Cách viết báo cáo tiếng Anh chuyên nghiệp ghi điểm với cấp trên

Trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt tại các công ty đa quốc gia, cách viết báo cáo tiếng Anh chuyên nghiệp chính là kỹ năng không thể thiếu. Một bản báo cáo rõ ràng, mạch lạc sẽ giúp bạn thể hiện năng lực và gây ấn tượng mạnh với cấp trên. Tuy nhiên, nhiều người đi làm vẫn lúng túng với từ vựng, cấu trúc và cách trình bày báo cáo sao cho đúng chuẩn. Vì thế, trong bài viết này Langmaster sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z để viết báo cáo tiếng Anh hiệu quả và tự tin hơn mỗi lần gửi mail cho sếp.

1. Cấu trúc bài viết báo cáo tiếng Anh

Một bản báo cáo bằng tiếng Anh thường được trình bày theo bố cục logic và rõ ràng, bao gồm 4 phần chính: phần giới thiệu (introduction), phần trình bày kết quả (reporting results), phần kết luận (conclusion) và cuối cùng là các đề xuất (recommendations).

1.1. Introduction – Giới thiệu

Phần mở đầu của báo cáo cần nêu rõ mục đích và phạm vi của nội dung sắp được trình bày. Đây là phần định hướng cho người đọc hiểu bản báo cáo viết để làm gì và sẽ đề cập đến những nội dung nào.

Một số mẫu câu có thể dùng:

• The purpose of this report is to evaluate the current performance of the customer service team. (Mục đích của bản báo cáo này là để đánh giá hiệu suất hiện tại của đội ngũ chăm sóc khách hàng.)
  
• This report aims to provide an overview of Q1 sales and suggest improvements. (Báo cáo này nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh số quý 1 và đề xuất các hướng cải thiện.)
• Below is a summary of the main findings from the recent staff survey. (Dưới đây là bản tóm tắt những phát hiện chính từ khảo sát nhân sự gần đây.)

Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI BÁO CÁO CÔNG VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

1.2. Reporting results – Báo cáo kết quả

Đây là phần trình bày chi tiết các số liệu, thông tin, phản hồi hoặc hoạt động đã được thực hiện. Hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ trung lập, rõ ràng và có dẫn chứng cụ thể.

Ví dụ các mẫu câu thông dụng:

• According to the collected data, 82% of employees feel satisfied with the new working policy. (Theo dữ liệu thu thập được, 82% nhân viên cảm thấy hài lòng với chính sách làm việc mới.)
• Most participants in the workshop mentioned that the content was useful and practical. (Hầu hết những người tham dự hội thảo đều cho rằng nội dung hữu ích và mang tính thực tiễn.)
• Sales increased by 15% compared to the previous quarter, mainly due to the successful launch of the new product line. (Doanh số tăng 15% so với quý trước, chủ yếu nhờ ra mắt thành công dòng sản phẩm mới.)

Xem thêm:

• CÁCH VIẾT BIÊN BẢN CUỘC HỌP BẰNG TIẾNG ANH (MEETING MINUTES)
• MEMO LÀ GÌ ? CÁCH VIẾT MỘT BẢN MEMO HOÀN CHỈNH BẰNG TIẾNG ANH 

1.3. Conclude – Kết luận báo cáo

Phần kết luận tổng hợp lại những gì đã được trình bày, đồng thời khẳng định lại vấn đề hoặc rút ra nhận định dựa trên kết quả.

Các mẫu câu tham khảo:

• From the results above, it is evident that employee engagement has improved. (Từ các kết quả trên, có thể thấy rõ mức độ gắn kết của nhân viên đã được cải thiện.)
• The findings suggest that further investment in digital tools is necessary. (Các kết quả cho thấy cần đầu tư thêm vào công cụ số.)
• In conclusion, all departments have met their KPIs for the first quarter. (Tóm lại, tất cả các phòng ban đều đạt chỉ số hiệu suất trong quý đầu tiên.)
• It is clear that the current onboarding process requires significant enhancement. (Rõ ràng quy trình hội nhập hiện tại cần được cải thiện đáng kể.)

Xem thêm: TỔNG HỢP TỪ VỰNG VÀ MẪU CÂU GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC

1.4. Making recommendations – Lời đề nghị

Phần cuối của báo cáo là nơi bạn đưa ra các đề xuất cụ thể dựa trên kết quả phân tích. Đây là bước then chốt thể hiện sự đóng góp giải pháp và tư duy chủ động của người viết.

Một số cách diễn đạt hiệu quả:

• I would recommend organizing monthly training workshops to maintain performance levels. (Tôi xin đề xuất tổ chức các buổi đào tạo hàng tháng để duy trì hiệu suất làm việc.)
• It might be beneficial to introduce a feedback system for internal communication. (Việc triển khai hệ thống phản hồi trong nội bộ có thể mang lại lợi ích lớn.)
• Based on the survey results, I suggest increasing the budget for team-building activities. (Dựa trên kết quả khảo sát, tôi đề xuất tăng ngân sách cho hoạt động gắn kết đội nhóm.)
• Having considered the current challenges, we should review the working hour policy. (Sau khi cân nhắc các khó khăn hiện tại, chúng ta nên xem xét lại chính sách giờ làm việc.)

Xem ngay: 8 Cách học tiếng Anh chuyên ngành hiệu quả nhất cho người đi làm

2. Từ vựng và mẫu câu dùng trong báo cáo tiếng Anh

Dưới đây là một số từ vựng và mẫu câu thông dụng theo từng phần trong báo cáo, giúp bạn dễ dàng áp dụng.

Từ vựng báo cáo tiếng Anh

Xem thêm: 1000+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH CHO NGƯỜI ĐI LÀM

Mẫu câu dùng trong báo cáo tiếng Anh 

Mẫu câu cho phần mở đầu (Introduction)

• The purpose of this report is to… – Mục đích của bản báo cáo này là…
• This report aims to provide an overview of… – Báo cáo này nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về…
• The following report outlines the current situation and suggests possible improvements. – Báo cáo sau đây nêu rõ tình hình hiện tại và đề xuất những cải thiện có thể thực hiện.
• This document summarizes the key findings of our recent survey. – Tài liệu này tóm tắt những phát hiện chính từ khảo sát gần đây của chúng tôi.

Mẫu câu dùng để trình bày kết quả (Results & Findings)

• According to the data collected, it is clear that… – Theo dữ liệu thu thập được, rõ ràng là…
• The majority of participants stated that… – Phần lớn người tham gia cho rằng…
• There was a significant increase in… – Đã có sự gia tăng đáng kể trong…
• Feedback suggests that the current system is effective / ineffective. – Phản hồi cho thấy hệ thống hiện tại hiệu quả / không hiệu quả.
• The survey results show that… – Kết quả khảo sát cho thấy…

Mẫu câu kết luận (Conclusion)

• In conclusion, the data indicates that… – Kết luận, dữ liệu cho thấy rằng…
• The results clearly demonstrate that… – Kết quả cho thấy rõ ràng rằng…
• It can be concluded that… – Có thể kết luận rằng…
• Overall, the findings support the need for… – Nhìn chung, các phát hiện ủng hộ sự cần thiết của…

Mẫu câu đề xuất (Recommendations)

• I would recommend that we… – Tôi xin đề xuất rằng chúng ta nên…
• It is advisable to consider… – Nên xem xét việc…
• To address this issue, we suggest… – Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đề xuất…
• The company should consider implementing… – Công ty nên cân nhắc việc triển khai…
• Based on these findings, the following steps are recommended… – Dựa trên những kết quả này, các bước sau đây được đề xuất…

Xem thêm: 100+ MẪU CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC BẠN CẦN BIẾT

3. Một số mẫu báo cáo tiếng Anh

3.1. Mẫu báo cáo kết quả công việc cá nhân

(Personal Performance Report)

Subject: Monthly Performance Report – April 2025
Prepared by: Nguyen Van A
Department: Sales

Introduction: The purpose of this report is to summarize my sales performance and tasks completed during April 2025.

Reporting Results

• Achieved 115% of the monthly sales target
• Closed 18 new client contracts
• Conducted 5 product demo sessions
• Attended 2 sales training workshops

Conclusion: April was a productive month. Sales targets were exceeded and client satisfaction remained high.

Recommendation: To maintain this performance, I recommend scheduling more regular check-ins with potential leads and increasing support for outbound calls.

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Báo cáo kết quả công việc tháng 4/2025
Người lập: Nguyễn Văn A
Phòng ban: Kinh doanh

Giới thiệu: Mục đích của bản báo cáo này là tổng hợp kết quả làm việc và doanh số cá nhân trong tháng 4 năm 2025.

Kết quả

• Đạt 115% chỉ tiêu doanh số tháng
• Ký kết thành công 18 hợp đồng mới
• Tổ chức 5 buổi giới thiệu sản phẩm
• Tham gia 2 khóa đào tạo bán hàng

Kết luận: Tháng 4 là một tháng làm việc hiệu quả. Doanh số vượt chỉ tiêu và mức độ hài lòng của khách hàng duy trì ở mức cao.

Đề xuất: Để duy trì kết quả này, tôi đề xuất tổ chức các buổi gặp gỡ khách hàng tiềm năng thường xuyên hơn và tăng cường hỗ trợ các cuộc gọi tiếp cận.

Xem thêm: 

• Khóa học tiếng Anh ngành Marketing giúp bạn tăng cơ hội nghề nghiệp
• Khóa học tiếng Anh ngành kỹ thuật chuẩn quốc tế, thăng tiến vượt bậc

3.2. Mẫu báo cáo khảo sát nhân viên

(Staff Feedback Survey Report)

Subject: Staff Satisfaction Survey – Q1/2025
Prepared by: HR Department

Introduction: This report summarizes the findings of the internal staff satisfaction survey conducted in March 2025.

Reporting Results

• 85% of employees reported satisfaction with the working environment
• 72% are satisfied with management support
• Key concerns included: lack of career development opportunities, limited team-building events

Conclusion: Overall staff morale is positive, but some areas still need improvement, especially in employee engagement.

Recommendation: We suggest organizing quarterly team-building activities and launching a clear career path program.

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Báo cáo khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên – Quý 1/2025
Người thực hiện: Phòng Nhân sự

Giới thiệu: Báo cáo này tổng hợp kết quả khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên nội bộ được thực hiện vào tháng 3 năm 2025.

Kết quả

• 85% nhân viên hài lòng với môi trường làm việc
• 72% cảm thấy được ban lãnh đạo hỗ trợ tốt
• Các mối quan tâm chính gồm: thiếu cơ hội thăng tiến và ít hoạt động gắn kết đội nhóm

Kết luận: Tinh thần làm việc nhìn chung tích cực, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện, đặc biệt là sự gắn kết của nhân viên.

Đề xuất: Chúng tôi đề xuất tổ chức hoạt động gắn kết mỗi quý và triển khai chương trình lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng.

3.3. Mẫu báo cáo tiến độ dự án

(Project Progress Report)

Subject: Website Redesign Project – Progress Report
Prepared by: Project Manager
Date: 10 May 2025

Introduction: This report outlines the progress of the company website redesign project as of May 2025.

Reporting Results

• Phase 1 (Research): Completed
• Phase 2 (Wireframe & Design): 80% completed
• Phase 3 (Development): Scheduled to begin on 15 May
• Budget usage: 60% of total allocation

Conclusion: The project is progressing on schedule and within budget, despite minor delays due to design revisions.

Recommendation: Approve the current design draft immediately to avoid delays in the development stage.

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Báo cáo tiến độ dự án thiết kế lại website
Người lập: Quản lý dự án
Ngày: 10/05/2025

Giới thiệu: Báo cáo này trình bày tiến độ dự án thiết kế lại website công ty tính đến tháng 5/2025.

Kết quả

• Giai đoạn 1 (Nghiên cứu): Hoàn thành
• Giai đoạn 2 (Thiết kế khung và giao diện): Đã hoàn thành 80%
• Giai đoạn 3 (Phát triển): Dự kiến bắt đầu từ 15/5
• Đã sử dụng 60% ngân sách phân bổ

Kết luận: Dự án đang triển khai đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách, mặc dù có một vài chậm trễ nhỏ do chỉnh sửa thiết kế.

Đề xuất: Phê duyệt bản thiết kế hiện tại càng sớm càng tốt để không ảnh hưởng tới giai đoạn phát triển.

Xem thêm: LỘ TRÌNH HỌC TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM CHI TIẾT NHẤT

3.4. Mẫu báo cáo đào tạo nội bộ

(Internal Training Report)

Subject: Business English Training Summary
Trainer: Le Thi B
Date: 3–5 April 2025

Introduction: This report summarizes the internal business English training held for the Sales and Support teams.

Reporting Results

• Total participants: 25 staff members
• Topics: Writing emails, handling phone calls, making presentations
• Post-training test average: 82%

Conclusion: The training session was effective. Participants showed improvement in communication and confidence.

Recommendation: Organize monthly practice sessions to reinforce learning and encourage application in daily tasks.

Dịch tiếng Việt:

Chủ đề: Báo cáo đào tạo tiếng Anh thương mại
Giảng viên: Lê Thị B
Ngày: 3–5/4/2025

Giới thiệu: Báo cáo này tổng kết khóa đào tạo tiếng Anh thương mại nội bộ dành cho bộ phận Kinh doanh và Chăm sóc khách hàng.

Kết quả

• Tổng số người tham gia: 25 nhân viên
• Nội dung đào tạo: Viết email, xử lý cuộc gọi, thuyết trình bằng tiếng Anh
• Điểm trung bình sau khóa học: 82%

Kết luận: Khóa đào tạo mang lại hiệu quả rõ rệt. Người học cải thiện khả năng giao tiếp và tự tin hơn khi sử dụng tiếng Anh trong công việc.

Đề xuất: Nên tổ chức thêm các buổi luyện tập hàng tháng để củng cố kiến thức và áp dụng thực tế tốt hơn.

Viết báo cáo tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc mà còn thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc, chỉn chu và khả năng hội nhập môi trường quốc tế. Khi nắm vững cấu trúc, từ vựng và cách trình bày logic, bạn sẽ dễ dàng "ghi điểm" với cấp trên và đồng nghiệp.

Nếu bạn muốn nâng cao khả năng giao tiếp và viết tiếng Anh bài bản hơn trong công việc, đừng bỏ lỡ khoá học tiếng Anh giao tiếp online tại Langmaster. Khóa học được thiết kế linh hoạt, phù hợp cho người đi làm bận rộn, giúp bạn tự tin viết báo cáo, gửi email, thuyết trình và xử lý tình huống thực tế hoàn toàn bằng tiếng Anh. Đăng ký ngay hôm nay để biến tiếng Anh trở thành lợi thế cạnh tranh của bạn nơi công sở!

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN 1 kèm 1
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp dành riêng cho người đi làm
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp TRỰC TUYẾN NHÓM
• Test trình độ tiếng Anh miễn phí
• Đăng ký nhận tài liệu tiếng Anh