Tạo ấn tượng với đối tác qua email

Nhiều người thường lo ngại rằng trình độ học ngoại ngữ của mình chưa đủ để viết những bức thư giao dịch hiệu quả, đặc biệt là các bạn tốt nghiệp những chuyên ngành như Kế toán, Tài chính, Quản trị...

Thực ra vấn đề không hề phức tạp như các bạn vẫn nghĩ. Một bức thư thương mại quốc tế hiệu quả thường sử dụng những câu đơn giản, ngắn gọn cùng ngôn ngữ dễ hiểu. Bức thư càng dễ hiểu thì hiệu quả nó đem lại càng cao. Khó khăn lớn nhất chỉ là diễn đạt sao cho bức thư mạch lạc, các câu liên kết chặt chẽ với nhau theo một logic hợp lý.

Bài hướng dẫn dưới đây sẽ giúp các bạn tự tin về ngu phap tieng Anh hơn trong giao dịch bằng email và tạo những ấn tượng tốt trong lần đàm phán đầu tiên.

1. Cách xưng hô

Trước hết, đảm bảo rằng bạn viết chính xác tên của người nhận. Bạn cũng nên xác nhận giới tính và chức danh chính xác của người đó. Người Anh thường dùng Ms. cho nữ giới và Mr. cho nam giới. Chỉ sử dụng Mrs. khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng người phụ nữ ấy đã kết hôn.

Người bản xứ thường chỉ dùng tên không đầy đủ trong những trường hợp thân mật hoặc sau khi đã trao đổi, qua lại trong một thời gian khá dài. Khi không biết tên của người nhận và không thể tìm được thông tin này bạn có thể viết “To Whom It May Concern” (tới những ai có liên quan). Trong văn viết của người Mỹ, sau lời đầu thư bạn sẽ cần thêm dấu phẩy. Ví dụ: Dear Ms Mackenzie, …

2. Đoạn đầu tiên

Đối với hầu hết các loại thư tín thương mại, câu đầu tiên thường là lời hỏi thăm thể hiện sự quan tâm của bạn đối với người đọc. Ví dụ:

- I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị).

- Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).

- I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).

- It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua).

- I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).

- Sau lời hỏi thăm đầu thư ngắn gọn, hãy nêu những điểm chính của bức thư trong một hoặc hai câu. Ví dụ:

- I'm writing to enquire about... (Tôi viết thư để yêu cầu….)

- I'm interested in the job opening posted on your company website. (Tôi rất quan tâm đến vị trí tuyển dụng mà công ty ngài đã đăng trên trang web của công ty).

- We'd like to invite you to a members only luncheon on April 5th. (Chúng tôi rất mong ngài có mặt trong bữa ăn trưa với các thành viên khác vào ngày 5/4).

3. Những đoạn tiếp theo

Sử dụng vài đoạn văn ngắn gọn để nêu những chi tiết cụ thể hơn của vấn đề bạn đang muốn đề cập. Nếu một đoạn văn đã diễn đạt đủ ý của bạn, đừng cố viết thêm để làm bức thư trông dài hơn. Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

- We regret to inform you... (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)

- It is with great sadness that we... (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

- After careful consideration we have decided... (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)

>> ĐĂNG KÝ CÁC KHOÁ HỌC TIẾNG ANH

4. Đoạn kết

Đoạn kết trong bức thư của bạn cần có những yêu cầu, ghi chú về những tài liệu gửi kèm theo (nếu có). Nếu cần thiết, hãy thêm cả địa chỉ liên lạc của bạn trong đoạn văn cuối thư. Dưới đây là một số cách diễn đạt thông dụng để viết đoạn kết một bức thư thương mại:

- I look forward to... (Tôi rất trông đợi…)

- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).