Khi làm việc trong môi trường công sở, ắt hẳn bạn ít nhất một lần đã được nghe tới cụm từ “memo” hoặc đã trực tiếp là người nhận một memo. Nhưng liệu bạn đã hiểu rõ memo là gì?, được dùng với mục đích gì? và làm thế nào để viết một bản memo chuẩn xác?. Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này, hãy cùng Tiếng Anh giao tiếp Langmaster tham khảo bài viết dưới đây.

1. Memo là gì?

null

Memo là gì?

"Memo" là từ viết tắt của "memorandum", được hiểu là một tài liệu hoặc thông báo được sử dụng để truyền đạt thông tin hoặc chỉ dẫn trong một tổ chức hoặc giữa các cá nhân. Mục đích chính của memo là ghi chép, cung cấp thông tin trong một hình thức ngắn gọn và dễ hiểu. Memo thường được sử dụng trong môi trường công sở để thông báo về các cuộc họp, thay đổi chính sách hoặc các vấn đề quản lý khác.

2. Có bao nhiêu loại memo?

Sau khi được nắm tổng quát memo là gì? và mục đích sử dụng của chúng. Nhưng bạn đã biết có bao nhiêu loại memo hay chưa? Trên thực tế, có rất nhiều loại memo khác nhau, tuy nhiên sẽ 6 có loại thường được dùng nhiều nhất trong văn hóa doanh nghiệp.

Thông báo: Được sử dụng để cung cấp thông tin quan trọng hoặc cập nhật về các vấn đề như thay đổi chính sách, công bố nhân sự mới, hoặc thông tin về các sự kiện sắp tới.
Báo cáo: Thường cung cấp thông tin chi tiết, bao gồm phân tích, báo cáo tiến độ hoặc kết quả nghiên cứu.
Xác nhận: Dùng để xác nhận các cuộc thảo luận, quyết định, hoặc thỏa thuận đã được đạt được trước đó.
Yêu cầu: Dùng để yêu cầu thông tin, hỗ trợ hoặc hành động từ các bộ phận khác trong tổ chức.
Nhắc nhở: Memo nhắc nhở được sử dụng để nhắc nhở mọi người về các hạn chót sắp đến, các sự kiện quan trọng hoặc các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Tổng hợp đề xuất: Loại memo này nội dung thường ghi lại những đề xuất, ý tưởng sáng tạo của các cá nhân trong tập thể nhằm tìm ra giải pháp hiệu quả cho các vấn đề.

Xem thêm:

=> 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

=> 500+ CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM THEO TÌNH HUỐNG

null

Có bao nhiêu loại memo?

3. Cách viết bản ghi chú bằng tiếng Anh chi tiết

3.1 Cấu trúc bản memo chuẩn

Một bản memo chuẩn thường có đầy đủ cấu trúc gồm 6 phần được thể hiện một cách ngắn gọn nhưng rõ ràng để đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn cách viết bản ghi chú chi tiết bạn có thể tham khảo.

Tiêu đề (Header):

To (Người nhận): Nêu rõ tên hoặc chức vụ của người hoặc nhóm người cần đọc memo. Điều này giúp xác định người nhận cụ thể và đảm bảo thông tin đến đúng đối tượng.

From (Người gửi): Ghi rõ tên và chức vụ của người soạn memo. Điều này giúp người nhận xác định nguồn gốc và mức độ quan trọng của thông tin.

Date (Ngày tháng): Ghi rõ ngày tháng soạn thảo memo, giúp người nhận xác định tính thời sự và ưu tiên của thông tin.

Subject (Chủ đề): Tóm tắt ngắn gọn và cụ thể về nội dung của memo, giúp người nhận hiểu ngay lập tức vấn đề sẽ được bàn luận.

Mở đầu (Opening):

Phần này giới thiệu mục đích của memo, bao gồm lý do tại sao memo này được gửi. Đây cũng là nơi để bày tỏ bất kỳ thông tin nền nào cần thiết cho sự hiểu biết đầy đủ về các phần sau.

Nội dung chính (Body):

Đây là phần trọng tâm của memo, nơi trình bày thông tin chi tiết, dữ liệu, giải thích, hoặc chỉ dẫn cần thiết. Nội dung này thường được thể hiện theo các đoạn văn hoặc dạng danh sách để dễ theo dõi và hiểu. Cần tránh sử dụng ngôn ngữ quá chuyên môn hoặc thuật ngữ khó hiểu nếu không cần thiết.

Kết luận hoặc Yêu cầu hành động cần thực hiện (Conclusion/Action Required):

Kết luận nêu bật những điểm chính và cung cấp hướng dẫn hoặc kêu gọi hành động cụ thể mà người nhận phải làm nếu cần. Nếu memo yêu cầu người nhận thực hiện hành động, cần chỉ rõ các bước hành động cụ thể, thời hạn thực hiện và người chịu trách nhiệm.

Chữ ký hoặc Tên người gửi (Signature/Name):

Phần này chứa chữ ký (nếu cần thiết) hoặc chỉ tên của người gửi. Chữ ký có thể cần thiết trong các tình huống chính thức hoặc khi xác nhận thông tin.

Phụ lục (Attachments - nếu có):

Nếu memo đi kèm với các tài liệu khác như biểu đồ, báo cáo, hoặc tài liệu tham khảo, cần ghi chú rõ trong phần này để người nhận biết rằng có thêm thông tin kèm theo.

Một bản memo chuẩn không chỉ cung cấp thông tin một cách chính xác, mà còn giúp tăng cường hiệu quả trong giao tiếp nội bộ và đảm bảo thông tin đến đúng người, đúng lúc và đúng cách.

Xem thêm:

=> ABOUT ME TRONG CV LÀ GÌ ? HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT ABOUT ME TRONG CV ĐƠN GIẢN

=> CÁCH VIẾT BIÊN BẢN CUỘC HỌP BẰNG TIẾNG ANH (MEETING MINUTES)

null

Cấu trúc bản memo chuẩn

3.2 Lưu ý khi viết memo

Memo dù chỉ là một văn bản được tóm tắt ngắn gọn nhưng sẽ được lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp, truyền tải thông tin đến các nhân sự trong công ty. Do đó cần phải chính xác, rõ ràng và đầy đủ. Để đảm bảo memo của bạn tránh gặp sai sót không đáng có.

Khi viết memo, có một số lưu ý quan trọng cần tuân thủ để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý chính:

Mạch lạc và súc tích: Chỉ nên sử dụng câu từ ngắn gọn, dễ hiểu. Tránh sử dụng thuật ngữ quá chuyên môn không cần thiết và tránh lan man.

Cấu trúc: Sử dụng một cấu trúc rõ ràng với tiêu đề, mở đầu, phần thân và kết luận như đã trình bày trên. Nhằm giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu thông điệp của bạn.

Mục đích cụ thể: Xác định mục đích của memo ngay từ đầu. Dù là thông báo, yêu cầu, hay chỉ dẫn, hãy làm cho mục đích viết memo của bạn thật rõ ràng.

Chính xác về thông tin: Kiểm tra độ chính xác của tất cả thông tin bạn đưa vào memo, bao gồm ngày tháng, tên, số liệu và chi tiết khác. Sai sót có thể làm giảm tính chuyên nghiệp và độ tin cậy của memo hoặc có thể dẫn đến những hiểu lầm trong việc thực hiện.

Xem xét đối tượng người đọc: Hiểu rõ ai là người đọc memo của bạn và điều chỉnh ngôn ngữ cũng như nội dung cho phù hợp, giúp đảm bảo thông điệp của bạn được hiểu đúng.

Hành động cần thực hiện: Hãy nêu rõ yêu cầu hành động người nhận cần thực hiện. Cung cấp hạn chót và chi tiết cần thiết để người nhận có thể hành động theo yêu cầu.

Kiểm tra và chỉnh sửa: Trước khi gửi, kiểm tra kỹ lưỡng về ngữ pháp, chính tả và định dạng. Memo chuyên nghiệp và không có lỗi sẽ gây ấn tượng tốt hơn.

Phản ánh văn hóa tổ chức: Đảm bảo rằng memo của bạn phản ánh đúng văn hóa và quy định của công ty. Điều này không chỉ giúp duy trì sự nhất quán mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với quy định chung.

Tuân thủ những nguyên tắc này sẽ giúp bạn soạn thảo các memo chuyên nghiệp, hiệu quả và đạt được mục tiêu truyền thông của mình.

4. Các mẫu bản ghi chú memo

Các mẫu bản ghi chú memo

4.1 Lời nhắc tham gia cuộc họp, sự kiện, hoạt động tập thể

To: All Department Heads

From: Jane Doe, General Manager

Date: January 22, 2024

Subject: Reminder: Strategic Planning Meeting on January 29, 2024, at 10:00 AM

Dear Team Leaders,

I would like to remind you of our upcoming Strategic Planning Meeting scheduled for Monday, January 29, 2024, at 10:00 AM, which will take place in the main conference room (Room 401). Your presence and participation are essential to the success of this meeting.

Please prepare a brief report on your department's current projects and any challenges you are facing. Additionally, I encourage you to think about any innovative strategies or changes that could benefit your department and the company as a whole.

It is important that each department is represented. Please confirm your attendance by replying to this email by January 24, 2024. If you are unable to attend, kindly delegate a senior member of your team to participate in your place.

This meeting is a key opportunity for us to align our departmental goals with the company's strategic objectives. Your insights and contributions will be invaluable in shaping our direction for the coming months.

Thank you for your attention to this matter, and I look forward to a productive meeting.

Best Regards,

Jane Doe

General Manager

XYZ Corporation

4.2 Thông báo về thay đổi chính sách

To: All Employees

From: [Your Name, Your Position]

Date: [Current Date]

Subject: Update on Vacation Policy Changes

This memo is to inform you of the upcoming changes to our company's vacation policy. These changes, effective [Effective Date], are being implemented to streamline our operations and provide more flexibility to our employees.

Details of the Policy Change:

Increased Vacation Days:

The annual vacation entitlement will increase from 10 to 15 days for employees with up to 5 years of service.
Employees with more than 5 years of service will now receive 20 days of vacation per year, up from 15.

Roll-Over of Vacation Days:

Employees will now be able to roll over a maximum of 5 unused vacation days to the next calendar year.

Vacation Scheduling:

All vacation requests must be submitted at least 30 days in advance, compared to the previous 15-day requirement.
Priority for vacation approval will be given based on the operational needs of the department.

Vacation Cash-Out Option:

A new option to cash out up to 5 unused vacation days per year will be introduced, available only during the end-of-year evaluation period.

These changes are a result of the recent employee satisfaction survey and our commitment to promoting work-life balance. The increased flexibility is intended to enhance employee well-being and productivity.

All employees are expected to familiarize themselves with the new policy details. The updated policy will be available on the company intranet. Department managers will hold briefings over the next week to discuss these changes and answer any questions.

We believe these changes will positively impact our work environment and employee satisfaction. Should you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to contact [HR Contact Name] at [HR Contact Email/Phone].

Thank you for your attention to this important update.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

4.3 Yêu cầu thực hiện công việc gấp

To: [Department or Team Name]

From: [Your Name, Your Position]

Date: [Current Date]

Subject: Urgent Task Completion Required for [Project Name]

This memo is to address an urgent requirement in the completion of [Project Name]. Due to recent developments, including [mention any relevant factors like client requests, market changes, etc.], it has become critical to accelerate our timeline.

Immediate Action Required:

Task Prioritization:

All current work on [less critical project or task] is to be temporarily paused.
Immediate focus should shift to completing [specific task or component of the Project Name].

Deadline Adjustment:

The new deadline for [specific task or milestone] is now [new urgent deadline].
This adjustment requires a concentrated effort from the entire team to meet the new timeline.

Resource Reallocation:

Additional resources, including [specific equipment, tools, or personnel], will be made available to assist in meeting this deadline.
[Name of a team member or manager] will coordinate the distribution of these resources.

Overtime Authorization:

Overtime work is authorized and will be compensated as per our company policy.
Please coordinate with your direct supervisor to schedule any additional hours.

The reason for this expedited deadline is [provide a brief explanation of the urgency, e.g., a critical client requirement, a strategic business opportunity, regulatory compliance issues, etc.]. This task is vital for [explain the importance, such as maintaining client relationships, seizing a market opportunity, etc.].

We understand the challenges posed by this change and are committed to supporting the team in every possible way. Please communicate any concerns or additional support you might require to [Contact Person's Name and Information].

Your cooperation and dedication are crucial in this time-sensitive situation. We appreciate your understanding and extra effort to ensure the success of [Project Name].

For any immediate queries or clarifications, please reach out to [Your Contact Information or an appointed person].

Thank you for your prompt attention and action on this matter.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

Xem thêm:

=> 100+ CÂU PHỎNG VẤN XIN VIỆC BẰNG TIẾNG ANH THEO NGÀNH CỰC ẤN TƯỢNG

=>1000+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH CHO NGƯỜI ĐI LÀM

4.4 Báo cáo tiến độ công việc

To: [Recipient's Name and Title, e.g., Project Team, Department Head]

From: [Your Name and Title]

Date: [Current Date]

Subject: Progress Update on [Project or Task Name]

This memo provides a detailed update on the current progress of [Project or Task Name]. The purpose is to inform all stakeholders of the milestones achieved, upcoming deadlines, and any challenges encountered.

Current Status:

Completed Milestones:

[Milestone 1]: Completed on [date], [brief description of what was achieved].
[Milestone 2]: Achieved as of [date], including [key details of what was accomplished].

Work in Progress:

Currently working on [current task/milestone], with [percentage]% completion.
Anticipated completion date for this phase is [expected date].

Upcoming Deadlines:

The next critical deadline is [date], where [specific deliverable] is due.
Preparations for [next phase/milestone] are on track for the scheduled start date of [date].

The team is committed to maintaining the current pace and quality of work. Regular updates will continue to be provided every [time period, e.g., week, month]. The next major review meeting is scheduled for [date], where [objectives of the meeting] will be discussed.

Feedback on the project's progress and any additional guidance from stakeholders is welcomed. Please feel free to contact me directly at [Your Contact Information] for any immediate concerns or suggestions.

Thank you for your ongoing support and attention to this project.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

4.5 Biên bản xác nhận

To: [Recipient's Name and Title]

From: [Your Name and Title]

Date: [Current Date]

Subject: Confirmation of Agreement Details from [Meeting Date/Event]

This memo serves as a formal record and confirmation of the key points and agreements reached during our recent meeting on [Meeting Date], regarding [Brief Description of Meeting Topic or Event].

Summary of Discussion:

Key Points Discussed:

[Point 1]: [Detailed description of the point discussed].
[Point 2]: [Details of the next key point].
[Additional Points]: [Continue listing other significant points discussed].

Decisions Made:

[Decision 1]: [Description of the decision and any relevant details].
[Decision 2]: [Further decisions and their specifics].

Agreements and Actions to Be Taken

[Agreement/Action 1]: It was agreed that [Description of the agreement or action to be taken], with [Name/Department] responsible for implementation.
[Agreement/Action 2]: [Next agreement or action], to be completed by [date or time frame].

Deadlines and Responsibilities

The following deadlines have been set:
[Deadline 1]: [Task or Action] to be completed by [Date].
[Deadline 2]: [Next task or action] with a deadline of [Date].

Responsibilities have been assigned as follows:

[Person/Department 1]: Responsible for [Specific Task or Action].
[Person/Department 2]: Overseeing [Another Task or Action].

A follow-up meeting is scheduled for [Date], to review progress on the agreed actions. Any necessary preparatory work for this meeting should be completed by [Date].

Please review the contents of this memo for accuracy. Your confirmation of these details or any corrections should be communicated to me by [Deadline for Response]. It is important that we have a shared understanding and agreement on these points to move forward effectively.

For any clarifications or further discussion, feel free to contact me directly at [Your Contact Information].

Thank you for your attention to this matter and your cooperation.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Position]

TÌM HIỂU THÊM

Trên đây là tổng hợp thông tin trả lời cho câu hỏi “memo là gì?” mà bạn có thể tham khảo. Để nhanh chóng nâng cao khả năng ngoại ngữ càng sớm càng tốt, hãy tham gia các lớp học của Tiếng Anh giao tiếp Langmaster ngay hôm nay.