CÁCH VIẾT BIÊN BẢN CUỘC HỌP BẰNG TIẾNG ANH (MEETING MINUTES)

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi chép các thông tin quan trọng trong buổi họp. Vậy Meeting minutes là gì? Meeting minutes có phải là biên bản cuộc họp không? Một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh được viết như thế nào và cần lưu ý điều gì khi viết? Hãy cùng Langmaster tìm câu trả lời trong bài viết sau!

I. Biên bản cuộc họp (Meeting minutes) là gì?

Biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) ghi lại nội dung quan trọng của buổi họp

Biên bản cuộc họp (Meeting minutes, hoặc Minutes of Meeting - MoM) là một văn bản ghi chép nội dung và các quyết định quan trọng được đưa ra trong một cuộc họp, kể cả ý kiến thảo luận của các cá nhân. Một biên bản cuộc họp công ty hoàn chỉnh là biên bản đảm bảo độ chính xác và không bỏ sót thông tin quan trọng nào.

Thông thường, người ghi chú (note-taker) sẽ được chỉ định ghi lại biên bản cuộc họp. Sau đó, bản ghi hoàn chỉnh sẽ được gửi tới tất cả các thành viên tham gia cũng như những người có liên quan.

Tìm hiểu thêm: CÁCH VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC SƠ YẾU LÝ LỊCH CHUẨN MỚI NHẤT 2023

II. Tầm quan trọng của biên bản cuộc họp

Không phải ngẫu nhiên mà biên bản cuộc họp là văn bản cần thiết trong các cuộc họp. Sau đây là các lý do chính mà bạn nên viết biên bản cuộc họp cho các buổi meeting tiếp theo!

1. Lưu giữ thông tin để đối chiếu

Biên bản cuộc họp cung cấp mọi nội dung quan trọng diễn ra trong cuộc họp, bao gồm cả ý kiến của người tham gia (attendee), cuộc thảo luận, quyết định sau cùng, v.v. Dựa vào các thông tin này, nội dung và kinh nghiệm rút ra từ cuộc họp có thể có ích trong tương lai, thậm chí là chứng cứ để giải quyết các mâu thuẫn, tranh chấp phát sinh.

2. Phân bổ luồng thông tin hiệu quả

Do biên bản cuộc họp trình bày một cách cô đọng về những nội dung quan trọng, người tham gia và lãnh đạo đều có thể bám sát kế hoạch công việc. Đồng thời, nhân viên không trực tiếp tham gia buổi họp cũng dễ dàng nắm bắt thông tin và hiểu rõ quyết định được đưa ra.

3. Theo dõi & Đánh giá tiến độ công việc

Thông qua việc theo dõi nhiệm vụ và cam kết được đưa ra trong cuộc họp, biên bản giúp đảm bảo rằng mọi người thực hiện đúng theo quyết định cuối cùng. Từ đó, là đánh giá năng suất làm việc của những người trực tiếp liên quan, kịp thời điều chỉnh kế hoạch công việc.

Xem thêm:

=> NGƯỜI ĐI LÀM BẬN RỘN NÊN TỰ HỌC TIẾNG ANH HAY TỚI TRUNG TÂM?

=> 6 ĐỊA CHỈ HỌC TIẾNG ANH 1 KÈM 1 ONLINE CHO NGƯỜI ĐI LÀM TỐT NHẤT

III. Các thông tin cần có trong một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh

Thông tin cần có trong mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh

Một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh cần đảm bảo thông tin được ghi lại đầy đủ và chính xác. Tùy theo từng công ty hoặc tổ chức, cấu trúc biên bản cuộc họp có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung, một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh sẽ có các thông tin sau:

Thông tin cơ bản

Tên cuộc họp
Địa điểm, thời gian diễn ra cuộc họp
Mục đích cuộc họp: Mô tả ngắn gọn về mục đích của cuộc họp

Danh sách người tham gia và vắng mặt

Tên của các thành viên tham gia
Vị trí nghề nghiệp/ Tổ chức của các thành viên (Nếu cần)

Meeting Agenda (Nội dung cuộc họp)

Danh sách các chủ đề cần thảo luận và những vấn đề quan trọng.
Thời gian dự kiến cho mỗi chủ đề.

Các quyết định cuối cùng trong cuộc họp
Ý kiến của những người tham gia
Công việc sắp tới & Phân công công việc
Lượt bầu cử (Nếu có)

Do tính chất của buổi họp, người ghi chú cần có khả năng tốc ký nhanh, ghi chép đầy đủ thông tin mà vẫn đảm bảo sự chính xác. Người ghi chú có thể chép tay, dùng máy tính để ghi chép thông tin quan trọng của cuộc họp một cách cô đọng, súc tích, tránh lan man không cần thiết.

IV. 5 bước cơ bản để viết biên bản cuộc họp hoàn chỉnh

5 bước viết mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh

1. Ghi chú dựa trên Nội dung cuộc họp (Meeting Agenda)

Nội dung cuộc họp (Meeting Agenda) có thể coi là “khung sườn” nội dung chi tiết diễn ra trong cuộc họp. Meeting Agenda được gửi tới những người tham gia trước khi bắt đầu cuộc họp, từ đó đảm bảo họ có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị ý kiến đóng góp vào cuộc thảo luận.

Xây dựng sẵn Meeting Agenda giúp người tham gia, đặc biệt là người ghi chép biên bản cuộc họp tập trung vào các chủ đề quan trọng, giảm nguy cơ lạc hướng trong quá trình thảo luận. Điều này giúp người ghi chú ghi chép được thông tin sát với mục đích cuộc họp.

2. Ghi chép thông tin ngắn gọn

Bước này yêu cầu người ghi chú biên bản cuộc họp đáp ứng đủ 2 yếu tố: kỹ năng và sự tập trung. Người ghi chú cần chọn lọc thông tin một cách linh hoạt để ghi lại những nội dung và quyết định quan trọng mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Chỉ khi đó, biên bản cuộc họp mới dễ đọc và dễ theo dõi, đồng thời tập trung vào mục tiêu của cuộc thảo luận.

Đừng tốn thời gian cho những từ hoa mỹ và cấu trúc câu phức tạp, thay vào đó, hãy ghi chú với những từ đơn giản dễ hiểu và cô đọng thông tin. Biên bản cuộc họp dài và lan man sẽ khiến những người liên quan trực tiếp khó theo dõi nội dung.

3. Nội dung dễ hiểu (để người vắng mặt dễ nắm bắt thông tin)

Bên cạnh việc ghi chép ngắn gọn, người ghi chú còn cần phải trình bày dễ hiểu. Bạn có thể phân bổ nội dung theo “kịch bản” cuộc họp hoặc mức độ ưu tiên. Chẳng hạn: “1. Báo cáo tiến độ, 2. Kế hoạch công việc tuần B, 3. Phân công công việc”.

Ngoài ra, đừng quên chú thích vào những nội dung khó hiểu hoặc dễ gây nhầm lẫn khi xem lại biên bản cuộc họp. Trong một số trường hợp, người tham gia cuộc họp không thể nhớ đúng hoàn cảnh của các quyết định được đưa ra, và dĩ nhiên, người vắng mặt cũng không thể hiểu được.

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

4. Ghi chú chính xác nội dung

Chính xác là yếu tố quan trọng của một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh. Viết chính xác nội dung quan trọng trong buổi họp, hạn chế ghi chú một cách chủ quan, thêm thắt ý kiến của bản thân hoặc bình luận về cuộc thảo luận. Đặc biệt chú ý đến các thuật ngữ chuyên ngành và sử dụng chú thích nếu cần thiết.

Bạn nên rà soát lại toàn bộ biên bản cuộc họp sau buổi họp. Nếu có bất kỳ điểm nào không rõ, hãy kiểm tra lại bằng cách hỏi hoặc yêu cầu làm rõ. Đôi khi, người ghi chú được yêu cầu xác nhận lại với các thành viên cuộc họp để đảm bảo sự chính xác của thông tin được ghi chú.

5. Chọn mẫu biên bản cuộc họp phù hợp

Nếu bạn được chỉ định làm người ghi chú, hãy sử dụng mẫu biên bản cuộc họp phù hợp với tính chất và môi trường nơi diễn ra cuộc họp. Không khó để bạn tìm được các mẫu biên bản cuộc họp tùy theo mục đích, nhu cầu.

Nếu cần ghi chép biên bản cho những cuộc họp không quá trang trọng và mang nặng tính hình thức, bạn có thể linh hoạt sáng tạo mẫu biên bản cuộc họp miễn là đáp ứng đủ các yếu tố quan trọng ở mục III.

Xem thêm:

=> TOP 12 TRUNG TÂM TIẾNG ANH UY TÍN TẠI HÀ NỘI DẪN ĐẦU VỀ CHẤT LƯỢNG

=> 8 LÝ DO DOANH NGHIỆP NÊN ĐẦU TƯ KỸ NĂNG TIẾNG ANH CHO NHÂN VIÊN

V. 6 Lưu ý khi viết biên bản cuộc họp hoàn chỉnh nhất

Biên bản cuộc họp nghe có vẻ khá khô khan và “khó nhằn”. Nhưng khi biết các lưu ý mà Langmaster giới thiệu dưới đây, chắc chắn bạn sẽ viết được mẫu biên bản cuộc họp dễ dàng.

Nghiên cứu nội dung cuộc họp: Dành thời gian để tìm hiểu về các thuật ngữ chuyên ngành, kiến thức liên quan đến chủ đề cuộc họp càng nhiều càng tốt để không ghi sai thông tin.
Ghi đủ thời gian, địa điểm và người tham gia cuộc họp: Đây là những thông tin cơ bản nhưng không kém phần quan trọng đâu nhé! Đặc biệt, bạn cần nhớ tên và nhận diện được người tham gia cuộc họp để không bị nhầm lẫn khi ghi ai đưa ra ý kiến về việc gì.
Bám sát meeting agenda: Ghi chú thông tin theo chương trình cuộc họp lên sẵn giúp bạn chọn lọc thông tin nhanh chóng & chính xác.
Ghi chú khách quan: Đứng trên lập trường trung lập, không đưa suy nghĩ cá nhân vào bản ghi.
Viết ngay lập tức nội dung đang diễn ra: Viết chính xác thông tin ở thời điểm đó, chờ đợi hoặc trì hoãn có thể khiến bạn bỏ sót nội dung.
Rà soát kỹ trước khi gửi cho người có liên quan: Kiểm tra lại toàn bộ biên bản cuộc họp và đảm bảo rằng ghi chú của bạn đã đủ các yếu tố chính xác - đầy đủ - ngắn gọn - dễ hiểu. Điều này cũng phần nào chứng minh năng lực của bạn đấy!

VI. Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh·hoàn chỉnh

1. Mẫu biên bản cuộc họp không chính thức

Mẫu biên bản cuộc họp cơ bản nhất

2. Mẫu biên bản họp hội đồng chính thức

Mẫu biên bản họp hội đồng chuẩn nhất

Vậy là bạn đã tìm hiểu về biên bản cuộc họp và nắm được các bước viết một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh. Hi vọng qua các mẫu biên bản cuộc họp Langmaster gợi ý bạn có thể áp dụng hiệu quả vào công việc. Để biết thêm nhiều meeting minutes hay bằng tiếng Anh, hãy tham gia khóa học của Langmaster ngay hôm nay!