excited to have you join the team.

Cheers,
[Your Name]
[Position]

Dịch nghĩa:

Chào [Tên ứng viên],

Tin vui – chúng tôi rất thích buổi trò chuyện cùng bạn và chính thức mời bạn đảm nhận vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty]!

Bạn sẽ nhận được thư mời nhận việc và các bước onboarding trong ngày mai.

Chúng tôi rất hào hứng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

Trân trọng,

4. Một số lưu ý khi viết thư thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dưới đây là những lưu ý khi viết email tiếng Anh giúp bạn viết thư vừa chuyên nghiệp vừa thể hiện hình ảnh tích cực của doanh nghiệp:

Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và dễ hiểu

Email thông báo kết quả phỏng vấn, nhất là khi gửi bằng tiếng Anh, cần tránh những cách diễn đạt quá suồng sã hoặc dài dòng. Hãy ưu tiên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuẩn mực và trực tiếp. Câu văn nên ngắn gọn, rõ nghĩa nhưng vẫn truyền tải được sự thân thiện và chuyên nghiệp.

Đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác

Trong thư thông báo kết quả phỏng vấn trúng tuyển, cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như:

Vị trí tuyển dụng
Ngày bắt đầu làm việc (nếu có)
Hạn phản hồi thư mời
Tệp đính kèm (nếu gửi kèm offer letter)
Hướng dẫn các bước tiếp theo (onboarding, ký hợp đồng...)

Việc thiếu thông tin sẽ khiến ứng viên bối rối, mất thiện cảm và có thể trì hoãn quyết định nhận việc.

Kiểm tra chính tả và lỗi ngữ pháp

Một lỗi nhỏ về chính tả hay ngữ pháp tiếng Anh có thể làm giảm độ tin cậy và tính chuyên nghiệp của công ty bạn. Trước khi gửi, hãy:

Đọc lại kỹ toàn bộ email
Kiểm tra chính tả bằng công cụ kiểm tra ngữ pháp (như Grammarly)
Đảm bảo đúng tên ứng viên, vị trí và các mốc thời gian

Gửi Email đúng thời điểm

Thời gian gửi email cũng rất quan trọng. Bạn nên gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn trong vòng 1 – 5 ngày làm việc sau buổi phỏng vấn, tùy vào quy trình tuyển dụng. Việc gửi thư quá trễ có thể khiến ứng viên đánh giá không cao về tốc độ xử lý của công ty hoặc bỏ lỡ cơ hội giữ chân ứng viên chất lượng.

Dù là doanh nghiệp lớn hay startup mới phát triển, việc gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp sẽ góp phần tạo dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng chỉn chu, đáng tin cậy và hấp dẫn với ứng viên. Hãy luôn đảm bảo ngôn ngữ rõ ràng, thái độ tích cực và thông tin đầy đủ trong mỗi email gửi đi.

Nếu bạn hoặc đội ngũ tuyển dụng của công ty vẫn còn gặp khó khăn khi sử dụng tiếng Anh trong phỏng vấn và giao tiếp công việc, hãy tham khảo ngay khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Khóa học được thiết kế dành riêng cho môi trường doanh nghiệp, giúp bạn nâng cao khả năng viết email, trao đổi công việc và phỏng vấn hoàn toàn bằng tiếng Anh – nhanh chóng, hiệu quả và linh hoạt theo lịch cá nhân.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH