Mẫu câu tiếng Anh khi cần báo cáo sự cố kỹ thuật trong công việc

Trong môi trường công việc kỹ thuật, việc báo cáo sự cố bằng tiếng Anh một cách chính xác và chuyên nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc sử dụng đúng mẫu câu tiếng Anh báo cáo sự cố kỹ thuật giúp bạn truyền đạt vấn đề rõ ràng, hỗ trợ quá trình khắc phục nhanh chóng và hiệu quả. Trong bài viết này, Langmaster  sẽ cung cấp cho bạn các câu mẫu thiết thực, dễ áp dụng ngay trong công việc hàng ngày.

1. Mẫu câu tiếng Anh giải thích sự cố kỹ thuật chuyên nghiệp

Những câu mẫu tiếng Anh giải thích sự cố kỹ thuật dưới đây sẽ hỗ trợ bạn truyền đạt thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ hiểu.

1.1. Mô tả vấn đề về sự cố kỹ thuật

Khi bạn gặp sự cố kỹ thuật, điều quan trọng nhất là trình bày rõ ràng vấn đề đang xảy ra. Dưới đây là các mẫu câu hữu ích giúp bạn báo cáo:

• “I need to report a technical problem with…”
  (Tôi cần báo cáo một vấn đề kỹ thuật liên quan đến…)
• “We are currently facing an issue affecting…”
  (Hiện tại chúng tôi đang gặp sự cố ảnh hưởng đến…)
• “There seems to be a fault in the…”
  (Có vẻ như có một lỗi ở…)
• “The system is not functioning as expected.”
  (Hệ thống không hoạt động như mong đợi.)
• “I am experiencing difficulties with…”
  (Tôi đang gặp khó khăn với…)

Lưu ý: Hãy giữ câu văn ngắn gọn, tránh sử dụng thuật ngữ quá phức tạp nếu người nghe không có chuyên môn kỹ thuật cao.

Xem ngay:

=> 100+ MẪU CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC BẠN CẦN BIẾT

=> MẪU CÂU HỎI VÀ TRẢ LỜI TIẾNG ANH PHỎNG VẤN XIN VIỆC NGÀNH KỸ THUẬT 

1.2. Cung cấp chi tiết cụ thể

Một báo cáo tốt phải đi kèm với những thông tin cụ thể để người nhận hiểu rõ hơn về tình hình:

Mô tả triệu chứng của sự cố:

• “The machine produces unusual sounds when operating.”
  (Máy phát ra tiếng động lạ khi hoạt động.)
• “The application crashes every time it starts.”
  (Ứng dụng bị treo mỗi khi khởi động.)
• “Loading time has increased significantly.”
  (Thời gian tải trang đã tăng lên đáng kể.)

Mô tả bối cảnh hoặc nguyên nhân xảy ra sự cố:

• “This problem started right after the last software update.”
  (Sự cố này bắt đầu ngay sau khi cập nhật phần mềm lần cuối.)
• “The error occurs when trying to access the database remotely.”
  (Lỗi xảy ra khi cố gắng truy cập cơ sở dữ liệu từ xa.)
• “An alert pops up when submitting the form.”
  (Có cảnh báo hiện lên khi gửi biểu mẫu.)

Nếu có tài liệu hỗ trợ (ảnh, video, mã lỗi), bạn nên đề cập:

• “Please see the attached screenshot showing the error message.”
  (Xin vui lòng xem ảnh chụp màn hình đính kèm hiển thị thông báo lỗi.)

Xem thêm: Bỏ túi mẫu câu tiếng Anh giao tiếp trong cuộc họp thông dụng nhất

1.3. Giải thích ảnh hưởng và mức độ nghiêm trọng của sự cố kỹ thuật

Việc diễn đạt rõ mức độ nghiêm trọng giúp người nhận đánh giá và xử lý kịp thời:

• “This issue is delaying the processing of client orders.”
  (Sự cố này đang làm chậm quá trình xử lý đơn hàng của khách.)
• “Multiple users are affected due to system downtime.”
  (Nhiều người dùng bị ảnh hưởng do hệ thống ngừng hoạt động.)
• “If unresolved, this could cause critical data loss.”
  (Nếu không được khắc phục, điều này có thể dẫn đến mất dữ liệu nghiêm trọng.)

Bạn có thể nhấn mạnh tính cấp thiết bằng các từ khóa như: urgent (khẩn cấp), high priority (ưu tiên cao), medium priority (ưu tiên vừa phải), low priority (ưu tiên thấp).

Ví dụ:

• “This is an urgent matter impacting several departments.”
  (Đây là vấn đề khẩn cấp ảnh hưởng đến nhiều phòng ban.)
• “While not critical, it should be addressed soon to avoid future issues.”
  (Mặc dù không nghiêm trọng, vấn đề nên được xử lý sớm để tránh rắc rối về sau.)

Xem thêm: 100+ Tình huống giao tiếp tiếng Anh công sở thông dụng nhất cho người đi làm

1.4. Đề xuất giải pháp

Nếu bạn có đề xuất cụ thể, việc trình bày sẽ hỗ trợ đội kỹ thuật làm việc hiệu quả hơn:

• “We suggest restarting the device to see if the issue persists.”
  (Chúng tôi đề xuất khởi động lại thiết bị để kiểm tra sự cố còn tiếp diễn hay không.)
• “Updating to the latest software version might resolve the problem.”
  (Việc cập nhật phần mềm lên phiên bản mới nhất có thể giải quyết vấn đề.)
• “Scheduling preventive maintenance could help avoid similar issues.”
  (Lên lịch bảo trì định kỳ có thể giúp ngăn ngừa các sự cố tương tự.)

Lưu ý: Không nhất thiết lúc nào bạn cũng phải đề xuất giải pháp, nhưng nếu có kinh nghiệm thì việc này rất có ích.

Xem thêm: 

• Cách viết báo cáo tiếng Anh chuyên nghiệp ghi điểm với cấp trên
• Cách viết email gửi báo cáo công việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp 

1.5. Yêu cầu hỗ trợ 

Khi cần sự trợ giúp, hãy diễn đạt rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp:

• “Could you please assist with diagnosing this problem?”
  (Bạn có thể giúp chẩn đoán vấn đề này được không?)
• “I would appreciate your prompt support to resolve the issue.”
  (Tôi rất mong nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng của bạn để giải quyết sự cố.)
• “Please inform me if further details are required.”
  (Vui lòng cho tôi biết nếu cần thêm thông tin chi tiết.)

Xem ngay: Khóa học tiếng Anh ngành kỹ thuật chuẩn quốc tế

2. Các từ vựng và thuật ngữ kỹ thuật thường gặp khi báo cáo sự cố

Khi báo cáo sự cố kỹ thuật, việc sử dụng chính xác các từ vựng và thuật ngữ chuyên ngành sẽ giúp bạn truyền đạt vấn đề một cách rõ ràng và chính xác hơn. Dưới đây là một số từ vựng phổ biến mà bạn nên biết:

2.1. Từ vựng mô tả sự cố kỹ thuật phổ biến

• Issue (n) – vấn đề, sự cố
  Ví dụ: “There is an issue with the network connection.”
  (Có sự cố với kết nối mạng.)
• Error (n) – lỗi
  Ví dụ: “The system shows an error message when trying to save.”
  (Hệ thống hiển thị thông báo lỗi khi cố lưu dữ liệu.)
• Failure (n) – sự hỏng hóc, ngừng hoạt động
  Ví dụ: “The machine experienced a failure during operation.”
  (Máy móc gặp sự cố hỏng hóc trong quá trình vận hành.)
• Malfunction (n) – trục trặc, hoạt động không đúng
  Ví dụ: “The printer is malfunctioning and needs repair.”
  (Máy in bị trục trặc và cần được sửa chữa.)
• Defect (n) – lỗi, khuyết điểm kỹ thuật
  Ví dụ: “The product was returned due to a manufacturing defect.”
  (Sản phẩm bị trả lại vì lỗi trong quá trình sản xuất.)
• Downtime (n) – thời gian ngừng hoạt động
  Ví dụ: “The system downtime lasted for two hours.”
  (Thời gian hệ thống ngừng hoạt động kéo dài hai giờ.)

Xem thêm: 100+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH KỸ THUẬT THÔNG DỤNG NHẤT

2.2. Từ vựng liên quan đến quá trình sửa chữa và bảo trì

• Troubleshooting (n) – quá trình xác định và khắc phục sự cố
  Ví dụ: “The IT team is troubleshooting the server problem.”
  (Đội IT đang xử lý sự cố máy chủ.)
• Repair (v) – sửa chữa
  Ví dụ: “The technician repaired the faulty wiring.”
  (Kỹ thuật viên đã sửa chữa dây điện bị hỏng.)
• Maintenance (n) – bảo trì, bảo dưỡng
  Ví dụ: “Regular maintenance helps prevent breakdowns.”
  (Bảo trì định kỳ giúp ngăn ngừa sự cố hỏng hóc.)
• Upgrade (v) – nâng cấp
  Ví dụ: “The software needs to be upgraded to the latest version.”
  (Phần mềm cần được nâng cấp lên phiên bản mới nhất.)

2.3. Từ vựng về giải pháp và hiệu suất

• Solution (n) – giải pháp
  Ví dụ: “Implementing a backup system is an effective solution.”
  (Triển khai hệ thống sao lưu là giải pháp hiệu quả.)
• Implement (v) – thực hiện, triển khai
  Ví dụ: “We plan to implement new security measures next month.”
  (Chúng tôi dự định triển khai các biện pháp bảo mật mới vào tháng tới.)
• Capacity (n) – công suất, khả năng hoạt động
  Ví dụ: “The server has reached its maximum capacity.”
  (Máy chủ đã đạt đến công suất tối đa.)
• Efficiency (n) – hiệu suất, hiệu quả
  Ví dụ: “Upgrading equipment can improve operational efficiency.”
  (Nâng cấp thiết bị có thể cải thiện hiệu suất vận hành.)
• Optimization (n) – tối ưu hóa
  Ví dụ: “Optimization of the workflow reduced production time significantly.”
  (Tối ưu hóa quy trình làm việc đã giảm đáng kể thời gian sản xuất.)
• Strategy (n) – chiến lược
  Ví dụ: “Developing a clear strategy is crucial for business success.”
  (Xây dựng một chiến lược rõ ràng rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp.)
• Performance (n) – hiệu suất làm việc
  Ví dụ: “Employee performance is regularly evaluated to ensure quality.”
  (Hiệu suất làm việc của nhân viên được đánh giá thường xuyên để đảm bảo chất lượng.)
• Resource (n) – nguồn lực
  Ví dụ: “Efficient use of resources helps reduce costs.”
  (Sử dụng hiệu quả nguồn lực giúp giảm chi phí.)
• Implementer (n) – người thực hiện, người triển khai
  Ví dụ: “The implementer is responsible for executing the project plan.”
  (Người triển khai chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự án.)

Xem ngay: 1000+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH CHO NGƯỜI ĐI LÀM

2.4. Các thuật ngữ kỹ thuật khác thường gặp

• Component (n) – linh kiện, bộ phận
  Ví dụ: “A damaged component caused the system failure.”
  (Một linh kiện bị hư hỏng đã gây ra sự cố hệ thống.)
• Mechanism (n) – cơ chế, hệ thống vận hành
  Ví dụ: “The locking mechanism is jammed.”
  (Cơ chế khóa bị kẹt.)
• Valve (n) – van
  Ví dụ: “The pressure valve needs adjustment.”
  (Van áp suất cần được điều chỉnh.)
• Bearing (n) – vòng bi
  Ví dụ: “A worn bearing caused the noise in the machine.”
  (Vòng bi bị mòn gây ra tiếng ồn trong máy.)
• Shaft (n) – trục
  Ví dụ: “The motor shaft is misaligned.”
  (Trục động cơ bị lệch.)

3. Lưu ý khi báo cáo sự cố kỹ thuật bằng tiếng Anh hiệu quả

Báo cáo sự cố kỹ thuật bằng tiếng Anh không chỉ đơn giản là mô tả vấn đề mà còn cần đảm bảo truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp bạn thực hiện điều đó hiệu quả hơn:

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu

• Hãy tránh dùng những câu quá dài hoặc phức tạp gây khó hiểu.
• Ưu tiên sử dụng câu ngắn gọn, trực tiếp, đi thẳng vào vấn đề.
  
  
• Tránh lạm dụng thuật ngữ kỹ thuật nếu người nhận báo cáo không phải chuyên gia trong lĩnh vực đó, hoặc bạn nên giải thích thêm khi cần thiết.

Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết

• Khi báo cáo, bạn nên bao gồm các chi tiết quan trọng như thời điểm xảy ra sự cố, biểu hiện cụ thể, tác động đến công việc, và các bước bạn đã thực hiện để khắc phục (nếu có).
• Việc cung cấp thông tin rõ ràng sẽ giúp bộ phận kỹ thuật nhanh chóng hiểu và xử lý vấn đề.

Giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự

• Dù sự cố có thể gây khó chịu hoặc áp lực, bạn vẫn nên giữ thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp trong cách diễn đạt.
• Tránh sử dụng từ ngữ mang tính tiêu cực hoặc trách móc, vì điều này có thể làm ảnh hưởng đến mối quan hệ công việc và quá trình hỗ trợ.

Đưa ra yêu cầu hoặc đề xuất rõ ràng

• Ngoài việc mô tả sự cố, hãy nói rõ bạn cần hỗ trợ gì từ người nhận báo cáo, ví dụ như yêu cầu kiểm tra, sửa chữa hoặc cung cấp thêm thông tin.
• Nếu bạn có ý tưởng về giải pháp, đừng ngần ngại đề xuất để giúp quá trình xử lý nhanh hơn.

Ghi lại các mã lỗi hoặc tài liệu hỗ trợ kèm theo

• Nếu sự cố có liên quan đến mã lỗi, thông báo lỗi hoặc tài liệu kỹ thuật, hãy cung cấp đầy đủ để giúp đội ngũ kỹ thuật dễ dàng tra cứu và xử lý.
• Các tài liệu kèm theo như ảnh chụp màn hình, video hoặc báo cáo chi tiết sẽ giúp làm rõ vấn đề hơn.

Hy vọng với những mẫu câu tiếng Anh báo cáo sự cố kỹ thuật được chia sẻ trong bài viết, bạn đã có thêm công cụ hữu ích để tự tin hơn khi xử lý các tình huống sự cố trong công việc. Để nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh chuyên ngành và thành thạo trong mọi tình huống công sở, bạn đừng bỏ lỡ khóa học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Đăng ký ngay hôm nay để nhận tư vấn và trải nghiệm phương pháp học hiệu quả, giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp!

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh